在一次演示中，难免会遇到一些与PPT相关的意外和突发情况，演讲者只有事先有充分的心理准备与周全的对策，方能保持风度与冷静，未雨绸缪，虽不能完全杜绝，但可以尽量将风险降到最低，决绝尴尬。
下面，就为大家总结了 5 个尴尬场景的解决方案，大家有则学之，无则加勉。

放映幻灯片的电脑软件不对

精心在自己的电脑上制作了精美的幻灯片，但演示需要用会议室或演讲现场的电脑，要用 U盘拷到另外的电脑上。尴尬瞬间 1：放映电脑的 Office 版本较低，要么打开后全部错乱，要么连文件都打不开……尴尬瞬间 2：放映电脑根本装的就不是 Office……

拒绝尴尬大揭秘——
❶ 不要认为自己在用高版本，就觉得可以完全无视低版本。现实是很多事业单位的朋友真的还在使用 2003 版，不少使用的还是 XP 系统。不要惊讶，技术发展上的不平衡经常远超我们的想象。所以建议每次外出携带的文件保存两个版本，PPTX 和 PPT 各一份。
❷ 不论你使用 PowerPoint 做了幻灯片，现场却需使用 WPS 播放；还是用 WPS 做了文档，现场用 PowerPoint 播放，都有潜在风险，所以最好提前咨询演示现场电脑软件安装情况。

字体丢失，视觉体验很差

在放映电脑上打开 PPT 文档，结果发现由于未装微软雅黑等字体，全部变成了宋体……尴尬瞬间 1：一个个文本框挨个选择更换成相近的「黑体」，刚换到第5页就要开场了……尴尬瞬间 2：强硬着头皮用宋体讲，观众的体验很不好，自己看着满屏的宋体也不忍卒读……拒绝尴尬大揭秘——
❶ 用PPT中的【替换字体】，一种字体变为另一种字体，一步到位！

❷ 如果自己使用的字体无法用其他字体代用，可以考虑嵌入字体，但因此文件会变得很大，也会带来另外的一些风险。
所以比较好的办法是将字体随 PPT 一起拷贝，提前去安装所需的字体。
另外可以考虑将 PPT 输出为 PDF 或图片。 PDF 可以直接点击【另存为】，选择「 .pdf 」格式即可；图片版可以使用 Nordri Tools 插件将每页幻灯片生成图片。这样的处理之后，绝逼不会出现错乱问题，但因此也会丢失动画、触发等效果，所以一般适用于静态幻灯片。

字号太小，听众抱怨

由于对现场场地大小估计不足，字号设置太小，后排的观众看不清。尴尬瞬间 1：观众直接喊「看不清！」，场面失控……尴尬瞬间 2：观众看不清干脆放弃，低头玩手机，不听了……拒绝尴尬大揭秘——
使用插件【美化大师】，点击【替换字体】。

弹出一个页面，可以看到【字号】的选项，在「增减字号」中设置要调节的大小即可对幻灯片字号批量更改。

在【对象】中可以选择要更换的对象，比如你只想更改标题的大小，可以只勾选「标题」即可，在【范围】中可以选择要对哪些页面进行修改。

需要快速定位到某张幻灯片

在PPT播放中，我们有时候需要快速定位到某张幻灯片页面上。尴尬瞬间 1：用鼠标或翻页器啪啪啪啪啪啪啪啪点了几十下，终于翻到了第 28 页，展示了一下后再啪啪啪啪啪翻回去……一群观众就这样看着你表演翻页……尴尬瞬间 2：退出放映模式，翻到某页后再放映，讲完这一页然后再次退出，然后翻到之前的那页，再点击放映……拒绝尴尬大揭秘——
在播放状态下，你只需要按下【数字键+回车键】就可以快速定位到数字对应的幻灯片，比如按数字键【9】，再按【回车键】，就快速定位到第9页幻灯片上了；按数字键【1】和【8】，再按【回车键】，就可以定位到第18页。
另外，按【Home】键也可以快速回到第 1 张幻灯片页面，按下【End】键可以快速跳到最后一张幻灯页面。

内容太多记不住，窘态百出

不是每一个人都擅长在台上表达，本来就紧张，如果内容还比较多，结果就是各种窘态。尴尬瞬间 1：语无伦次，观众看的尴尬癌都犯了……尴尬瞬间 2：为了让自己不忘词，于是把所有的文字写到 PPT 上，密密麻麻一片又一片，密集恐惧症都发作了……拒绝尴尬大揭秘——
在连接投影仪的情况下，放映时勾选【使用演示者视图】：

然后投影上还是正常全屏播放，而你在电脑上可以清楚看到这一页的备注内容以及小图预览下一页。

这样的话，既能看到文字备注让自己不忘词，还能提前看到下一页让自己顺畅转场，而且 PPT 简洁有逼格，一箭三雕！
这 5 种场景大家都有所防备了吗？

好啦，以上就是今日分享的内容，希望大家在修炼PPT的道路上，每天进步一点点~

大家还知道哪些PPT演示的意外情况和应对方法呢？

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