营长说

每个人在不同的时期，对Excel的理解和熟练程度不同，都会形成一些后来认为是不良的习惯，很可能就会降低Excel的功能，也会让你自己在数据管理的道路上踩了好多“坑”。

今天营长和你说说表格使用中的那些“坑”。

01 合并单元格

有人会觉得合并单元格很好用或者合并居中很好看，不但标题行使用，甚至了表格中还要不停使用。千万记住，合并单元格是Excel表格中的“毒素”，最好离得远远的。很多人习惯做成下面左图的样子，表格确实好看很多并有层次感，但是在数据统计的时候会非常麻烦。

如需要统计北京和山东的销量数据合计，就会使原本很简单的公式变得复杂。而做成右图的效果，用SUMIFS公式或数据透视表都很容易完成。其实这类问题在表格设计阶段完全可以避免，尽量少做或不做单元格合并。

02 多行表头

我们经常会见到这样的表头。

除了有合并单元格，还出现了行1和行2两层表头。这样的表格，很多功能也会无法使用。比如应用数据透视表就会有下面的错误提示。

03 多余空格

中国人的名字有三个字的，也有两个字的。有些人为了所谓的美观习惯常常在两个字的名字中间敲空格键。可是常常敲的空格键个数又不一致。Excel可是分得很清楚，稍微有一点不同就认为两个不同的人。

单元格B2和B4都是业务员“赵军”，但是单元格B2中输入了空格，Excel就会认为是不同的姓名，会直接影响数据统计或透视的结果。

04 同一单元格信息多

上图的表格，如何计算？这样的表格曾经困扰很多人，只能用手工办法或者计算器计算好，再输入C列单元格中。如果你这样做基础表，到月末和年终统计时你绝对会成为大忙人。因为A2~A5单元格中包含了材料、单价和单位三类信息，通过改进将这三类信息分拆在三列单元格中。

也有很多人在输入客户地址信息时，会把省份、城市、所在区的信息放在同一列。这样的设计在按照省份、城市、区进行分级统计的时候，一般需要用函数提取数据或对数据进行分列。

为了避免这种情况，建议大家把表的单元格信息做到原子化。这样会给数据统计带来很大的便利。不必因为数据统计用公式或分列提取信息而浪费大量时间，而且做透视表、分类汇总都会非常方便。

上面介绍了EXCEL表格数据管理的一些分类和基本原则，有助于我们建立良好的数据管理理念，大家在平时的工作中要注意以下几方面数据管理习惯的培养：

数据录入时对于同一类型的数据录入规则和格式要统一。
需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式，不直接输入结果。
公式中尽量少用常数项，可以引用某单元格的数据，方便统一修改公式。
尽量不要使用合并单元格。
注重定期保存文件，重要操作后随时保存。

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数据合并设计_Excel数据管理中的那些“坑”，你踩了几个？

01 合并单元格

02 多行表头

03 多余空格

04 同一单元格信息多

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