excel 数据的有效性检查

提高数据录入准确性

1．有效性检查

Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制，并能核对输入单元格的数据定义域，这一功能称之为有效性检查。以小数(其他数据相似)的有效性检查为例，其设置方法是：

(1)选中需要输入小数并进行有效性检查的单元格或单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。

(2)打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。

(3)在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的 “忽略空值”项，反之则应将该项清除。

有效性检查设置结束后，一旦你输入了有效范围以外的数据，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮可修改已输入的数据，单击“取消”可清除已输入的数据。

2．设置输入提示

用户对单元格的用途认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生。输入提示的设置方法是：

(1)选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。

(2)选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”项，在“标题”框内输入提示的标题，在“输入信息”框内输入提示的详细内容。完成后单击“确定”按钮。

此后只要你选中了具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出一个提示框，对用户的操作进行指导。

3．设置出错警告

数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，你可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。出错警告的设置方法是：

(1)选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框中的 “出错警告”选项卡。

(2)选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”项，在“样式”下拉列表中选择“中止”、“警告”和“信息” 三种警告方式之一。它们的区别是：“中止”方式不允许用户输入数据定义域以外的数据，用户只有“重试”再次输入有效数据，或“取消”已输入的数据两种选择；“警告”方式在用户输入无效数据后会显示警告信息，同时询问“是否继续？”。选择“是”完成输入，选择“否”可修改已输入的数据，选择“取消”可删除已输入的数据；“信息”方式允许用户输入无效数据，用户若输入了无效数据会显示警告信息，若选择“确定”完成输入，选择“取消”则删除已输入的数据。

(3)在“标题”框内输入警告的标题，在“出错信息”框内输入发生错误的原因及如何纠正的内容。完成后单击“确定”按钮。

以上设置完成后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按设定方式对用户提出警告。取消出错警告的方法与上相同。

4．自动选择输入法

Excel数据录入时切换输入法会大大影响录入速度，为此Excel 2000可以根据你要输入的内容自动切换输入法。设置方法是：

(1)选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。

(2)在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”，最后单击“确定”按钮。

以后只要选中了已设置输入法的单元格，无论当前使用的是何种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。

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锁定单元格：

A. 按一下 [全选] 按钮选取整个工作表 (直接在数据列 1 的数据列号码上方和数据列字母 A 左方的灰色矩形)。 B. 在 [格式] 菜单上按一下 [单元格]，再按一下 [保护] 索引卷标，然后清除 [锁定] 复选框。这样会解除锁定工作表上的所有单元格。 C. 选取您要锁定的单元格并重复步骤 B，但是这一次选取 [锁定] 复选框。 D. 在 [工具] 菜单上指向 [保护]，按一下 [保护工作表]。在 [允许此工作表的所有使用者能] 清单中只选取 [选取未锁定的单元格]，您可以选择指定密码来避免别人变更受保护的组件，然后按一下 [确定]。完成设定后，使用者只能观看受保护的储存格数据而不能作任何更改.

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