workflow-工作流
工作流(Workflow),指“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”。是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。在计算机中,工作流属于计算机支持的协同工作(CSCW)的一部分。后者是普遍地研究一个群体如何在计算机的帮助下实现协同工作的。
工作流主要解决的主要问题是:为了实现某个业务目标,利用计算机在多个参与者之间按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。
工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域,是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念,目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色,按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控,达到提高工作效率、更好的控制过程、增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。尽管工作流已经取得了相当的成就,但对工作流的定义还没有能够统一和明确。
Georgakopoulos给出的工作流定义是:工作流是将一组任务组织起来以完成某个经营过程:定义了任务的触发顺序和触发条件,每个任务可以由一个或多个软件系统完成,也可以由一个或一组人完成,还可以由一个或多个人与软件系统协作完成。
1993年工作流管理联盟(Workflow Management Coalition,WfMC)作为工作流管理的标准化组织而成立,标志着工作流技术逐步走向成熟。WfMC对工作流给出定义为:工作流是指一类能够完全自动执行的经营过程,根据一系列过程规则,将文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递与执行。
1、工作流类型
计算模型
工作流引擎
工作流(WorkFlow)就是工作流程的计算模型,即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是:为实现某个业务目标,在多个参与者之间,利用计算机,按某种预定规则自动传递
工作流属于计算机支持的协同工作(Computer Supported Cooperative Work,CSCW)的一部分。后者是普遍地研究一个群体如何在计算机的帮助下实现协同工作的。
许多公司采用纸张表单,手工传递的方式,一级一级审批签字,工作效率非常低下,对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流软件,使用者只需在电脑上填写有关表单,会按照定义好的流程自动往下跑,下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等,大大提高了效率,实现了知识管理,提升了公司的核心竞争力。
工作流2.0
工作流2.0的定义是:实现工作过程管理的自动化、智能化和整合化。工作流2.0最主要的特征就是可以灵便的实现数据整合和数据统计,消除信息孤岛,既能实现OA办公系统内部工作流之间的数据整合,如借款与报销、预算与决算等,又能实现OA办公系统工作流与其他业务系统之间的数据整合,如HR、ERP、CRM等。工作流2.0能彻底的弥补工作流1.0的不足,它不但实现OA办公系统内部的数据整合,也实现OA办公系统和第三方应用系统之间的数据整合。
如果给工作流1.0打上标签的话,那就是“无纸化、重复工作、流程孤岛、系统孤岛、数据孤岛”;工作流2.0对应的便是“智能化、效率质量提升、外部数据整合、消除信息孤岛、内部数据整合”。毫无疑问,工作流2.0更加智能,更加整合,能够实现数据的同步交换和共享的特征更受用户欢迎,能有效帮助企业简化多余流程,是未来工作流技术发展的方向。
2、起源发展
1983年至1985年间,在图像处理领域和电子邮件领域出现了早期的含有工作流特征的商用系统。
发展历史
工作流数据库
工作流技术发端于1970年代中期办公自动化领域的研究工作,但工作流思想的出现还应该更早,1968年Fritz Nordsieck就已经清楚地表达了利用信息技术实现工作流程自动化的想法。1970年代与工作流有关的研究工作包括:宾夕法尼亚大学沃顿学院的Michael D. Zisman开发的原型系统SCOOP,施乐帕洛阿尔托研究中心的Clarence A. Ellis和Gary J. Nutt等人开发的OfficeTalk系列试验系统,还有Anatol Holt和Paul Cashman开发的ARPANET上的“监控软件故障报告”程序。SCOOP, Officetalk和Anatol Holt开发的系统都采用Petri网的某种变体进行流程建模。其中SCOOP和Officetalk系统,不但标志着工作流技术的开始,而且也是最早的办公自动化系统。
1970年代人们对工作流技术充满着强烈乐观情绪,研究者普遍相信新技术可以带来办公效率的巨大改善,然而这种期望最终还是落空了。人们观察到这样一种现象,一个成功的组织往往会在适当的时候创造性的打破标准的办公流程;而工作流技术的引入使得人们只能死板的遵守固定的流程,最终导致办公效率低和人们对技术的反感。1970年代工作流技术失败的技术原因则包括:在办公室使用个人计算机尚未被社会接受,网络技术还不普遍,开发者还不了解群件技术的需求与缺陷。
工作流参考模型
含有工作流特征的商用系统的开发始于1983年至1985年间,早期的商用系统主要来自于图像处理领域和电子邮件领域。图像处理许多时候需要流转和跟踪图像,工作流恰好迎合这种需求;增强的电子邮件系统也采用了工作流的思想,把原来点对点的邮件流转改进为依照某种流程来流转。在这些早期的工作流系统中只有少数获得了成功。
进入1990年代以后,相关的技术条件逐渐成熟,工作流系统的开发与研究进入了一个新的热潮。据调查,截至1995年共有200多种软件声称支持工作流管理或者拥有工作流特征。工作流技术被应用于电讯业、软件工程、制造业、金融业、银行业、科学试验、卫生保健领域、航运业和办公自动化领域。
1993年8月,工作流技术标准化的工业组织-工作流管理联盟(WfMC)成立。1994年,工作流管理联盟发布了用于工作流管理系统之间互操作的工作流参考模型,并相继制定了一系列工业标准。
关于工作流技术的学术研究也十分活跃,许多原型系统在实验室里开发出来,人们从工作流模型、体系结构、事务、适应性、异常、安全、语言、形式化、正确性验证、资源管理、开发过程等各方面对工作流技术进行探讨,大量论文被撰写出来。
尽管工作流技术取得了进步,但理论基础的研究还很不够。现有的工作流管理系统从功能、可靠性、健壮性上与数据库管理系统无法相提并论。
进入2000年以后,随着Web服务技术的兴起,多个标准化组织制定了各自和工作流技术相关的Web服务标准,如XLANG,WSFL等。 2002年8月,IBM,Microsoft为等企业联合提交并发布了BPEL规范。
特点
1,图形化、可视化设计流程图
2,支持各种复杂流程
3,组织结构级处理者指定功能
4,B/S结构,纯浏览器应用
5,强大的安全性特色
6,表单功能强大,扩展便捷
7,灵活的外出、超时管理策略
8,处理过程可跟踪、管理
9,丰富的统计、查询、报表功能
10,与MAIL系统集成
适用行业
消费品行业,制造业,电信服务业,银证险等金融服务业,物流服务业,物业服务业,物业管理,大中型进出口贸易公司,政府事业机构,研究院所及教育服务业等,特别是大的跨国企业和集团公司。
具体应用
1.关键业务流程:订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等
2.行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。
3.人事管理类:员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。
4.财务相关类:付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。
5.客户服务类:客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等。
6.特殊服务类:ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。
3、重规划
企业工程
无论从理论、方法上,还是对象、内容上,我们都有理由将“工作流”看作是企业工程的一部分。实际上,已有的关于工作流体系的描述,本身就是一个通用的业务模型框架。仅仅有工作流是不够的,必须对整个体系的目标及所有相关要素综合考虑——这正是企业工程。
IT体系
与以往已经被采用的企业IT应用体系,例如MRPII或ERP相比,WFMS是一个相当重要的里程碑。从用户的角度,WFMS带来(或将要带来)的变化是极其强烈的,甚至可以形容为一种用户“梦想”的实现。
在一些老的“模块化”的产品中,系统的设计通常是基于任务分割的,作业项目之间是分裂的。面向对象的技术,并不能直接解决这个的问题,相反,往往使系统变得更加混乱和琐碎。从操作上,典型地,我们必须不断地在层次结构的功能表(比如下拉菜单)或对象之间“进进退退”,或者在“神出鬼没”的对象以及相关菜单中捉迷藏。
工作流管理系统是一个真正的“人-机”系统,用户是系统中的基本角色,是直接的任务分派对象,他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”,跟踪每一项任务的状态,或继续一项任务,而不必从一个模块退出,进入另一个模块,搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的,而后者是直接面向用户的。这样,用户的任务分派和任务的完成状态,可以被最大程度地电脑化和受到控制。
典型工作流产品是“客户-服务软件”。而日益增长(zhang)的重要途径是通过万维网界面,它可以令客户或远程的职员更好地参与。工作流的定义经常是借助于图形化工具,依照业务过程实例的情况定义相应工作的安排。
审批模式
审批流程设置分为两种模式:传统模式和比例计算模式
传统模式是指对审批流程的每个节点设定相应审批人,只有当该节点上的所有人员都通过审批请求后,才可以进入下一个节。
比例计算模式:对于每个审批流程,在建立时先要为其设定一个介于0-100%之间的通过比例,惟有最终的审批结果等于或大于该比例,该审批才可被认为通过。
优点
企业实施工作流管理所带来的好处:可以提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内(外)部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误,提高劳动生产率等目的。
4、实现方法
确定实施计划目标确立后,由用户和软件供应商组成的项目组展示工作流解决方案具备的各种模块,根据用户提出的特定需求定义他们的功能和特性,并基于业务的优先级,共同决定每个模块的上线时间。
将业务流程在工作流系统中建立模型在实施过程中建立业务模型是一个极重要的步骤。用户应当紧密地同软件产品应用专家进行合作,以在易用性和功能需求之间达到平衡。
用户可以在部署阶段前对模型进行测试,以确保该模型符合实际要求且没有过多的开销。需要指出的是,如果这个建模步骤没有完全正确地完成,将导致错误的报表或者多余的管理工作。
项目组也必须确保工作流系统符合用户组织机构的安全标准,这一点经常在部署阶段前被忽视。
部署工作流系统部署工作流系统包括两部分内容。第一部分自然是技术部分,涵盖了硬件和软件的安装、备份、恢复以及网络安装等等,这与一般的IT应用实施相似。
系统支持为确保实施成功,更佳地使用工作流软件,组织机构必须进行服务投资,组织机构应该委派专业人员提供第一线的服务,也应负责与供应商签订合同,以获得第二级支持。
在公司内部的诸多表单里,包括行政、人事、IT等方面的,大部分都是采用纸张填写,手工传递或者Word / Excel文档填写,邮件发送的方式。
手工处理工作流程,一方面无法对整个流程状况进行有效跟踪、了解,另一方面难免会出现人为的失误和时间上的延时导致效率低下,特别是无法进行量化统计,不利于查询、报表及绩效评估。
通过工作流系统的实施,将会进一步规范公司业务流程,提高工作效率,实时跟踪、监控公司流程状况,最大满足公司迅速发展的要求。
应该说,工作流软件应用的范围还是非常广泛,凡是各种通过表单逐级手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动实现,可以考虑在以下一些方面推行工作流程自动化。
行政管理类: 出差申请,加班申请,请假申请,用车申请,各种办公工具申请,购买申请,日报周报,信息公告等凡是原来手工流转处理的行政性表单。
人事管理类: 员工培训安排,绩效考评,新员工安排,职位变动处理,员工档案信息管理等。
财务相关类: 付款请求,应收款处理,日常、差旅、娱乐报销,预算和计划申请等。
客户服务类: 客户信息管理,客户投诉、请求处理,售后服务管理。
其他业务流程:订单、报价处理, 采购处理, 合同审核,客户电话处理等等。
5、典型客户
(1) 但是市场却总是不停地在变,我们的客户要求越来越高:质量要更好,价格要更低,交货期要更短,产品品种却越来越多;
(2) 出现用户产品投诉的时候,能否根据产品号码追溯这批产品的所有生产过程信息?能否立即 查明它的:原料供应商、操作机台、操作人员、经过的工序、生产时间日期和关键的工艺参数?
(3) 同一条生产线需要混合组装多种型号产品的时候,能否自动校验和操作提示以防止工人部 件装配错误、产品生产流程错误、产品混装和货品交接错误?
(4) 过去12小时之内生产线上出现最多的5种产品缺陷是什么?次品数量各是多少?
(5) 仓库以及前工序、中工序、后工序线上的每种产品数量各是多少?要分别供应给哪些供应商?何时能够及时交货?
(6) 生产线和加工设备有多少时间在生产,多少时间在停转和空转?影响设备生产潜能的最主要原因是:设备故障?调度失误?材料供应不及时?工人培训不够?还是工艺指标不合理?
(7) 能否对产品的质量检测数据自动进行统计和分析,精确区分产品质量的随机波动与异常波动,将质量隐患消灭于萌芽之中?
6、工作模式
解释:工作流流程中的一个活动只有当另一个活动完成后才能进行。
解释:在流程中的一点一个控制线程分成可以并行执行的两个控制线程,允许两个活动可以同时运行。
同步合并模式 – 合并多条路径,如果有多条路径被选择,则进行同步;如果只有一条路径被选择,则进行简单合并
鉴别器模式 – 合并多条路径而不进行同步,只执行一次后续活动
M中的N模式 – 合并多条路径,进行部分同步,只执行一次后续活动
推迟选择模式 – 执行两个可选线程中的一个,那个线程将被执行是隐含的
交替并行模式 – 两个活动可以以任何顺序执行,但不能并行进行
7、工作流的功能与好处
工作流的主要功能
工作流管理系统(WorkflowManagementSystem,WFMS)是定义、创建、执行工作流的系统。在最高层上,WFMS应能提供以下三个方面的功能支持:
- 建造功能:对工作流过程及其组成活动定义和建模;
- 运行控制功能:在运行环境中管理工作流过程,对工作流过程中的活动进行调度;
- 运行交互功能:指在工作流运行中,WFMS与用户(业务工作的参与者或控制者)及外部应用程序工具交互的功能。
工作流管理系统带来的好处
由于信息技术的发展和日趋激烈的商业竞争,人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用,而是需要综合的、集成化的解决方案。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术,WFMS的出现是必然的。它可以带来以下收益:
- 改进和优化业务流程,提高业务工作效率;
- 实现更好的业务过程控制,提高顾客服务质量;
- 提高业务流程的柔性等。
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