来自：玉米不黄(ID：YMBH002)作者：玉米不黄 

在看这篇文章之前，我劝你别想着做PPT可以真正的一劳永逸。

现在天气很冷，很多人感冒了，可感冒了也不是打上一针，就可以一劳永逸，高枕无忧的。

感冒如此，何况知识。

做PPT也不是套个漂亮的模板就可以了，退一步来说，大多数套模板的人并不知道模板的正确使用方法。

再退一步来说，根本没有多少模板是真正实用的。

所以没有真正的一劳永逸，只有相对的「一劳永逸」。

下面我们来谈一谈PPT中有哪些可以相对「一劳永逸」的操作和制作思路。

且看。

『关掉软件，整理文案』

一份PPT不是凭空诞生的，无论你的PPT应用到什么样的场合，在打开软件之前，你应该有想法。

有了想法，后面的制作就都好办了。

不少人都是在打开PPT之后然后对着电脑发呆。

没错，在最开始的时候，你需要关掉MS PowerPoint这个软件。

你需要整理手上的资料，对手上的项目进行深入思考。

为防止打开PPT发呆，你需要思考的东西很多。

包括这个PPT的主题，目标是什么？受众是谁？怎么和演讲人相互配合？

要表达什么观点？要举些什么案例？

这份PPT的层级，顺序，有哪些东西是必要的，而有哪些需要做取舍？

哪些地方需要重点讲？哪些地方一笔带过？

这些都是需要思考的。

你就像一个老师，在整理你的教案。你必须得整理好这些，因为你得对你的学生负责。

如果你的运气足够好，在开始做之前，已经有人帮你准备这个东西了。

这个人可能是你的领导，也许是你的客户。

但不管怎样，你得参与进去，出一份力，了解清楚这份PPT的思维脉络。

总之，最后你会得到一份内容总结，也许是一份Word，也许是自己手写的笔记/草图，或是像我这样，用幕布这类的软件整理好。

形式因人而异，但这是做PPT的第一步。

你在打开软件之前做的准备越多，后面所费的功夫就越少。

『软件基础设置』

光有思路还不行，你得做好一些让你「后顾无忧」的软件设置。

否则后面一旦软件崩溃了或是发生其它问题，就会欲哭无泪了。

下面来介绍几种很重要的基础软件设置。

01 自动保存

保存有多重要，每个重做的人都知道。

不过幸好PPT可以自动保存，设置步骤也很简单：

选择「文件」选项卡，选择「选项」，选择「保存」，将「保存自动回复信息间隔」勾上。

时长根据自己电脑的配置和性能设置，如果你的电脑一般，我建议设置为「10~15」分钟，这里我设置的是3分钟。

02 撤销次数

做PPT不小心做错了一个操作怎么办？

PPT提供了后悔药，快捷键Ctrl+Z，撤回上一步操作。

但所谓事不过三，“后悔”也是有次数限制的，PPT的默认撤销次数是20次。

但它很方便，这个默认撤销次数可以改，方法也很简单：

选择「文件」选项卡，选择「选项」，选择「高级」，更改「最多可取消操作的次数」。

它最多可以更改为150次，这里我设置的是50次。

后悔药虽有，可不要贪吃哦，思路很清晰很重要。

03、嵌入字体

如今字体已经是越来越丰富，但实际上我们平时说的「PPT上的字体」这个说法是有误的。

PPT本身并不携带字体，它上面显示的字体只是调用了你的操作系统(Windows)中已经安装的字体。

很多常用的字体，在原生系统的电脑上，都可以找到。

比如微软雅黑、Arial、impact等。

需要提醒的是，这些字体只有在Win Vista及以上系统才有。当然，现在用那么陈旧系统的人也不多。

问题来了，光是电脑自带的字体往往不能满足我们制作PPT的需要，所以我们会在电脑上安装各个各样好看、美观、实用的字体。

但这些字体，其它人电脑上没有的，无法调用。

幸好PPT带有嵌入字体的功能，操作也挺简单：

选择「文件」选项卡，选择「选项」，选择「保存」，将「将字体嵌入文件」勾上。

它有两个选项：

■仅嵌入PPT中用到的字体字符，适当减少文件大小，但嵌入后在其它电脑上无法编辑修改。■嵌入所有PPT中用到的字体，在其它电脑上可编辑，但PPT体积会变大。

根据自己的情况，选适合自己的就好了。

当然，有些字体是嵌入不进去的，不管是otf格式还是ttf格式，都有无法嵌入的，比如思源黑体。

所以当你准备把PPT拷给其它人的时候，最好打包一份字体包，并附上安装说明。

这是个好习惯。

04 设置模板，删除无用版式

事实上我打开PPT做的第一件事就是这个，因为PPT的预设的这些版式我基本上都用不着。

我的做法是：

点击「版式」，选择「空白」，然后打开islide插件，选择「PPT瘦身」，最后直接点击应用，就把那些无用、陈旧的版式都删除了。

经过这样操作后，如果你想在每页都加上一个logo或者其它的东西。

就只需打开母板就行了。操作如下：

选择「视图」选项卡，选择「幻灯片模板」，将左边最底下的空白版式复制一份，加上你需要加的logo。

留下空白版式，是因为你的PPT不可能所有的页面都是一个版式。

05 快速访问工具栏

听名字就知道了，它能大大提高你做PPT速度。

只要设置好它，后面你每做一次PPT就要少花很多时间，这也称得上「一劳永逸」了吧！

PPT上有很多常用的功能，比如对齐，选择窗格，布尔运算等等，如果每次都在选项卡里去找，那简直不能再麻烦了。

所以我们只需要将它添加进快速访问工具栏就可以了。

以「对齐」为例，操作很简单：

选中PPT页面上的任何一个元素，打开「形状格式」选项卡，将鼠对准「对齐」，右键选择「添加到快速访问工具栏」。

当然，添加到「添加到快速访问工具栏」的这些功能排序也是很有讲究的。

我是基本上按照顺手程度排的 ，对鼠标来说，中间部分点起来最顺手，所以中间部分都是最最最常用的功能。

这个排列顺序是可以改的，选择「快速访问工具栏」最右边的小三角，选择「其他命令」。

然后在右边的上下两个角标就可以调整顺序了。

这里我已经将我的设置导出来了，大家可以直接套用这个已经成熟的「快速访问工具栏」。

同样，在这个页面选择「导入/导出」中的「导入自定义文件」，最后选中我给出的文件即可。

文末将给出我已导出来的设置。

『整体风格搭建』

PPT的风格由什么决定？基本上确定了一套PPT的配色规范和字体搭配，这套PPT风格就形成了。

这一步对PPT来说，相当重要。如果你后面要换字体搭配和配色风格的话，基本上可以做到「一键换装」。

事实上，这个就是PPT中的「自定义主题」功能。我曾在文章中多次提到过它。

操作也很简单：

打开「设计」选项卡，选择「变体」的下拉箭头，就可以找到「颜色」和「字体」。

怎么修改它呢？

其实我也在文章里写过很多次，我推荐你分别看下这两篇讲「配色」和「字体」的文章。

看完后，你就明白了。

除了配色和字体之外，你还需要设置一定的版式结构，也即一定的页边距，为版式提供参考。

内容只在版面内写，不超过版面外，这样，你的PPT就会有很强的一致感。

做法也很简单，借助参考线就行，怎么调用参考线？

操作很简单：

随便在页面一个地方，右键，选择「网格和参考线」。

然后用鼠标把参考线拖到设置页边距的地方。

『优秀的操作习惯』

以上这些很重要，但没有一个良好的操作习惯也是不行的。

若是你的操作没有条理，会走很多回头路，会做很多无用功。

我这里就来推荐两个优秀的操作习惯。

01 设置默认形状

在你画第一个形状，画第一根线条的时候就应该设置它。

比如，PPT默认的形状通常会自动有轮廓线条，通常情况下，非常难看。

此时，我们若想后面每画一个形状都不用重新设置一遍，去掉线条的话，就得设置默认形状。

操作很简单：

选中已经设置好样式的形状，右键，选择「设置为默认形状」就可以了。

同理，如果确认了线条的样式，就选中它，右键，选择「设置为默认线条」。

02 在母板里放置正方形

这算是一个小技巧了，因为做PPT的时候难免会放大，调细节。

然后滚轮向下滑，就滑到下一页去了，又得重新返回上一页继续调。

如果我们在母板的四个角落放置正方形(任意形状，以正方形为例)的话，就不会有这样的问题出现了。

滚轮再怎么向下滑都没事。

『建立素材库』

正是我前些天写的「建立素材库」。

有一个命名容易搜索，很容易被查找到素材库，不论你在哪，有没有网络，都不必担心没有素材做PPT了。

倒是真的算上一劳永逸了。

整理一次素材，就不用了每次做PPT手忙脚乱，素材找一堆，还没几个能用的。

方法，上次我已经写的很清楚了，这里不再做赘述。

推荐你看这篇文章：

再回顾下今天讲了什么：

以上。

本篇文章到这里就要结束了。

OK，就这样，希望能对你有所帮助。

■本期你可能错过的文章：

01.为了做好PPT中的架构图，我几乎翻遍了国内外所有互联网网站

02.拆拆拆拆....拆解出个PPT模板！

03.如何做好“一句话”PPT

---

●进入公众号输入1564发送，即可阅读本文

●进入公众号输入m发送，获取全部文章目录