excel分类_Excel数据处理学习(七)使用分类汇总
今天端午节呀,所以更新的有点晚~这个系列的日更只会迟到,但不会缺席!
来看看分类汇总和定位工具的应用以及创建组工具吧~
01
先来看看数据源,会发现使用的数据源就是我们第一节讲的数据透视表的数据。其实在数据透视表在一定意义上就是分类汇总。
那么第一个问题:分地区统计金额的总计。
这个问题里包含三个关键词:
1)分类:地区
2)统计:金额
3)用什么方式统计:总计
在使用分类统计这个统计之前,新手易错提醒:由于分类统计自身的局限性,它只能把例如挨着的一样的城市名分类在一起,因此在进行分类汇总操作之前,需要把城市名进行【排序】,没明白的直接看,具体操作如下。
1)分类汇总之前,先排序,点击要排序的任一单元格,升序降序无所谓。
2)表中任一位置-【数据】-【分类汇总】
3)根据之前的题目要求,进行选择。
(如果选择错了,可以点击左下角全部删除,删除分类汇总格式)
点击确定之后,我们会发现,分类汇总会提供给我们三个层级。
首先是层级为【3】的部分截图。
接着是层级为【2】的截图,图中红框内的加号,点击之后会显示每个城市的详细数据汇总。
再是层级【1】的截图,显示是个总的数额。
02
接着是第二个问题:分地区与产品分类统计数量、金额的总计。
这个问题是第一个问题的进阶版,我们需要地区和产品分类都是挨在一起的有序,那么该怎么办呢?
1)点击任一单元格(例如所属区域下)-【排序】
2)【添加条件】-【产品类别】-【确定】
好啦,排序工作到这里了,那开始分类汇总的操作吧~
1)点击任一单元格-【分类汇总】,勾选所属区域等如图。
2)注意这一步啦!,依旧是任一单元格-分类汇总,勾选产品类别,并且注意把红框内等【勾取消掉】。
因为我们是要满足所属区域和产品类别两个条件,所以不可以替换掉当前汇总,点击确定。
我们会发现层级变多啦,其中4为全部数据,3为城市、产品类别统计,2为城市总计,1为数据的总计。
其实通过以上操作我们会发现,分类操作在数据很多的时候会感觉并不清晰,好像没有数据透视表那么好用耶~但是一个工具产生肯定有它存在的价值,总之,分类汇总就先说到这里啦!
03
我们分类汇总里,弄出了这么个表,如果我想把它Ctrl+C,Ctrl+V弄到一张新的表格会变成什么样呢?
发现复制到新表中,是把隐藏的详细数据也一并复制过来了。
该如何避免这种情况呢?
1)选中想要复制的部分,Ctrl+F(应该在开始菜单里有查找,但我这个版本没找到,就用了快捷键)。
2)点击【定位】-【可见单元格】-【定位】。
3)Ctrl+C,到新表中Ctrl+V即可。
所以说,用好分类汇总还不行,还得让其与定位结合,才能得到我们想要的表格。
04
我们再来看一个定位的应用。
例如,我们从网页中拷贝的数据,粘贴到表里,但是会带出来很多小图片。
想要删除小图片,如果只是选中再delete的话,小图片还在,数据没了。
这种情况下,又可以用上我们的定位啦,依旧是任一单元格,调出定位选项框,点击【对象】,这时候发现小图片都选中啦,再进行删除即可。
【对象】就是除了里面单元格的值以外,外面飘着的东东。
05
最后再来一个【大家来找茬】。
因为前面说到了,分类汇总会在左边显示个123,但是还有一个工具很容易和他弄昏,那就是【创建组】工具,我们一起来看看。
选中部分行-创建组,会发现这个的左边和分类汇总的左边特别像。
两者的区别是,创建组下面是没有【汇总】这一行的,我们知道取消分类汇总是上面提到的【全部删除】,创建组呢?取消创建组的方法是:选中创建的组,点击【取消组合】就好啦!
创建组有时候也很好用,举个例子。
我们对下面的数据进行创建组,对每一个部门重复此操作。
我们会发现这样收缩展开的数据特别适合工作汇报,相当于一个小的灵活应用啦~
再次祝大家粽子节快乐哦!端午节还在更新真的不关注了再走吗哈哈哈,好啦,下节预告【Excel数据处理(八)公式与基础函数】。
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