django girls

我和SzilviKádár ， DaniellaKőrössy以及Django Girls Budapest的组织者，这是一个免费的讲习班，教妇女如何编码。 我们在2014年12月举办了首届Django Girls研讨会，目前正在筹划第四次活动​​。 我们想分享一些活动组织建议，希望您能为下一个活动找到一些有用的想法。

第三届Django Girls Budapest研讨会于2015年11月举行，我们为此制定了宏伟的计划。 我们希望在周末为30人组织两次研讨会，并举办热身派对。 我们几乎不知道这将需要大量的努力。 我们所有人都从事全职工作，并在空闲时间组织Django Girls，因此我们必须提高效率来管理所有内容。

我们很自豪地说我们的活动很棒。 直到最后一个细节，这都是令人鼓舞和专业的-值得纪念的事情。 我们很难使它起作用，但是在此过程中我们学到了很多。 重要的是要注意，第一个讲习班有两个组织者（一个是本地的，一个是远程的），第二个有三个，而这个有四个。 有了这么多的组织者，事情就会开始变得棘手，信息流并不总是那么顺畅。

任务分配

最初，我们为每个组织者分配了一个大问题（申请人，教练，赞助商，食品等）。 重要的是组织者之间的职责没有重叠。 当我们中的一个人回答分配给其他人的电子邮件时，很容易造成混乱。 我们可以重新分配工作并寻求帮助，但是尊重界限是第一要务。

通讯

最初，我们仅使用电子邮件（有时使用Facebook聊天）。 我们试图时不时地为不同的主题创建单独的线程，但是我们常常迷失于大量试图查找信息的电子邮件中。

这次我们决定尝试Slack 。 有史以来最好的决定！ 我们为每个问题制作了渠道，例如＃coach，＃teams，＃venue，＃sponsors，＃website和#presentation。 现在我们总共有20个频道，并且可以使用。 我们最近开始使用Slack的更有趣的功能。 现在，Slackbot会提醒我们是否正在谈论#random频道之外的随机内容，在提及某人的名字时发送激励性的一线话，并且充满了内心的笑话。

另外，Slack支持表情符号！

项目管理

我们没有尝试将更新后的待办事项列表保留在我们的脑袋或Google文档中，而是尝试了Asana 。 这是管理整个活动的理想工具。 我们可以将Django Girls讲习班细分为部分（场地，赞助商，网站等），任务（装饰）和子任务（订购气球，带派对灯，组装装饰品）。 我们可以将这些分配给某人并设置截止日期。

使用Asana远比不断地相互提醒必须做的事情要好得多。 此外，每次完成任务时，彩虹独角兽都会飞过您的屏幕。 这不是最好的事情吗？ （自白：我们有时会向Asana添加已经完成的任务，然后单击“完成”只是为了再次看到独角兽。）

在计划我们的第四个Django Girls研讨会时，我们将Asana连接到了Slack。 现在，我们可以立即在#asana频道中看到新的和已完成的任务。 我们已经尝试过Slack自己的Asana集成以及Zapier ，但是我们还没有决定。 研讨会结束后，我们会通知您！

规划

当人们向我们询问我们的计划和即将发生的事件时，我们必须做好充分的准备。 因此，我们每隔几周举行一次计划会议，以设定目标，截止日期和重要日期。

这些会议比标准会议更长：一整天都在谈论，思考和计划。 如果我们有一个明确的目标并查看重要的截止日期，就很难失去重点。 意识到我们的任务使他们更容易完成。

整理我们的文件

过去，当我们通过电子邮件发送文档（如合同和发票）时，我们并不十分在乎它们。 自然，当我们不得不找到它们时，我们会拉扯头发。 一切都结束了！

现在，我们在Google云端硬盘上有一个非常详细，组织严密的文件夹系统，并且可以上传通过电子邮件或书面形式发送的所有内容 。 我们还使用它存储诸如财务计算，应用程序和团队评分，购物清单以及电子邮件模板之类的内容。

电子邮件模板尤其重要。 如果您组织多个活动，有时您必须多次发送相同的电子邮件（例如“与您的团队会面”电子邮件或接受/拒绝信件）。 您不想每次都重新创建它们，对吗？ 保留您的电子邮件模板可以解决此问题。

工作流程

我们尝试每两周开会一次。 这些非常有助于给我们额外的动力和能量。 有时，我们会花些时间在rozéfröccs（一种由葡萄酒和苏打水制成的匈牙利特产）上and饮，并进行垃圾聊天，而有时我们会表现出很高的生产力。

我们同意每天至少检查一次所有Slack频道，如果由于某种原因而不能这样做，则通知其他人。

在发送电子邮件之前，我们要求对方进行校对和更正。

在制定决策时，我们会尽量征求大家的意见，但是如果我们时间紧迫或问题不是很重要，那么我们会考虑有空者的意见。

要专业

在最初的活动中，我们并没有真正关注我们为自己创造的公众形象，但是现在我们在匈牙利已经有足够的知名度了。

不再向赞助商发送“为$$$欢呼声打招呼”的电子邮件！ 我们很幸运能拥有Szilvi，他知道沟通是关键，并迫使每个人发送精心编写，内容丰富且专业的电子邮件。 发送一百万封“哦，我忘了...”的电子邮件真是令人尴尬。 为了避免完全合作，我总是发表轻松愉快的演讲。

总而言之，我们正在尝试拥抱原始，开朗且友善的Django Girls图像，同时还考虑扩展。 我们认为，到目前为止，我们的表现相当不错。

团队健康

当事情开始变得严肃起来时，很自然地看到团队内部出现了一些紧张感。 我们总是必须清晰地传达我们的关注点，目标和愿景，因为不这样做会导致巨大的误解和艰难的感受。 重要的是要记住，我们这样做是出于激情，而不是某种强制性的事情。

当然，有时团队成员只是没有锻炼。 我们不应该在这样的时候互相指责-我们应该分析原因并承认事物的状态，而不能让我们的情绪接管。 我们不得不与一位组织者分道扬again，再次成为一个三人团队，但是我们从中学到了很多。 我们不再将团队内部的共识和同等热情视为既定的东西-我们知道我们必须积极努力使事情在人际关系上顺利进行。

反馈

事件结束时工作尚未结束。 收集并提供反馈非常重要。 我们将评估表发送给我们的参与者和教练，以便我们可以更清楚地了解研讨会的好处和可以改进的地方。 开始组织下一个反馈时，请不要忘记查看反馈！

我们还要花时间感谢赞助商的帮助。 我们会向您发送一份感谢手册，其中包含有关活动的照片和一些统计数据。 （我们95％的参与者希望继续进行编码。这令人惊讶吗？）之后召开一次组织者会议也很有用，这样我们可以讨论我们的经验，记下任何新想法，查看反馈并哭泣。欢乐（嗯，至少我们当中的一些人）。 在会议上也可以互相反馈。 一切顺利吗？ 您个人可以改善什么？ 您从中学到了什么？ 考虑这些问题可以帮助您在未意识到的情况下发展自己。

我们希望这对我们的活动组织者有所帮助！ 如果您想了解更多细节或需要建议，请随时通过budapest@djangogirls.org与我们联系。 祝您组织愉快！

经Django Girls博客许可转贴。

翻译自: https://opensource.com/life/16/3/event-planning-tips-django-girls-budapest-team

django girls