MRPII/ERP软件系统的实现

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摘要：每个实施MRPII/ERP的企业都必须有一套软件系统。本文讨论了MRPII/ERP软件系统的实现方法，选择商品软件的原则、做法和购买合同的签订以及如何控制软件修改等三方面的问题。

一、自行开发还是购买现成的商品软件
每个实施MRPII/ERP的企业都必须有一套软件系统。从MRPII/ERP的发展过程来看，软件系统的实现有两种方法，即自行开发软件和购买现成的商品软件。自行开发软件有明显的缺点，总结起来可有三条，即耗时过长、未必成功且起点较低。
自行开发一套MRPII/ERP软件，一般至少要用二至三年的时间，再加上其他方面的工作，实现周期将会更长。这样，不仅要考虑软件开发的成本，还必须考虑推迟实现MRPII/ERP系统的损失。购买现成的商品软件可以事先了解它是否成功。然而，自己开发软件却做不到这一点。于是，投资已经作出，时间已经花了，却不能回答它一定成功。虽然实施MRPII/ERP系统不成功的原因可以是多种多样的，可能在软件本身，可能由于使用不当。但是在这种情况下，人们往往不可避免地把软件作为替罪羊。
另外，自行开发软件往往特别着眼于当前的业务环境和需求，其管理思想的体现只能取决于当前的管理人员和软件开发人员。因而往往起点较低，可能经不起时间的考验。一旦业务发展突破原有框架，软件很可能不再适用。
鉴于自行开发软件可能出现以上问题，所以采用商品化软件实现MRPII/ERP系统的企业比例日益增加。据国外统计，70年代以前还不到50％，而进入80年代则超过了80％。这些商品软件基本上都是按照OliverWight公司发布的“MRPII标准系统”的要求开发的，而且功能上多有扩充，都能体现MRPII/ERP的管理思想。但是，也不能由此得出结论，认为购买现成的商品软件就是一件简单和十全十美的事情。事实上，购买现成的商品软件可能出现以下问题：
1、由于商品软件的通用性，系统可能过于复杂－－一般来说，要比具体企业的需求复杂得多，这既造成使用上的困难，而且价格也高。
2、可能需要进行二次开发来修改或扩充系统的功能。
3、可能难以连接企业已有的程序。
4、可能存在故障隐患。一个大型的MRPII/ERP软件系统含有故障隐患是不奇怪的。问题在于这些故障可能很难发现和排除，往往需要软件供应商的帮助，如果这种帮助不能及时得到，那么整个MRPII/ERP项目的实施和应用可能都会推迟。

二、商品软件的选择
鉴于购买商品软件可能出现这样或那样的问题，如何选择商品软件就成了十分重要的问题。下面，我们从选择商品软件的原则、做法以及签订合同等三方面提出一些建议，可供决定购买MRPII/ERP商品软件的企业参考。

1、选择商品软件的原则 （1）选择一个实用的软件产品
人们往往陷入一种境地：去追寻“最好的”软件产品。于是，花费了很多时间和精力，而不得要领。他们不清楚，软件选择的目标应当是选择一个实用的、现在就能工作的软件产品来满足企业的需求，而不是经过五年或八年的选择，选择一个“最好的”软件产品。事实上，在这种情况下，所谓“最好”，往往是一种感觉，而不是根据某种客观的标准。企业的软件选择队伍往往根据个人对于软件产品的好恶，而形成了不同的意见，争来争去，难以决定，浪费了时间和金钱，丢失了机会。在这种情况下，无论哪一派赢了，企业都是输家。
（2）要选择有成功用户先例的商品软件系统，不要做“第一个吃螃蟹的人”
成功的用户可以说明该软件产品以及相关的服务都比较成熟。实施MRPII/ERP是企业的大事，不要贸然选择哪些未经实践证实的软件产品。特别要注意，不要被供应商牵着鼻子走。企业选择商品软件系统的过程，也正是软件供应商推销其产品的过程。在这个过程中，软件供应商将会表现得特别积极。他们会帮助企业分析需求并给出解决方案。这一切都是以推销其产品为目的。虽然软件供应商也当然地希望他们的用户获得成功，因为成功的用户将会帮助他们进一步推销产品，但是，他们首要的目的是把当前的产品推销出去。因此，企业应当对此保持清醒：在选择软件系统的过程中，软件供应商并不是自己的同盟者，而是生意对手。
（3）不要操之过急
在开始选择商品软件之前，首先应当参加关于MRPII/ERP的初始教育，了解什么是MRP、什么是MRPII、什么是ERP、成本如何、效益如何、如何实施、如何管理等一系列问题。在完成初始教育之前，不能开始软件选择的过程。对于首次实施MRPII/ERP的企业来说，最大的错误之一就是在没有进行初始教育的情况下，就去选择商品软件系统；而最大的错误就是在这种情况下作出了决定。因为，在这种情况下作出正确的选择实在是一个小概率事件。
（4）不要拖延太久
首先，我们应当强调一个事实，没有十全十美的软件产品。所以也不要指望找到十全十美的软件产品。其次，根据国内外的经验，在一定意义上说，实施应用MRPII/ERP成功与否的原因并不在于MRPII/ERP商品软件的差别，而在于人。因此，不要因为过分的挑剔而延误了MRPII/ERP的实施。因为延误MRPII/ERP的实施本身就意味着损失。一般来说，商品软件产品都自己有市场定位。企业根据自身的实际情况（需求和资金），确定对商品软件的选择范围，在3－4个月内，认真考察5－6个商品软件产品，应当能够作出决定。
（5）要搞清为了补偿不足的功能要对软件做哪些修改或扩充，以及如何与现有系统相连接如前所述，没有十全十美的软件系统。因此，不要希望原封不动地使用现成的商品软件来实现所希望的所有功能。MRPII/ERP不是一个简单的计算机项目，它涉及到企业运营的各个方面。这里，一方面是人们所希望的功能，一方面是商品软件所提供的功能。二者往往不尽一致。根据MRPII/ERP的标准逻辑调整前者是不言而喻的，但有时对后者在一定程度上进行修改或用户化开发也是不可避免的。应当确定哪些修改或扩充是必须的，以及由谁来承担这样的工作，是由自己来做，还是由供应商来做，或是请第三方来做。在任何情况下，都既要计算成本，又要考虑所需的时间。必须有一个时间表，因为任何推迟都是损失。
（6）要保留原有系统中好的部分
有些企业在某一方面有很好的应用程序。例如，有的企业有很好的车间生产控制系统，而其他方面较差。如果所选择的商品软件系统中车间生产控制系统不如原有的好，则应保留原有的系统，开发相应的接口与商品软件连接，而不应盲目地抛弃原有系统。
（7）根据性能价格比来评价软件系统
不同的商品软件产品往往有不同的功能、性能、可选特征，也有不同的价格。
因此，必须综合考虑。性能价格比则是一个比较好的指标。在根据企业需求确定了软件系统的性能之后，可以通过以下四项之和来计算软件的初始成本（不计维护成本）：软件系统的价格、软件修改的成本、接口成本、推迟实施的成本。正确选择商品软件任务应使总成本最小。
（8）软件选择队伍的组织
组织一个精干、高效率的软件选择队伍，对于正确地选择MRPII/ERP软件产品是非常重要的。这里有三点应当引起注意：
1)要把对企业组织有影响力的人包括在软件选择的队伍中，以便作出决策。
2)软件产品的选择队伍应当和将来的实施队伍统一。这样，在软件选择的过程中，就能考虑到实施的要求，对问题的处理能够更全面。
3)数据处理部门应参与软件的选择和评价。虽然数据处理部门的人员不应对软件的选择负最终的责任，但应参加软件评价的活动。他们可以从技术上对软件进行评价，对选择过程中的不同意见起到平衡的作用，且能保证所选择的软件能够与已有的系统兼容。
（9）购买MRPII/ERP商品软件系统需要一笔较大的投资，在开始选择软件产品之前，应当先作好预算并得到批准，以保证选购商品软件的活动正常进行。

2、选择商品软件的做法
面对商品软件系统的各种各样的功能和模块，应把目光集中在最本质的地方。从以下五个方面进行考察，是选择MRPII/ERP商品软件的常见做法。
（1）考察软件的功能
通常有两种常用的软件功能考察方法：
1)使用功能需求问题单根据企业的需求编写一个问题单，其中列出企业所需要的功能，然后一一的衡量软件产品的功能。这种方法的缺点是：没有考查系统的内在逻辑，而正是这种内在的逻辑才能使系统的各项功能很好地运行起来；问题单上所列的功能很容易使不同的人有不同的理解；另外，用这种方法选出的软件往往是比较复杂的。
2)以MRPII/ERP标准作参照
更好的方法是把MRPII/ERP的标准逻辑和企业的实际需求相结合，构造一份问题单，用来考查软件的功能。首先了解系统的内在逻辑，以及为了使系统付诸使用必须要做哪些用户化工作，这些工作能否在所要求的时间内完成。OliverWight公司出版的<>集中论述了从功能上和逻辑上为制造业普遍接受的MRPII的标准。
实际上，其中列出了作为MRPII系统的软件应具备的最小功能集合。ERP的概念由美国GartnerGroup于90年代初首先提出，经短短几年时间，成了制造业市场上的时髦名词，但至今尚远未形成像MRPII那样的标准。粗略地说，ERP的覆盖范围更宽，涉及整个企业范围的资源，特别强调面向客户进行管理；在技术上，ERP强调包括客户机/服务器体系结构、图形用户界面(GUI)、计算机辅助软件工程(CASE)、面向对象技术、关系数据库、第四代语言、数据采集和外部集成(EDI)等先进技术。
另外，还应考查软件功能的合理性，如：模拟现实的能力；软件的连通性，是否具有数据接口和程序接口，以便于二次开发；软件的输出报告是否满足企业的要求；软件的运行时间和响应时间；软件的兼容性；以及软件是否简明、易学、易用等等。
（2）考察软件的技术
从系统的角度考虑，所用的技术是否具有先进性，如上述的客户机/服务器体系结构、图形用户界面(GUI)、计算机辅助软件工程(CASE)、面向对象技术、关系数据库、第四代语言、数据采集和外部集成(EDI)等都可作为考察的对象。
另外，从用户应用的角度考虑，如：软件汉化的质量、主要字段的位数是否符合应用的要求、数字字段的整数及小数位数是否符合应用的要求等等，也要进行考察。
（3）考察软件的文档
软件的文档对于软件的应用是非常重要的。软件文档包括使用手册、帮助文件和培训教材。要考察软件文档是否齐全以及汉化的质量，还要考察文档组织的逻辑性，是否有有效的索引，是否叙述清楚、简明、易读，而不是烦琐冗长。
（4）考察供应商实力
一般来说，企业不但要购买供应商的MRPII/ERP商品软件，还要购买他们的服务。因为经验表明，没有外部专家的帮助，一个没有经验的企业几乎是不可能把MRPII/ERP项目实施成功的。所以，虽然企业最终应当立足于依靠自己的力量去使用和维护软件系统，但是在开始阶段，供应商所提供的培训、实施咨询和技术支持对于顺利地实施MRPII/ERP项目是非常重要的。这样，企业在购买MRPII/ERP商品软件之后，在比较长的一段时间内还要就许多事情和供应商打交道。因此，了解供应商的实力是很重要的。要考察供应商的财政实力，以证明该供应商是一个可以比较长期地打交道的对象。还要考察供应商的服务支持能力，特别是供应商的培训教师、实施顾问和其他技术人员的资历和经验，对于成功地实施和应用MRPII/ERP系统是非常重要的。从这一点考虑，最好直接从软件开发商那里购买软件和服务。
（5）考察供应商的用户
通过考察供应商的用户群落、特别是本企业的同行业用户，可以了解用户对软
件的使用情况和满意的程度，可以了解供应商对用户的培训、实施指导与帮助是否得力，可以了解供应商对用户的技术支持是否及时有效，可以了解其供应商的用户成功率，等等。如果用户的反映比较好，至少说明供应商的软件和服务不是很差。应当注意的是，这项活动不要完全听凭供应商的安排，应当请供应商提供几家用户，从中进行选择。

3、签订合同
（1）这类生意的合同一般是由软件供应商来起草的。除非特别有利，一般不要签供应商提供的标准的合同。在所签的合同中一定要反映本企业对软件的评价和要求。
（2）要有准备，企业的谈判代表在软件评价和选择阶段就应尽早阅读供应商起草的合同。
（3）在合同中一定要包括处理故障隐患的条款，应当尽可能详细、清楚地规定排除故障的责任、时间以及惩罚方式等等。一个软件供应商，如果拒绝承担迅速地排除故障的责任，则可能是一个信号，表明他们对于自己的产品或排除产品故障的能力缺乏信心，或二者兼而有之。在这种情况下，应当毫不犹豫地另选其他供应商。
（4）关于供应商的义务以及相关的日期，一定要通过明确的语言在合同中表述清楚，避免使用模棱两可或含糊不清的语言。
（5）所有包括在生意中的内容，都要以书面形式在合同中表达清楚，任何未经书面形式在合同中表达的，都不是生意的一部分。不要相信任何口头承诺。
（6）要有一个合理的付款日程表，不要把财务控制杠杆轻易地交到供应商手中。
（7）如果合同中包括惩罚条款，则必须和付款日程表相结合。
（8）关于软件的维护，一般一次只签订一年的合同，以便确定供应商的服务质量。

三、控制对软件的修改
以上我们谈了关于如何选择商品软件的问题。其中，我们谈到，有时对于软件的修改是不可避免的。但是，过多的修改会破坏MRPII/ERP项目的实施。那么，如何防止过多的修改呢？这是一个非常重要的实际问题。有三方面的工作可以帮助解决这方面的问题，即教育、标准软件和管理。
如果一个企业对MRPII/ERP做了很好的教育工作，则可把修改软件的要求减至最少。因为用户理解了MRPII/ERP的逻辑之后，就可以帮助他们在MRPII/ERP的总体框架内来考虑如何解决他们的问题。再加上功能完善的标准软件，使得用户对MRPII/ERP的了解和要求都可以在软件上得到反映。这样，修改软件的要求自然减少。然后通过有效的管理来控制仍然出现的修改软件的要求。
项目实施过程中的关键人员，特别是指导委员会和项目组的成员，应当坚持两条原则，一是抵制，二是区分系统的两类功能，采取不同的处理方式。
如果一项修改软件的要求对于企业的运营和MRPII/ERP的实施都不是本质的，则应予以抵制。因为任何修改都会推迟MRPII/ERP项目的实施，提高成本费用，减少成功的机会。要区分系统的两类功能。MRPII/ERP系统的功能可以分为两类，一类是必须由计算机来做的，另一类是手工方式的自动实现。前者如MRP、CRP以及车间作业管理等，它们必须由计算机来完成，因为所涉及到的计算量太大，使得无法以手工方式来完成。后者如自动打印采购订单、工资单、以及总帐和帐单的生成等等，均可以手工方式完成，但使用计算机可以提高工作效率并改进工作质量。对于一个企业来说，从MRPII/ERP系统获得的最大的效益还是来自那些必须由计算机完成的工作。在区分了MRPII/ERP系统的两类不同的功能之后，可以通过以下方法有效地控制对软件的修改。
1、对于在软件选择阶段已经估计到、因此已经有预算的修改，可以按照计划去做。
2、对于新出现的修改软件的请求，要首先交数据处理部门进行工作量的估算，以确定是较大的修改还是较小的修改。这个界限对于不同的企业可能是不同的。对于较小的修改，项目小组可以决定是否接受（立即去做）、拒绝（没有必要）或推迟。
3、对于一项较大的修改，项目小组要进行审查并提出建议。这里要考虑的关键问题是，这项改变对于企业的经营和MRPII/ERP的运行是否必需？是否必须由计算机来做？如果两个问题的回答都是肯定的，则应立即做，或尽快做。如果所请求的修改是好的、但不是本质的，则应当推迟。（有时，从外单位聘请的实施顾问也可以帮助考虑这些问题。）然后，项目小组把此项请求连同小组的建议提交给指导委员会去作出决定。
按照以上方式处理问题，软件的修改可以得到有效的控制。

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