数字文档管理与免费文件共享服务：了解关键差异
数字文档管理与免费文件共享服务：了解关键差异
“我为什么要为我可以免费获得的东西付费？”
有没有发现自己这么说？ 拿免费的在线音乐流媒体服务举例子，广告会不断地打断你最喜欢的播放列表。也许获得网站会员资格，会您发现它可以让您享受免费送货服务，从长远来看可以为您省钱。通常，为服务付费实际上是比免费使用模式更好的决策。
数字文档管理也不例外。花钱购买的高级版本可能比免费版本更有效，对用户更友好。此外，如果您不考虑员工在搜索文档和重新创建丢失文件上所浪费的时间，您可能意识不到“免费”软件为您的公司带来了多少成本。
借助数字文档管理，您物有所值。
了解文件共享与文档管理
文件共享软件已成为众多企业为办公协作存储和共享文档的流行方式。许多员工正在处理无法通过电子邮件发送的大项目文档或者需要其他团队成员审查和修改的文档。Google Docs、Dropbox、Box 等文件共享服务经常被使用，因为它们支持协作并且是免费的。这些解决方案使团队能够在某个时间点出于特定目的在共享文档上进行协作。
另一方面，文档管理软件具有更强大的功能集。除了支持信息的数字存储和归档外，文档管理软件还支持对文档中的关键信息进行索引，以便轻松搜索和检索。文档管理软件通过数字工作流程管理所带来的办公自动化还提供了额外的优势。
考虑文档生命周期的重要性
协作是许多文档的第一步。这就是为什么企业经常使用像 Google Docs 这样的服务。有人创建一个文档并在内部与需要参与的人共享，项目就开始了。但是，接下来会发生什么？ 协作只是文档生命周期的开始。
对于重要的公司文件，您需要的不仅仅是在线协作工具。您是否知道，当 Google 文档的创建者从您的公司离职后，他们仍可以访问该文档？ 这可能会给公司人员带来很大的麻烦。这就是为什么使用数字文档管理系统至关重要的原因，该系统可确保文档的所有权保留在公司内部。
文档管理的最佳实践：完整的数据沿袭
在使用免费的文件共享软件（如 Google Docs 或 Dropbox）时，公司的每个人通常都可以访问相同的文件。但是，很容易看出这会导致一些问题。例如，当文档被错误编辑时会发生什么？
但是，通过数字文档管理，您可以访问完整的数据历史记录。这意味着您可以清楚地看到谁进行了哪些编辑，以及何时进行了编辑。更重要的是，您首先可以控制谁能够访问文档，这使企业能够在错误发生之前防止代价高昂的错误。
当涉及第三方时会发生什么？
许多文件共享服务在共享和协作方面比在控制、安全、工作流程和版本管理方面更强大。这也很快成为许多企业的问题。另一方面，文档管理是用于安全和受控文件管理的强大工具。
许多不同类型的企业允许第三方来源访问他们的文档，使用像 Dropbox 这样的系统来管理他们的数字文档。不幸的是，Dropbox 中涉及的人员、公司、版本和文件夹越多，它的用户友好性就越差。您是否知道您的员工经常浪费时间在 Dropbox 文件夹中挖掘他们需要的内容，或者将旧文件版本误认为是最近更新的文件？
简化的可搜索性是选择数字文档管理系统最有用的方面之一。文档越复杂，公司以外的人就越有可能访问他们不应该看到的文档，这很危险。个人文件，例如家庭照片，甚至可能与您公司的知识产权混在一起。
业务流程自动化增加了真正的价值
安全地捕获、索引、路由和归档信息是提高业务效率的关键。当组织仍然依赖手动步骤来执行重复的常规任务（例如输入数据、搜索信息或完成审批流程）时，他们会浪费时间并增加成本。
通过全方位服务软件进行的数字文档管理旨在满足您公司的许多特定需求。您可以控制任何人对任何文档的访问——这当然不是像 Google Docs 或 Dropbox 这样的免费服务可以做到的。归根结底，当您考虑所获得的结果时，数字文档管理的成本是一项值得的投资。
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