知识管理系统中的在线编辑,让共享协作更简便
编者按:共享协作越来越被企业重视,那么如何实现企业内部共享协作呢?在线编辑是关键,本文分析了共享协作的作用,并进一步介绍了知识管理中的在线编辑功能。
关键词: 在线编辑,在线预览,资料分享,全文检索,权限管理,文档审批,水印设置
共享协作的作用
团队共享协作既可以实现资源共享又能达到协同合作的目的,它可以调动团队成员的所有资源与才智,提高工作效率,增强团队综合实力。
对于企业而言,团队共享协作的重要性主要体现在以下三个方面:
- 有利于提高企业的整体效能。减少内耗,合理分配资源。
2. 有助于企业目标的实现。企业目标的实现需要每一个员工的努力,团队共享协作使每一个成员参与到团队工作中,风险共担,利益共享,相互配合,完成团队工作目标。
- 是企业创新的巨大动力。人是各种资源中唯一具有能动性的资源。企业的发展必须合理配置人、财、物,而调动人的积极性和创造性是资源配置的核心,共享协作就是将人的智慧、力量、经验等资源进行合理的调动,使之产生最大的规模效益,用经济学的公式表述即为:1+1>2模式。
如何实现企业内部共享协作
实现企业内部共享协作,首先,当然是从思想层面做起,让公司领导层和员工偶读意识到知识共享的益处。其次,需要在企业内部搭建起知识管理体系。
当然,如果我们能借助一个专业级的知识管理系统,必然可以事半功倍。可以选用一个历史比较悠久的厂商,技术稳定,质量和服务更有保证。比如老厂商天翎,天翎自2003年开发研发,是国内最早从事快速开发平台研发和应用的厂商之一,至今已经18年历史,平台源代码已达200万行,客户累计授权超10万+,拥有丰富的开发经验。
而天翎知识文档管理系统(天翎KMS),在知识共享方面颇有建树。
(图释:天翎KMS主页)
(1)文档资料分享
(图释:天翎KMS资料共享演示)
(2)全文检索:天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索,支持高级检索,如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等,同时体现最新浏览,最新分享,最新搜索,移动端检索功能,搜索结果根据标签权重进行排序。
(图释:天翎KMS全文检索演示)
(3)相关文档推送:在企业单位文档形成一定数据后,在办公、业务中文档系统能够利用大数据进行相关知识推送,让文档发挥最大的用处,帮助企业在办公、业务流程中起到辅助作用。
(图释:天翎KMS相关文档推送演示)
在文档协作方面,天翎知识文档管理系统支持在线预览和在线编辑。
(4)在线预览:支持数十种格式文档的在线阅读,与Office无缝集成,支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档,也支持CSD等特殊格式文档的在线预览。
(图释:天翎KMS CSD在线预览演示)
(5)在线编辑:支持不同文档格式的在线协作编辑,多人同时在线编辑无压力。
(图释:天翎KMS在线编辑演示)
三.文档共享安全管理
在文档共享的过程中,不可避免地会遇到文档安全问题,天翎知识文档管理系统支持权限管理和水印设置,给文档共享上一把“安全锁”。
(1)权限管理:细密的权限设置,灵活的权限组合,可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限,系统支持目录权限设置及单文件权限设置,防止文档泄密,有效控制各种损失。
可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。
(图释:天翎KMS文件授权演示)
(2)文档审批:按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。
(图释:天翎KMS文件流程审批演示)
(3)水印设置:文档查看、下载、打印自加动态水印,正文、附件都可以设置水印,有效防止文档外泄。
(图释:天翎KMS水印设置演示)
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