从管好事提升管理水平--创建事

从管好事提升管理水平–创建事

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事要有来龙去脉

天下没有无缘无故的爱，组织中也没有没头没脑的事，所以组织中的事都必须有来龙，有去脉。所谓的来龙就是此事由何而来、为什么要做？而去脉则是做的如何了，有什么结果，不奢望任何事都一定要做成功、一定要有什么样的收获，但总是要有个结果的，总是要有个得失判断的，总是要有个评价的。

即，事的头是其做的必要性，事的尾是其得失评估。只有坚持这两点、贯彻这两点，才能确保责任心、主观能动性、积极性这些决定事情质量与组织生死的软力量不至成为笑谈。jxTMS会为此不断研发、改善来提供恰当的手段与工具。

组织中的事从来源来看有如下几种：

因外部请求而引发的事，如客户打电话咨询，然后销售拜访、最后可能成为一个销售项目
内部成员根据自己的岗位职责主动发起的事，如某领导通过对市场的判断而发起的预研
依据职能的周期性或常例性工作，如财务每年要做关帐盘帐；销售从展销会所搜集到的客户名单中进行筛选，然后电话联系、登门拜访
由其它事的办理所衍生出的事。有两种，一种是子任务，即为完成本任务而拆解出来的行动，如调研、考察、回访、报销等等；一种是本任务完成后的后继任务，如预研完成后，根据该预研成果展开正式研发工作。即，事的衍生既有上下向的主任务-子任务，还有前后向的前置任务-后继任务

所以，组织内的事的创建就有三种：

1、不依赖其它的事，独立创建，这种事必须交代清楚事由

2、当某件事还在做的时候，可以创建子任务。这些子任务有两种：

一部分是职能性的，如各种申请
一部分则是功能性的，即为完成父任务而细分出来的具体任务

原则上，大的较为关键性的子任务，我们应该将其纳入到计划中予以统一考虑与安排；而大量琐碎的、小的、不太重要的子任务，可用补充信息或文档予以记录即可，否则就太过繁琐了。

3、当某件事已经做完，可以创建后继任务。

注：结束一件事，可以是做完了结束，也可以是做不下去了终止，而后继任务则只能从结束的事情衍生。因为如果一件事自己都做不下去了，那为何要以其来衍生一个后继任务呢？！当然，某些做不下去的事，可能只是时机不成熟。那就从其源头再次衍生就是了。原因再简单不过了：事情是在现实中执行的，而管理信息系统本质上只是数据的记录与处理，所以管理系统是在合格性审查、可追溯、基于指标的分析告警等基于数据处理的方面出力，至于如何理解、如何把握、如何调整，这需要的是线下人与人之间的沟通、需要的是人的智慧。没必要把这些也照搬到IT中，这样只会是叠床架屋，降低效率

事的创建

1、独立事的创建，通过快捷栏的【任务管理->创建任务】：

从管理的角度来说，判断事情能否做好的表征，就是看执行人能否简明扼要的说清楚四个要素，事由、目标、要求和说明：

事由，为什么要做这件事，包括起因、必要性等
目标，事情要完成的指标。决策学中有句话：没有目标就无所谓选择。因为在做事的过程中，我们需要做非常多的判断，我们需要瞄准目标来把控事情的执行方向。所以不给出目标的事情，就不值得去做，因为无法判断是否做好了、做到位了
要求，事情执行过程中的约束条件。是在执行任务时必须遵守的限制，是上级在安排任务时所划出的底线。突破了这些限制与底线就是越权、就是违规，是否还有继续执行的意义就必须由上级领导与发起者来决定，因为很可能得不偿失
说明，背景、影响成败的关键点等，上面的事由目标要求都是硬性要求，不给出就难以把握事情执行的好坏，而说明则不是硬性要求，但其提供的信息一般都会影响到执行者对事情的理解。之所以不强制，是因为这类信息是因人而异的，也是非格式化的、非标准化的，只能由执行者或相关干系人主动填写来帮助对事情的理解

2、正在执行中的任务可以创建子任务，除申请、计划外的一般性子任务，通过查看的详情时上方的工具条【创建子任务】：

3、后继任务的创建，通过查看已经完成的任务的详情时上方的工具条【创建后继任务】：

注：大家可以仔细对比一下，正在执行的任务和已经执行完毕的任务在信息摘要中有哪些不同【如果是衍生出来的任务，相关情况后就会出现一个查看的工具条供用户在需要时追根溯源】。同时还可以看到，功能菜单的工具条中可执行的操作是随任务的状态而变化的

4、选择事的类型，从根本上来说，jxTMS中的事都可以认为是一个项目，因为jxTMS为任何事都提供了计划、申请、日志/追溯、信息抓取、文档等基本功能，由用户根据自己的需要使用。但为了便于日后针对客户自己的业务需要来开发各种专用的事处理流程，所以目前提供了事管理的基础框架，便于客户可以很方便的扩展自己的专用事处理。

注：目前只有【简易任务】这一种类型，默认的任务类型也是简易任务。用户如果定制了自己的专用事情的处理，这里就会在下拉框中显示出来，用户选择后进行设置就可以回调自己所定制的专用功能了

5、任务的执行，点击【创建】按钮之后，任务就会被分发给相应的执行者。默认的执行者是创建者自己，但简易任务是可以指定给其他人员执行的。

如果需要指派给其他人执行，则在【执行人】栏中输入该成员的简称，如果该简称的人员不存在，则会弹窗警告。

任务被分发给相应的执行人员后，如果该人员此时在线，其就会接收到提示：

注：目前没有通过微信机器人向用户发出新任务到达的通知。用户可以定制自己的信息抓取功能，就可以非常简单的实现手机端的任务通知了

而任何时候，用户都可以通过快捷栏的【任务管理->我的任务】来查看所有指派给自己执行的任务【执行完毕就会移走】，还可以根据需要进行条件查询：

点击最后的【查看】就可以查询任务的详细信息，主要包括：任务摘要、文档列表、执行记录、计划列表等。而任务当前能执行的操作，都在上方的工具条中显示出来了：

其中的计划、申请等我们后续会进行讲解，而如关闭、终止等常规操作也都是一目了然，大家可以参考详细的用户手册，本文就不复赘述了。

注：其中的【关注】操作是设置当前用户对该任务的执行情况保持实时的跟踪，即该任务的动态可通过微信机器人送达关注者的手机端