导读：来一波儿Office软件操作技巧，Word、Excel都有，各种神操作，你可能会看傻眼！建议收藏！

来源：LinkedIn（LinkedIn-China）综合自网络

01 word

从会用电脑开始，Microsoft Office Word就是我们最常用的软件。靠着它，我们写论文、写方案、写情书、写故事…

但是，你真的懂Word吗？

其实，这个软件背后，还有一大批隐藏技能你不知道。掌握他们，你将开启新世界的大门。前方高能，小伙伴们请站稳扶好。

1. 妙用Alt键，键盘之王

Alt是单词“Alter”的缩写，意思为“改变”。

在Windows操作平台下，Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键，能极大提高工作效率。

• 按住Alt，可以选择文章的矩形块文档，然后Ctrl+C就可以复制，或你可直接修改这部分文字。

Alt键在Office里的秘密还远不止如此：

按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。

用Shift+Alt+上（或下）方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。

此外，Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。

2. F4键，Word里的大神器

很多人都不知道，其实F4键是Office中的大杀器！ Office中的“F4” - 重复上一步操作。什么意思呢？

比如我输入abc，按一下F4, 就会自动再输入一遍abc；

比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本，再按F4，就自动把刚刚设置的动作再重复一遍，应用到现在新选择；

还可以干什么？做表格时候，“在下方添加新行”这样的命令，全部都可以用F4重复！

最后，F4在PowerPoint也是同样的，可以干好多事！

3. Ctrl加字母，快捷键闪瞎双眼

Word是当之无愧的文字编辑神器，一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。

其实，绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…

• 最基本的快捷键，shift+上下左右。可以用键盘从当前光标位置选择文本。当然可以配合各种其他导航键，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此条对其他应用程序也有效！

• 知道了如何用键盘选择，那接下来一定要知道F2的妙用！选择好一片文本之后，按F2，光标会自动变成虚线，让你可以不用按住鼠标左键拖动，而是用键盘的方式，将文本移动到任意位置！

• 如何快速放大缩小字体呢？ Ctrl + Alt + < 就是缩小， Ctrl + Alt + > 就是放大，很直观吧！如果还想更详细的调整字体，Ctrl + D调出字体栏，配合Tab+Enter全键盘操作吧：）

• Ctrl + L 左对齐， Ctrl + R 右对齐， Ctrl + E 居中

• Ctrl + F查找， Ctrl + H 替换。然后关于替换，里面又大有学问！巧用替换，可以帮你节省大把大把时间！

• Ctrl + Z是撤销，那还原呢？就是Ctrl + Y，撤销上一步撤销！

• Shift+F3，英文全部大写，英文全部小写，首字母大写切换。

• Ctrl + Shift + C 粘贴格式，再用Ctrl + Shift + V将对应的格式粘贴到另一端文字里。

• Ctrl+Shift+Home/End，选中光标前后的所有文本

• 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。

• Ctrl+B 应用或取消加粗格式设置，Ctrl+I 应用或取消倾斜格式设置

• Ctrl+V 在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。

• Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。

• Ctrl+Y 重复上一个命令或操作（如有可能）。

• Ctrl+Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。

• 显示了自动更正智能标记时，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。

• WORD中输入三个等号然后回车，出来就是双横线

• “显示/隐藏编辑标记”按钮，会显示段落标记和其他隐藏的格式符号

• Ctrl+1 设置当前段落行距为1倍，Ctrl+2 设置当前段落行距为2倍，Ctrl+5 设置当前段落行距为1.5倍

• 如何将PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。

4. 巧用“文档比较”，解放你的双手

Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮，别人做的任何修改，都会留下痕迹。

如果对修改的内容无异议，即可选择“接受所有修订”，一键搞定。

然而很多时候对一份word文档进行多次修改，且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能，导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。

当然word视图功能中有“并排查看”功能，但是比起“比较”功能还是逊色很多。

有一次审阅合同，对合同的很多处细节做了修改，修改的过程没有做任何标记，很多天后合同发给对方签署，对方要求将之前合同（word版）所有有过变动的地方都标记出来，以方便对方审核。

可是时间过去很久了，对方又要的急，所以就用到了“审阅”下的“比较”功能，很快的查找出了做过修改的各个细节，大大提升了工作效率。

这是“比较”功能的位置。

分别选择原文档和经过修改过的文档：

举一个简单的小例子，很快就检索出两份文档的任何区别：

5. 巧用“通配符”，Wildcard

有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除，这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示“^p^p”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^p”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。

这个替换的意思就是，将所有空两行的地方，替换为空一行。

类似地，你还可以多种通配符交叉使用，比如将所有的分行（^p）替换为制表符（^t），如此一来，所有段落将变成一行，并且能直接粘贴进Excel的一行内，自动分为不同的列。

其他的通配符还有很多，可以使用通配符来搜索多个单词。

例如，使用星号 (*) 通配符来搜索字符串（例如，输入 s*d 会得出“sad”、“started”和“some other day”）。

• 如何使用通配符查找文本？

• 在“编辑”菜单上，指向“查找”，再单击“高级查找和替换”

• 选中“使用通配符”复选框

• 在“特殊”弹出菜单上，单击通配符，然后在“查找内容”框中键入任何附加文字

• 单击“查找下一个”

注意选中上方的“Use wildcard”（使用通配符）。

下面是通配符全攻略，使用的时候查看即可：

还有这些…

掌握了这些通配符，几乎可以搜索查找替换word里任意条件的内容。

比如，找所有句子与句子之间只有一个空格的地方（两个空格为正常）。

输入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

6. 双击分屏炫酷小技巧

双击Word中右上角的小横杠，轻松将页面分为两屏！

写文章时同时看前面的内容，完全无压力。

其实，小编觉得：Word里你会准确地设置字体段落页面，会用页眉页脚，会分节，打印之前知道预览，知道怎么用宏，会生成目录，你已经打败了超过90%的人。

以上这些技巧，能让你的工作更加高效、锦上添花！

02 Excel

Excel是Office三大神器当中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我们中的太多小伙伴，却一直把它当做是个“电子表格工具”。

今天和小编一起涨姿势，学会下面这些神技，你的Excel分分钟超过90%的同事！

还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具？

图样图森破。

看看下面这张图。

它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。

分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据，并制作了这张二十四小时会唿吸的地图，显示曼哈顿的工作与在宅人口。

利用条件格式与小方块，地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图。

什么？你说这还是专业设计师的工作，你用不着？

那下面这些技巧，你一定用得着。

1. 10个快捷键 - 10 Shortcuts

（1）快速求和？用 “Alt + =”

Excel的函数功能非常强悍，求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。

（2）快速选定不连续的单元格

按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。

（3）改变数字格式

Excel的快捷键并不是杂乱无章的，而是遵循了一定的逻辑。

比如你想快速改变数字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号，因为符号$和数字4共用了同一个键。

同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比（%）的形式。

（4）一键展现所有公式 “CTRL + `”

当你试图检查数据里有没有错误时，<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。

“`”键就在数字1键的左边：）

（5）双击实现快速应用函数

同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数，只需要把光标移动到单元格的右下角，等到它变成一个小加号时，双击，公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。

这是不是比用鼠标拖拉容易多了？！

（6）快速增加或删除一列

对于那些整天要和Excel打交道的人来说，这个窍门或许能为你节省一点时间。

当你想快速插入一列时，键入Ctrl + Shift + ‘=' （Shift + ‘='其实就是+号啦）就能在你所选中那列的左边插入一列，而Ctrl + ‘-‘（减号）就能删除你所选中的一列。

（7）快速调整列宽

想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽？你只需要把鼠标移动到列首的右侧，双击一下就大功告成啦~

（8）双击格式刷

格式刷当然是一个伟大的工具。不过，你知道只要双击它，就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么？

（9）在不同的工作表之间快速切换

在不同的工作表之间切换，不代表你的手真的要离开键盘（可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键，你根本不需要摸鼠标）。

“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表，反之，“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。

呃，不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……

（10）用F4锁定单元格

在Excel里根据函数填充数据的时候，有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化，也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候，你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号？简直是疯了…

其实有一个简单的技巧，就是在你选定单元格之后，按F4键输入美元符号并锁定；如果你继续按F4，则会向后挨个循环：锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。

如果你觉得上面这些太基础，那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了！

2. 10个让你“事半功倍”的函数，10 Formulas

函数（公式，Formula）是Excel区别于其他软件的神奇之处，然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

（1）NETWORKDAYS和WORKDAY函数

如果你的老板问你，今天距离元旦还要工作多少天？

你难道真的要对着日历一天天去数、一月月去算吗？

太年轻。

Excel里的networkday 函数返回起始日期（start_date）和结束日期（end_date）之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期。

可以使用函数 NETWORKDAYS，根据某一特定时期内雇员的工作天数，计算其应计的报酬。

而如果你的老板有一天忽然开始思考未来，他抓住你，问你，从现在开始再工作1000天，是哪年哪月哪日？

别哭。

有这样的老板不是你的错。丢给他这个GIF图：

没错，这个函数返回的常常是个数字，不是Excel算错了，是你的数字格式有问题，按下Ctrl+Shift+3，就能显示日期啦！

（2）IF函数

If函数的意思就是“如果”啦，如果满足某个条件，就返回一个值，如果不满足，就返回另一个。

If函数的语法是这样的：

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中，logical_test 是要测试的条件。 value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时，您希望返回的值。

比如，下面这个GDP表格里，小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。

（3）SUMIF 函数

Sum的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是对范围中符合指定条件的值求和。 例如，假设在含有数字的某一列中，需要对大于 1000000 的数值求和。 请使用以下公式：

（4）Trim() 函数，处女座福音1

这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1单元格里有空格，这个公式会只显示其中非空格的内容。

（5）Clean()函数，处女座福音2

Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里，经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在，只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦！

比如下面这个函数应用之后，莫名其妙的多行空格就不见了。

（6）SUBTOTAL函数

SUBTOTAL函数其实是个函数组，就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。

SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差。

想算什么算什么有木有！

（7）SUMPRODUCT函数

这个函数的功能是在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。

SUMPRODUCT函数的语法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相应元素需要进行相乘并求和的第一个数组参数。Array2, array3……都是可选的。

比如，下面这个里面的函数目的就是把两组数字对应乘起来再加和。

（8）Text函数

Text函数能够将数值转化为自己想要的文本格式。

TEXT 函数还可以使用特殊格式字符串指定显示格式。 要以可读性更高的格式显示数字，或要将数字与文本或符号合并时，此函数非常有用。

例如，假设单元格 C 中包含一组数字。 要将此数字的格式设置为美元金额，而且保留两位小数，您可以使用下列公式：

=TEXT(C1,"$0.00") & "每小时"

Text函数的语法为：=text(value,format_text)。Value为数字值。Format_text为设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。

（9）SMALL & LARGE 函数

SMALL函数可以用来找到一串数据中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能够找到B2到B20的范围内第3小的数字。

同理，LARGE函数就是用来找最大值的啦。

看看下面这些国家里排名倒数第三的国家GDP是多少？

（10）INDEX+MATCH函数

INDEX+MATCH函数堪称是Excel里的神器，很多人甚至将这个函数的使用熟练程度作为判断其Excel掌握情况的标准！

这两个函数有些复杂，搬好小板凳，我们来慢慢说。

index（r,n）是一个索引函数，在区域r内，返回第n个单元格的值。

而 match(a,r,t)是一个匹配函数，t为0时，返回区域r内与a值精确匹配的单元格顺序位置；t为1时返回区域r内与a值最接近的单元格顺序位置（汉字通常按拼音字母比较，数字按值比较，数值符号按位值比较）。

通常可以将两个函数联合起来进行表间关联关系查询，通过match函数找到匹配单元位置号，再用这个位置号，通过index函数找到与匹配值对应的关联值。

还是不懂？

没关系。

现在小编得到这么一组零件的规格数字（不要问小编要零件做什么用，小编本来就是搬砖的，今天为了你们也是蛮拼的）。

……

这个表格还很长，估计有个……100行吧。意思就是，左侧的规格，对应右侧的重量。

现在小编拿到一大堆这样的零件，经过千辛万苦，终于把这些零件的规格都搞清楚了，并且列出了下面组数字。

现在，老板忽然走过来：

小编，对，就是你！再对照表格，把每个零件的重量给我标记出来！

……

100多个你让小编一个一个填！那要是1000多个呢！？

小编想摔桌子，凭什么让我搬砖！

但是我忍住了。

因为小编早已看穿了一切。

我留了一手，Index+Match刚好配上用途！

通过在前面的那组数字中查找规格，我很快得出了对应的重量。

我们来看看到底怎么算的。

=INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0))

这个公式里，MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的区域里查找和D2（也就是你的零件）规格“严格匹配”的那一行，“0”的意思就是严格匹配。

找到这一行的数字之后。Index函数的功能就是在B2到B100的区域内找到这一行，并且返回相应的重量数字。

于是你的零件重量不就出来了？

之所以都加了“$”是为了让这个区域“绝对引用”，不管我怎么下拉，这个区域都是固定的。

老板满意了，小编也放心了。

还不会？

没关系，复制这里慢慢学：

https://support.office.com/zh-cn/article/使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438

学习更多office技巧，请阅读《新编Excel 公式、函数与图表应用大全》（点击图片购买）

来源：大数据

传播计算机知识、互动分享，华章与您共同进步！

长按二维码关注