职称计算机考核永中OFFICE辅导之电子表格

一、基本概念：

1、一个电子表格有若干张工作表组成，每张工作表都有一个工作表标签名。新建的一个工作薄文件默认有三张工作表，工作表名分别为：工作表1、工作表2、工作3......，最多可以有255张工作表。单击工作表标签名可以选定工作表。

2、每张工作表有若干个单元格组成(行列交叉处)：65536行×256列，行号从1－65536，列号从A－Z，AA－AZ，BA－BZ......Ⅰ－Ⅳ，Ⅳ就是第256列。

3、每个单元格都有一个地址，基本组成为：列号行号。

(1)地址有三种：相对地址，如C4,绝对地址，如$C$4，混合地址，如$C4,C$4。

二、单元格及区域的选定：

1、选定一个单元格：用鼠标单击即可。

2、选定单元格区域：(1)连续区域：两种方法，一是用鼠标从左上角单元格拖到右下角单元格(区域较小)，第二种是在左上角单元格用鼠标单击一下，然后在右下角单元格，按住Shift键的同时单击鼠标左键。

(2)不连续区域：分别按住Ctrl键的同时，单击相应单元格。

3、选整行：单击行号

4、选整列：单击列号

三、考试内容辅导：

1、数据的输入：定位单元格→输入→回车。

▲序列填充：

(1)等差数列：差值为1：定位第一个单元，输入第一个，然后拖控点

差值不是1，输入前两个单元格，选中两个单元格，拖控点

或者利用“编辑”/填充/序列，选等差序列，输入步长，确定即可。

(2)等比数列：先输入第一个单元格数据，选中单元格区域，编辑/填充/序列：选等比序列，输入步长，确定。

2、工作表的格式化：

▲选定单元格或单元格区域→格式化/单元格→选择选项卡→完成对话。

对话框中(1)数值：①数值型：使用利用分隔符和小数位置②货币型：小数位置，分离位置，货币符号③会计型：同上，④百分比：小数位数；⑤文本型。

(2)对齐：有水平对齐和垂直对齐，还有一个“自动换行”(注意：在电子表格中如果一个单元格的文字分成两行显示了，那肯定设置了自动换行了)；缩小字体填充；合并单元格，文字方向。注意工具栏上的“合并及居中”按钮

▲字体设置：选定单元格或单元格区域→格式化/字体，可设字体、字形、字号、颜色，下划线，特殊效果。

▲边框设置：选定单元格或单元格区域→格式化/边框，可设置边框样式、线型、颜色、宽度。

▲单元格背景设置：选定单元格或单元格区域→格式化/背景，可选填充颜色，其他填充颜色，填充效果，特别是填充效果中有：渐进色(有预设)、纹理、图案等。

▲改变行高和列宽：

选中行或列→单击"格式化" →指向"行"或"列" →单击"行高"或"列宽" →完成对话

▲最佳行高和列宽(宽度高度自动匹配)：

选中行或列→单击"格式化" →指向"行"或"列" →单击"最佳行高"或"最佳列宽"。

▲隐藏行列：选中行或列→单击"格式化" →指向"行"或"列" →隐藏

▲取消隐藏行列：跨列或跨行选行或列→单击"格式化" →指向"行"或"列" →取消隐藏

▲设置条件格式：选定区域→格式/条件格式→击“格式”按钮，设置格式，如有其他条件，可以点击“添加”

▲自动套用格式：选中区域→格式/自动套用格式→选定“预设格式”→确定

3、公式和函数：

(1)定位单元格→打一个"="号，输入公式→打回车。

(2)公式的复制：拖单元格右下角的控点(句柄)或者利用复制粘贴的方法。

(3)函数的插入：定位→插入→函数→选函数→输入地址(或选定地址)→确定。

SUM，求选单元格的和,AVERAGE求指定单元格的平均值,MAX求指定单元格的最大值,MIN求指定单元格中的最小值。ABS求绝对值。COUNT计数，IF函数

对于求和,可以用公式,用函数,也可以用工具栏上的"自动求和"按钮.

注意：在公式和函数中请注意单元格地址是用相对地址还是用绝对地址。

4、插入整行整列：选中插入位置的行或列→插入/行或列(插在所选行的上面，插在所选列的左边)

5、插入单元格：在需要插入位置选中一个区域→插入/单元格

6、删除行或列：选中需要删除的行或列→编辑/删除

7、删除单元格：选中需要删除的单元格区域→编辑/删除

8、工作表的操作：

(1)工作表的插入：选定一张工作表→编辑→工作表/插入

(2)工作表的删除：选定要删除的工作表→编辑→工作表/删除

(3)工作表移动或复制：选定工作表→编辑→移动或复制(选中创建副本为复制，否则为移动)；还有一种是用拖动的方式，直接拖动为移动，按住Ctrl键拖动为复制。

(4)工作表的隐藏：选中需要隐藏的工作表→编辑/工作表/隐藏(取消隐藏同样)

(5)工作表的重命名：选中需要重命名的工作表→编辑/重命名→输入工作表名→确定

(6)工作表标签字体颜色：选中需设置的工作表→编辑/工作表/工作表标签字体颜色

(7)工作表标签背景颜色：选中需设置的工作表→编辑/工作表/工作表标签背景颜色

9、替换：编辑→替换：注意高级中的“单元格匹配”。

10、设置页面：

文件/设置页面：页面中：纵向/横向，纸张尺寸；页边距中：上、下、左右等；

打印内容中：设置打印区域，打印顶端标题行(指打印时，每页必须打印的内容行)；选项中：可设置是否打印网格线等；

单击“高级”按钮，可以保存当前设置为新页面格式。

11、页眉页脚的设置

视图/页眉和页脚：注意“页眉和页脚”工具栏，定位后进行输入，然后关闭。再关闭预览。

其中注意：插入/自动文集/页眉/页脚中有：作者名，页码和日期、第X页共Y页等。

12、锁定行列：单击要冻结的单元格，单击“窗口”→“冻结窗格”(关键是确定定位的单元格)

13、拆分列：拆分列时，要看该列右侧有没有空列，如果没有，需要插入列，插入的列数要看需要拆分成几列：拆分列数-1

选中需要拆分的列→数据→文本分列→步骤一：分隔符号或固定宽度，下一步→步骤二：选定分隔符，如果是其他，可以输入一个符号，比如顿号“、”，下一步→步骤三：设置文本的每列数据格式以及存放的目标地址→完成→对话框：是否替换目标单元格的内容？，确定

14、单元格有效性设置：选中单元格或单元格区域→数据/有效性→在“设置”中：有效性条件，允许：任何值，整数，小数，序列，日期，时间，文本长度，自定义；如果是整数或小数，还可以设置数据和数值，比如介于最小值与最大值之间；如果是序列，可以设置数据源，在数据源中事先已定义的序列；如果是日期或时间，还可以设置数据、日期或时间。在“输入信息”中：选定单元格时显示输入信息，可以输入标题及输入信息。在“出错警告”中：输入无效数据时显示出错警告，样式，标题，出错信息。→确定。

15、为单元格设置批注或注释：定位单元格→插入/注释→在文本框中输入内容，即可。

16、建立超链接：选中需要建立超链接的对象→插入/超链接，在对话框中设置需要超链接到的对象，比如“本集成文件中的位置”中“文字处理”中“文档3”的“文档顶部”。确定即可。

17、粘贴链接：选中对象→复制→定位→粘贴链接。

18、数据的移动：选中数据→剪切→粘贴，或者选中数据后直接拖动。

如果是两列数据交换，需要先插入一个空列，然后把空列删除

20、数据的排序：

定位在数据区任一单元格(或选定一个区域)数据／排序→主要关键字(次要关键字、第三关键字)并决定是升序还是降序→确定。

注意：如果需要按指定序列排序的话，需要先做以下操作：

工具→选项→自定义列表：在“列表项”中输入列表，输的时候，可以输一个打一下回车，或者用逗号分隔→添加→确定

在排序对话框中，选好关键字后，单击“选项”按钮，在“自定义排序顺序”中选定前面自定义的列表

21、数据分类汇总

按关键字对数据进行排序→数据→分类汇总：在对话框中选择分类字段、汇总方式、汇总项等→确定。

22、筛选数据

(1)自动筛选：“数据”→“筛选”→“自动筛选”，单击字段的下拉列表，设置筛选条件，或选择“自定义”，设置筛选条件。

(2)高级筛选：高级筛选必须先建立条件区，条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，其他行输入筛选条件，“与”关系条件必须出现在同一行内，“或”关系的条件不能出现在同一行内。注意条件区域与数据清单不能连接。

在数据清单前插入几个空行→输入条件→选中数据区→“数据”→“筛选”→高级筛选，在对话框中设置：数据清单区域，条件区域及结果显示区域→确定

23、图表：

▲创建图表：选定数据区→插入／图表，启动图表向导→选图表类型和子图表类型→下一步→图表数据来源：数据区域前面已选中，选择数据产生在行或列会影响图表结果，在系列选项卡中可对系列进行删除和添加，分类(X)轴标志进行重新设置→下一步→图表选项：标题，坐标轴，网格线，图例，数据标志，数据表→下一步→图表位置：“作为新工作表插入”，请输入工作表名；“作为其中的对象插入”是内嵌式，在工作表中可以用鼠标拖动的方法调整大小和位置，与Word中的图片一样→完成。

▲图表的修改：

如果图表已产生，还可以进修修改，其中：

(1)图表类型：选中图表→击右键→图表类型。

(2)图表选项：选中图表→击右键→图表选项：包括标题，坐标轴，网络线，图例，数据标志，数据表等。

(3)图表对象格式设置：图表产生后，图表上由很多对象组成，可以对它们进行格式化，具体方法是，指向对象，击右键→格式化XXX→进行设置。如：坐标轴刻度格式，最小值，最大值，主要刻度单位，可以在坐标轴格式中设置。

24、数据的引用：定位目标单元格→打一个“=”号→选中数据源工作表中的第一个单元格→打回车，然后拖动控点即可。

25、合并计算：选定目标单元格区域→数据/合并计算：在对话框中，选函数，选数据源单元格区域，然后点“添加”，根据情况决定标签位置：首行，最左列，以及建立与数据之间的链接，然后确定。

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