知识分享 | 精益的力量之：目视化管理的作用
在制造企业中，目视化管理是利用形象直观而又色彩适宜的各种视觉感知信息来组织生产活动，达到提高劳动生产率的一种管理手段，也是一种利用视觉来进行管理的科学方法。目视管理的目的是以视觉信号为基本手段，以公开化为基本原则，尽可能地将管理者的要求和意图让大家都看得见，借以推动看得见的管理、自主管理、自我控制。
在生活中到处可见目视管理的例子，比如：
- 马路上的红绿灯，可以快速地疏导交通，使车辆和行人有序通过路口，保证交通安全和秩序；
- 公路上的标牌、标线可以使司机快速地识别地点和方向，顺利达到目的地；
- 垃圾分类说明，图文并茂，指导旅客把垃圾投入正确的垃圾箱；
- 还有灭火器上的指示图、电水壶的说明书等等……
在工厂，一般目视管理多用于生产现场管理，例如：
- 车间地面的标线，明确区分出生产作业的分区，保证作业活动有序；
- 操作面板上的指示灯可以使操作者快速识别设备的状态，避免操作失误；
- 车间墙上的各种警示标牌，可以快速提示作业的安全或质量要求；
- 各种工具三定管理，让员工方便拿取和归位……
一些优秀的企业，甚至制定了《目视化管理手册》，对在公司内的标识、标线等各种目视化管理的颜色、尺寸以及内容等做出标准化的规定，有力地保证了生产现场的作业秩序和劳动效率。
目视化管理不仅能提高劳动效率，更可以大幅度地提高管理效率。通过目视化的图表可以使一些管理信息公开、透明，大大简化了沟通工作并增加管理效果。
2015年我在一家生产发电设备的合资企业担任厂长时，工厂生产面临很大的交付压力，几乎所有项目生产全部拖期，而且连项目状态都说不清楚。负责项目管理的订单管理部门被压的喘不过气来。尽管订单管理员特别辛苦，每天与各个部门沟通，了解生产情况、工艺准备情况、材料情况，更新项目状态，常常加班工作到深夜，但每次与集团供应链管理团队开会都被一个个问题问得张口结舌，无法应对。更有甚者，本来一个小时的汇报会，常常会拖到2个多小时也达不到满意的效果。集团领导对北京工厂的管理失望至极，所以订单管理员的离职率特别高，是工厂平均离职率的2-3倍。
针对这种形势，我们决定先从项目管理可视化入手寻求突破，来打开局面。
当时订单管理员对项目管理全部使用微软的项目管理软件（Microsoft Project）将生产的所有工序细节全部排进项目管理文件中。一个项目管理计划如果打印出所有细节，会有五六十页，甚至上百页。当项目计划的某个细节变动时，如果不更新整个计划，就很难看清对整个项目的影响。而要更新项目计划细节，则需要协调各个车间计划员或采购、技术等部门共同进行。这不是一个订单管理员可以在短期内独立完成的工作。所以导致两个重大问题：
- 在汇报会上无法说清楚，当前出现的问题对整个项目的交付影响到底是什么；
- 没人能搞清楚目前在拖期交付的项目是由于什么原因造成的？如何改进？
为此，我们组织订单管理人员对整个项目计划进行分析，发现尽管汽轮机发电机产品属于非标制造，生产采用项目管理制，但同一类模块生产流程基本上相同。基于以上分析，我们将项目的交付分成几个模块，按模块把项目过程定义成几个重要的里程碑阶段，并用字母、符号和颜色定义了过程状态，然后在纵轴上依次列出项目的模块和按模块生产主线的各个进度里程碑事件，在横轴上以周为单位标上时间坐标，在图标里用字母标注项目计划和当前项目执行的实际状态（用颜色）。仅仅用一页A3纸就将一个项目的全貌表述清楚了。开会时即使不用说话，集团领导也可以从项目图表上基本了解项目状态以及项目原计划交付时间和预期交付时间、影响项目交付的原因等等信息。而订单管理员可以专注细节的解释和管理，过去2、3个小时会议说不清楚的问题，三言两语就解释得清清楚楚、明明白白。不仅会议可以准时结束，订单管理员再也不用为问题说不清道不明而感到沮丧了。
备注（项目中的符号代表项目执行中的里程碑事件，见下表说明。不同颜色代表不同状态，参见左上角注释。同时每周会对项目状态变化做跟踪台账，确保信息准确）
附表：里程碑事件符号定义
后来按照这个思路，我们又整合了生产主计划、技术准备计划、车间生产计划、设备维护计划等等，使整个工厂的计划成为一个生产管理可视化的平台。大幅度地提升了工厂生产管理工作效率。每周下午半天的生产计划会一个小时之内就可以结束。最受益的是订单管理员，他（她）们可以通过这个平台找到一些细节变化对生产进度和整个项目的影响，再也不用一个一个电话向每一位相关人员求证，加班到很晚来修改项目计划，硬着头皮解释拖期的理由了。而是腾出时间来与项目客户沟通，提前控制风险，在业余时间提升自己。最后人员稳定了，甚至有几个人拿到了PMP证书，事业得到了更好的发展。
同时除了计划的可视化管理，我在这家公司还推动了各项运营管理的可视化。及时展示当前本部门/车间/工作中心的安全、质量、生产进度的状态与计划目标的差距。通过可视化管理，使工厂各部门都很容易快速获得相关信息，理解问题所在和问题解决对项目的整体影响。使大家集中精力快速解决问题，形成一种看得见的管理，自我管理和自我控制。大幅度地提升了工厂的准时交付率。一年以后项目的准时交付率稳定在90%以上，彻底扭转了北京工厂在客户中的形象，也进一步增强了管理团队的对可视化管理的理解和能力自信。
总之目视化管理是一项强大的管理工具，它有多种形式和丰富的内容。在工厂管理中科学的使用目视管理的工具，可以快速识别异常，方便操作，信息公开透明，简化沟通；极大地促进生产安全、质量提升和管理的效率。但要用好这个工具，取得显著的效果，却不是简单照搬其他企业的《目视化制度》就可以的。而是需要以精益思想为指导，对生产过程或业务流程的价值流做充分的分析，找到衡量业绩成功的关键指标并量化可视化这些指标的方法才能成功。
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