01快速添加分类名称

下面是有一份文件清单表，需要给不同类型的文件添加分类名称：Excel / PPT / 电子书等。

动图中的操作要点：

❶ 插入标题行后打开筛选器；

❷ 按文件名筛选，输入包含的字符；

❸ 选中拟输入分类的区域；

❹ 输入分类名称；

❺ 按【Ctrl+Enter】批量填充到选中区域。

小知识

筛选-选中-输入-【Ctrl+Enter】，是 Excel 中极其常用的一个组合拳。用来按条件筛选并批量修改数据。

02按类别查看文件列表

在文件列表中，想查看某个类别下有哪些文件？利用筛选功能，轻轻松松实现。例如，查看所有 PPT 文件清单：

动图中的操作要点：

❶选中第一行，按下快捷键【Ctrl + Shift + L】，快速打开筛选器；

❷点击 B2 单元格【备注】的下拉菜单，选择筛选的文件备注。

小知识

筛选是 Excel 中最为常用的一个关键技术。看似简单轻巧，用法非常丰富，案例中的方法仅仅是冰山一角。

03按类别统计数量

想知道哪一类文件数量的多少？只要随随便便一拖就能统计出来：.

动图中的操作要点：

❶选择任意一个数据

❷在【插入】选项卡中，找到并点击【数据透视表】

❸把【备注】拖动到【行】区域，把【文件名】拖动到【值】区域

统计完成！

小知识

只要有分类名称，利用数据透视表就能实现快速分类汇总统计。无论你的数据是 1 行，还是 10000 行，都只需要 1 秒。数据透视表是 Excel 中最具杀伤力的核武器。

04批量创建超链接

有超链接，点击就能直接打开相应的图片、照片、文档等文件。怎样在 Excel 表格中批量创建超链接呢？需要用到一个 HYPERLINK函数。

动图的案例中涉及的关键操作：

❶在 C2 输入了如下公式：

=HYPERLINK([C:My DocumentsMybook.xls])

❷向下填充公式，点击 C 列「链接」就能查看对应文件。HYPERLINK 函数的结构如下：

因为链接地址是根据 A 列的文件名动态计算的，所以填充公式后，会链接到对应的文件上，点击生成的链接也就能够查看对应的文件了。

是不是超酷炫的！

小彩蛋

从提取文件清单(包括子文件夹中的文件)到 Excel 表，到创建超链接一步到位！

小伙伴们，沉迷于手工重复性操作是病！得治！

你平时如何管理文件？

有什么窍门可以和大家分享么？

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