如何有效地进行资料整理？

小M来分享一下【如何在电脑上进行资料整理】

我们都知道，在工作的时候不免会遇到很多的资料需要整理。随着时间的推移，公司的发展，项目的推进，我们会发现，资料越来越多，甚至有时候发现同样的文件会出现在不同的地方，占用很大的空间。

那么，该怎么分类和整理资料，才能够轻松自如的将我们的资料整理得妥妥当当呢？

为了方便大家理解，我们通过一张思维导图做一下清晰的展示和说明：

如何对资料进行分类整理？

首先要认识的是我们的电脑系统，对系统进行大的区间分类：

我们的系统一般建议分五个区间，就是五个盘，如果没有五个盘的怎么办？比如有些公司就只有一个C盘的，那么也没有关系，可以在C盘下面建立四个不同的文件夹，进行分类管理。不过还是郑重的说一下，如果只有一个C盘是极其危险的，除非你有网络服务器，否则要是哪天系统崩溃了，那么就凉凉了。所以建议不要将你的工作和学习以及你的个人文件放在系统盘，特别是桌面，因为电脑的桌面也是系统C盘的哦。所以，预防万一总是没错的。

那么该怎么划分区间呢？我们可以将系统盘分为，工作盘，学习盘，休闲娱乐盘，这样的话就很是清晰明了了。而工作盘比较特殊，需要根据你的职业来定了，不同的职业工作的内容不尽相同，所以跟随自己的喜好来分了。学习盘也可以根据你自己学习的爱好来进行细致划分的，要求就是做到条理清晰明了，方便文件查阅。而休闲娱乐盘，基本也就是你的个人资料，照片啊，音乐啊，还有就是你下载的一些其余文件了，这些分类完之后呢，你会感觉赏心悦目。

所有的分类整理的目，都是为了我们的工作能够有更高的效率，不会导致文件重复，傻傻分不清哦。

前面的篇幅讲的是硬盘区域的划分，确保了不同性质的文件不至于产生交集，那么接下来，就来聊聊用哪些法则来帮助我们梳理工作文件，学习文件和个人文件了。

方法一：数字编码法

这个通用性最广，亲测好用。这是小M在给公司做产品编码规则的时候发现的，就是将所有的文件做个编码规则表，用字母数字来代表含义。类似于产品手册编码，只是对象换成了我们的文件而已，步骤见下面导图。重点要记得及时更新清单，以便后面检索所用，这个原则特别适用于文员以及标准话作业的管理工作者，所以可以试试哦。

方法二：按文件类型分类

我们所有的文件都是有类型的，比如office的文档类型，word，excel，ppt等，还有PDF，图片，音乐，视频，PSD等。但是呢，这种方法只使用于普通类的资料整理，不能应用于系统盘文件整理和安装的程序盘文件整理，因为那样有可能会让你的系统在文件分类后产生崩溃的风险，切记！切记！

方法三：对象分类

对象分类基于我们接触的对象是谁，基本上我们接触的是同事之间的交流文件，包括各个部门，各种类型的。所以我们可以按照部门划分，只要和你产生交集的就建立一个分支，这样就便于分类管理了。第二个就是按照客户来划分，对我们的客户先建立一个清单，对客户进行分类识别，不同的客户基本上存放文件的类型都是相似的，所以这个是相对来说比较简单的。第三个就是按供应商的交流文件类型进行划分，确保沟通文件的准确性。

通过上述的讲解，相信你对资料的分类、整理有了思路和方法。

在此，小M还建议可以将整理术思维导图打印出来哦，放在你的电脑旁边，工作的时候提醒自己用这个方法去整理资料。

你会发现时间长了，慢慢的就培养了一个良好的习惯。

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