编者按：本文指出了企业的文档管理系统比较注重的能力，并从知识共享和文档安全两方面介绍了老厂商天翎是如何在这块实践的。

关键词：知识共享，知识安全，标签分类，智能检索，资料分享，在线编辑，权限管理，文档审批

一些企业可能面临这样的囧境，企业团队中每个成员工作各自记录，信息同步、分享困难，没法协同工作，知识不能有效积累和利用。如何走出困境？一个强大的知识文档系统就可以搞定！而对于一个优秀的知识文档管理系统来说，安全和共享能力尤为重要。

知识的分类和积累

企业知识库的搭建避不开文档上传。天翎知识文档管理系统支持按照三种分类方式上传，分别是组织架构、标签、文档类型。

  1. 按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（图释：天翎KMS文档上传演示）

  1. 按照标签分类：在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

（图释：天翎KMS标签分类演示）

（3）按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类。

知识的共享

有了可以共享的知识后，就可以进行共享了。天翎知识文档管理系统支持文档资料分享和全文检索（主动），也支持相关文档推送（被动）。

（1）文档资料分享

（图释：天翎KMS资料共享演示）

（2）全文检索：天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索，支持高级检索，如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等，同时体现最新浏览，最新分享，最新搜索，移动端检索功能，搜索结果根据标签权重进行排序。

（图释：天翎KMS全文检索演示）

（3）相关文档推送：在企业单位文档形成一定数据后，在办公、业务中文档系统能够利用大数据进行相关知识推送，让文档发挥最大的用处，帮助企业在办公、业务流程中起到辅助作用。

（图释：天翎KMS相关文档推送演示）

在文档协作方面，天翎知识文档管理系统支持在线预览和在线编辑。

（4）在线预览：支持数十种格式文档的在线阅读，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档，也支持CSD等特殊格式文档的在线预览。

（图释：天翎KMS CSD在线预览演示）

  1. 在线编辑：支持不同文档格式的在线协作编辑，多人同时在线编辑无压力。

（图释：天翎KMS在线编辑演示）

文档安全之权限管理

在文档共享的过程中，不可避免地会遇到文档安全问题，天翎知识文档管理系统支持权限管理和水印设置，给文档共享上一把“安全锁”。

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（图释：天翎KMS文件授权演示）

（2）文档审批：按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（图释：天翎KMS文件流程审批演示）

  1. 水印设置：文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

（图释：天翎KMS水印设置演示）

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