写在前面：

工作效率=工作量/时间，这其实只是个定义式，并不决定我们的工作效率。在实际工作场景中，影响我们工作效率有很多方面：工作的环境、工作的难度和复杂度、自己对工作的熟悉程度，心智模型…这些其实都跟我们的大脑有关。

本期内容，来自于 LigaAI 的内部分享。让我们一起走进大脑的工作舞台，来看看影响工作效率的因素到底有哪些？

大脑的工作原理

我们常常会问：怎样才能提高工作效率？有很多效率工具，为什么要选择这一款？它为什么能提高我们的工作效率？以上问题与大脑的工作原理离不开关系。

前额皮质

决策和解决问题的能力程度上依赖于大脑中一个叫前额皮质的区域，它是人类大脑进化后半段发展起来的主要区域，占大脑体积的4%-5%。前额皮质是大脑思考的核心，进行有意识活动的区域。

活动的大脑舞台

用舞台活动的比喻来解释前额皮质里有意识的思维活动，我们把前额皮质想象成一个小舞台，看看正在做竞品分析的同学的大脑舞台是什么样子的？

舞台上的内容是产品同学正在关注的信息，舞台外的内容是产品同学的内心世界的一些想法和记忆：对需求的理解、分析竞品的方法等…有时二者会组合在一起，有时它们会分开工作。一旦舞台外的信息登上舞台，我们就要注意了！举个栗子：当你要理解一个概念或新想法时，就会把舞台外的信息带上舞台，并观察它们与内心世界其他信息的互动。

产品同学在研究竞品时，会边研究竞品边联想有关用户体验的知识，并把与用户体验相关的记忆“请”上台。如果这段记忆很“久远”，大脑就会开始搜索，这个过程会让该同学被其他“记忆”打断，从而忘记自己正在研究的竞品的信息。

当“外部干扰源”（消息通知）登上注意力舞台后，你的注意力会被当前信息所吸引。如果抑制不住想处理当前信息的冲动，其他相关信息也都会出现在舞台上，所关注的竞品信息就都会被“挤”下去。
经过一番思考和决策，你终于处理好了当前信息，此时你需要把与当前信息有关的其他信息全部清理出去，把与竞品相关的信息“请”回来。

由于某个想法没有记牢，我们还要搜寻一番。’ 把那个被撞飞的“信息”给找回来 '这个过程需要回忆和联想。与在解决bug之前“布置舞台”相比，重新布置“舞台”消耗了一定的时间和精力。
临近中午，“该吃饭了”这条信息要登上舞台。

“中午吃啥”、“粿条”等信息会对你当前的工作造成干扰，因为你的工作还没有做完。但抑制和防止分心是需要能量的，而自己现在很饿…一番抗争失败后，你快速收尾手头上的事，开始思考去哪吃和吃什么的问题了。
外部干扰源（邮件、消息通知等）和内部干扰源（吃啥、做法等）会干扰我们的工作节奏，直接影响到我们的工作效率。高效用脑、提供工作效率，我们需要掌握一些方法。
根据上边的例子，我们总结为以下4点：

有意识的思维活动依赖前额皮质

理解、决策、回忆、记忆、抑制这五项功能构成了有意识思维的主要部分。它们组合起来，能帮我们完成制订计划、解决问题、与人沟通等其他任务。对每一项功能的“使用”都需要大量调用前额皮质、海量的大脑资源。

思维活动十分耗能

相比自动的大脑功能，比如保持心跳和呼吸，有意识的心智活动消耗燃料的速度要快得多。

大脑舞台需要大量的能量才能运作，就好像灯光离舞台很远，你需要打开很多盏灯，要把灯全都调到最亮，才能看到舞台上的演员。

决策和控制冲动的能量有限

我们用于决策和控制冲动等活动的能量是有限的，当这些能量用完时，我们就没有能量用在下一个活动上了。

舞台空间很小

大脑一次能够处理的概念是有限的。尽管你可以一次记住不止一件事，但在这种情况下，人们对每件事的记忆都会有欠缺。

明确且具有说服力的证据表明，人们的注意力只能集中在一件事上，没有直接证据表明人们可以把注意力长时间地同时放在多件事物上。

因此在同一时间内，脑海中的东西越少越好。理想状况是，一次只试图理解一个新概念。

看到这，我们大致知道工作中常提到的工作效率到底是怎么一回事了，现在让我们来回答文章开头的问题：是什么影响我们的工作效率？

适量的工作量可以让人保持一定的压力，而适当的压力能让人更好地完成工作。
当过量的工作同时出现在你面前时，则会产生不好的影响：工作效率会降低，人也会更焦虑；
工作被打断时，我们当前关注的信息就会丢失，打断我们的信息会登上大脑舞台。在理解和联想的过程中，我们会被其他干扰信息打断而重复联想和再处理的过程，这对工作者本身就是一种能量和情绪的消耗，自然会降低工作效率。

效率工具的工作原理

复杂想法可视化

将复杂想法可视化是有效利用大脑有限资源的方法之一，通过将复杂想法可视化和列出清单的方法，大脑可以专注处理信息而非储存信息。

GTD(Getting Things Done) , 通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情上。

ProcessOn，飞书的流程图，它们能将自己的想法和逻辑较好地呈现给别人看；

Miro，FigJam，teamind等白板工具也利用了这样的工作效率原理：

1.将自己的想法记到白板上

2.将自己能想到的信息写上去

3.思考他们之间的逻辑关系

比起在大脑里一边思考一边记忆，这种方法要高效得多。

变量越少，决策效率越高

虽然前额皮质能够同时容纳的信息量非常有限，但如果使用组块化和其他技巧，这种对数量的限制就能被大大削减。

以airtable、飞书的多维表格举例，它们均提供了分组的功能，从更高的维度去思考问题，减少同时需要关注的信息。scrum会用到史诗的概念，将产生关联的一些事项组成一个故事。

对产品的管理者而言，做决策时，只需对史诗进行决策，需要同事关注的东西就变少了，决策效率会大大提高。

每次使用大脑资源时，将其分配给重要的事情

首先进行优先级排序是很重要的。

集中精力去处理最紧急，最重要的事情，有时候还需要用到一些工具来帮助我们判断和提高办事效率。比如可以用重要紧急四象限图来对事情进行分类，找出高优先级工作。只有当你减少在非重要紧急项目上的分配时，你的工作效率才会大大提高。

避免被打扰

不断被邮件或短信干扰会降低智力表现。因此，尽可能地避免被干扰，可以让我们免于频繁切换任务而专注于手头的工作，进而提高工作效率。

举个例子，Slack 的通知设定使我们能够在减少干扰的同时还能不错过重要信息。当我们关闭全局通知时，功能设定为只有@到自己的，或提到某个关键词的时候，才会提示跟“我”有关的信息。

当被打扰的频率降低，工作者的出错的频率也会降低；反之，出错的频率就会增加，工作者最后会被困在“无休止”的工作干扰里，工作效率大打折扣。

避免被打扰能保证在降低工作者出错机率的同时又能提高工作效率。

如何选用效率工具？

支持自动化

自行设定自己的默认选择，可以减少自己决策的次数，让自己的精力更加专注于其他任务，对于有规律的任务，可以通过工具提供的自动化功能去自动解决。

有以下两个好处：

1、自动化的条件下，可以自己设定好自动化流程，到期自动执行，避免出错。

2、当设定好自动化后，这件事情就可以离开你的脑海了，集中精力做其他的事情，减少了自己的心智负担。

IFTTT，Zapier上都有可以支持自动化流程的工具。

开放、易集成

一般而言，由于工具的复杂度提高后，上手的难度会变大，因此工具一般只会专注解决一类问题。但一个效率工具并不能解决所有问题。因此，可以支持第三方，跟其他工具组合去解决问题，显得尤为重要。

社区活跃

良好的社区一方面可以让产品更接近用户的需求，另一方面，也可以提供多种多样的解决方案。

Figma 在社区方面就做得比较好：一方面，大家在社区对产品本身进行反馈，另一方面，大家也贡献了很多模板和插件，满足用户多种多样的需求。

写在最后

工作效率的提升需要内外联合。脑科学和使用效率工具的联合“开发”能让我们减少很多不必要的浪费而专注在产出真正有价值的事情上。

LigaAI-新一代智能研发协作平台 从为开发者服务的角度出发，秉持“专注灵感、回归价值、享受成果”的团队信念，为前进路上的开发者保驾护航。

参考文献：
[1] 《效率脑科学》 戴维·罗克
[2] 《稀缺》塞德希尔·穆来纳森

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