如何管理时间：重要紧急四象限的思考

前言：我一直想写一些管理相关的文章，但一直没有想好主要写那些内容。前段时间被系统的线上问题折磨到崩溃，各处救火，各种忙碌。当工作节奏稍微慢一些的时，想一想自己是不是做到了最好，答案是令人沮丧的。复盘处理的问题时突发有感想写一篇关于时间管理的文章

我们的问题

曾通听过一个故事，美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯是一个很追求完美的人，事无巨细，事必躬亲，因为他总觉得只有自己做的才放心，可这样是无法管理一间大公司。有位效率研究专家艾伊贝李，他给美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯一个时间管理的建议，艾伊贝李收到了一张价值2.5万美元的支票作为回报，这是一个怎样神奇的建议呢？

李给他的管理建议是：

1．不要想把所有事情都做完。

2．手边的事情并不一定是最重要的事情。

3．每天晚上写出你明天必须做的事情，按照事情的重要性排列。

4．第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此类推。

5．到了晚上，如果你列出的事情没有做完也没关系，因为你已经把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。

这个故事告诉我们工作中要分清楚那些是重要的事情，优先做重要的事情，做事情也需有计划性，可以按照事情的重要程度排序依次一件件处理。更好的安排任务工作效率提高很多。最开始工作的时候，我也是告诉自己按照上述方法安排工作，可后来发现工作中很难做到这点，工作中经常被打断，尤其是计划外任务很多。我还清晰的记得某天有一个联调任务和两个会议同时三个不同地市售后找我解决线上问题。我当时就想如何才能处理这么多事情，一声长叹，也许只有加班吧！

时间四象限法则

艾森豪威尔也曾经说过一段话"I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent."翻译过来的意思大概是：我有两类问题，紧急的和重要的。紧急的都不重要，我很钦佩艾森艾森豪威尔主要也是因为他的执行力和分辨力，我说的分辨力主要是指分辨重要的事情和紧急的事情的能力。

时间管理中有一个概念叫“时间四象限法则”，“时间四象限”法则是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，这个理论的观点是把工作分成四种类型并放入平面四个象限中

第一象限：重要且紧急

这个象限包含的是一些紧急而重要的事情，这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判，重要的会议工作等。

第二象限：重要但不紧急

不同于第一象限，这一象限的事件不具有时间上的紧迫性，但是，它具有重大的影响，对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护，都具有重大的意义。

第三象限：不重要但紧急

很多人认识上有误区，认为紧急的事情都显得重要，实际上，像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。

第四象限：不重要且不紧急

第三象限的事件大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间，是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛，这是饱食终日无所事事的人的生活方式。

“时间四象限法则”建议：

第一象限马上做：如果你总是有紧急又重要的事情要做，说明你在时间管理上存在问题，设法减少它。（20%-25%）

第二象限计划做：尽可能地把时间花在重要但不紧急的事情上，目的能减少第一象限的工作量。（65%-80%）

第三象限授权做：对于紧急但不重要的事情的处理原则是立刻授权让别人去做。将奖励花在第一和第二象限任务中（15%）

第四象限减少做：不重要也不紧急的事情尽量少做。（小于1%）

怎么做

按照学到就试一试的习惯，我尝试按照四象限法则将工作分类

现场问题和现场事故一般都需要立刻处理属于紧急重要任务
任务计划和推进，团队建设重要但并不紧急
设计评审、代码审，数据分析，系统改进查有助于减少现场问题重要但不紧急
环境问题，临时任务，现场功能咨询实时性比较强是紧急任务但是并不是重要工作
需求评审会，功能演示会议日期是提前确定也不会因为一个人变更，所以是紧急任务，需求人员是会议发起者，相对来说任务并不是很重要
新员工培训，需求沟通等不紧急也不重要

分类的时候却发现工作中有些事情很难分清楚那些是重要的事那些是紧急的事情。紧急的事情都显得很重要，例如线上有个问题需要解决，显然是个紧急问题，因为对于研发人员来说生产环境问题都是紧急问题刻不容缓。不立去解决，可能被投诉，可能被打小报告等，因此解决这个问题也显得很重要。如果出现了当很多线上问题那所有任务都将会被阻塞，就如同前段时间我所经历过的事情，各种忙碌，付出很多却没有把事情做好，结果是令人失望的，心情是令人沮丧的

我开始产生一个疑问，重塑自己的认知。所有线上问题都是紧急问题刻不容缓吗？思考后发现也不尽是如此

举一个例子：

售后反馈描述有个客户投诉自己可看的节目数量少于订购数量并希望尽快解决这是一个典型的外网问题描述。客户已经投诉显然事情很紧急。客户已经投诉影响比较大显然事情很重要，需要当做紧急并重要的事情来处理，这个任务需要开发人员：分析客户数据排查问题原因，提出修复方案并开发程序补丁以解决程序问题，修正问题客户，修正类似客户以修正数据问题。可能最近两三天都没有时间做其他的事情。

可以尝试将这个任务进一步细化，

客户投诉修复客户数据解决客户问题，是紧急问题，但是相对其他处理重要性比较低，
排查问题定位产生原因和影响范围，对于系统来说很重要并且很紧急。
排查相同问题的类似客户并修复数据，对于系统来说很重要，但相对来说并不紧急，因为需要先解决程序问题，否则修复后还会出现
制作补丁解决系统程序问题，对于系统来说很重要，也很紧急

细化后很多子任务就不再是重要且紧急的任务，可以重新按照法则分类，这样就有更多的时间和精力投入到其他的事情中

针对外网BUG，可以在条目中明确优先级，以便能更好的处理

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