Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档
Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档
- WPS
- 1. 先找到功能所有位置
- 2. 准备用于批量生成的数据
- 3. 插入数据批量生成文档
- 4. 批量生成文档
- 插入Next 域
- Word
- 第1步，选择文档类型
- 第2步，选择模板文档
- 第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。
- 第4步，手动插入字段
- 第5步，生成
- 参考资料
WPS
准备一个模板文档、一组数据。通过邮件合并功能，将每行数据填入模板文档指定位置，最终将生成一个文档。
1. 先找到功能所有位置
先打开模板文档，再：引用 》 邮件 》（出现新标签）邮件合并
2. 准备用于批量生成的数据
2.1 先在excel表中准备好以下数据
| 姓名 | 职务 | 性别 |
|---|---|---|
| 张三 | 官兵 | 男 |
| 李四 | 镖头 | 男 |
| 王八 | 镖师 | 男 |
| 麻子 | 劫匪 | 男 |
3. 插入数据批量生成文档
3.1 邮件合并 》打开数据库 》找到上面准备好的excel （如果xlsx数据无法正常打开，可以换成xls试试）
如果数据加载成功，则右边的按钮完为可用：
3.2 插入数据占位符（域）
- 光标放在指定位置（比如姓名），点击
插入合并域，打开插入域窗口。 - 切换到
数据库域，在域列表中可以看到：姓名、职务、性别（与excel表格中的表头一一对应） - 选择
姓名字段，点击插入。 - 重复第一步，完成职务、性别的设置 。
3.3 查看效果
- 点击激活
查看合并数据，此时我们可以看到这前插入的占位符已经变成真实数据了。 - 通过后面的
上一条、下一条等导航按钮可以浏览每条数据的效果。
4. 批量生成文档
- 点击
合并到新文档，选全部，也就是上面的4条数据，全都生成在同一个新文档中(多页)，自己选择个目录保存一下就好了。
- 如果希望每条数据单独生成文档，就使用
合并到不同新文档设置非常简单，系统也带了帮助视频的链接，就不多废话了。
插入Next 域
上面的方法，因为我们的模板内容，正好一页，所以有4条数据，新文档就有4页。
但有时，我们的模板内容，并不满一页，只有几行，比如工次条我们肯定希望一页中放满N个工资条后，再换下一页。
以工资条为例：
比如我们通过观察判断一页可以放5份，那么模板中就把5个工资条都放好。在插入域时。
第一个使用插入合并域。
后面的三个先插入Next域再插入合并域。
插入完成的域效果如下：
- «姓名»
- «Next Record»«姓名»
- «Next Record»«姓名»
- «Next Record»«姓名»
Word
打开邮箱合并功能
第1步，选择文档类型
第2步，选择模板文档
第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。
第4步，手动插入字段
第5步，生成
参考资料
WPS：强大的批量制作工具
WPS：常见邮件合并应用技巧
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