Ultimus BPM 精细化费用管控业务应用解决方案

解决方案简介

企业的运作离不开人和事，每天都有各式各样的费用发生，出差报销、请客户吃饭、人事培训、办公用品、租车租房等等。

员工等级不同，费用权限也不同，老板审批的复杂度也不同，特别是跨部门、跨公司审批，老板的决策难度就更加大。

面临的问题和挑战

复杂的企业审批授权制度维护和管理困难。

精细化“预算管理”与“预算控制”难以实施

难以进行规范、有效的费用标准政策维护和管理

集团化费用管控面临更多的管理问题：

子公司报销还是到总公司报销？

原始单据放在子公司还是总公司？

电子审批和原始单据如何衔接等？

解决方案详述

1、解决方案架构图

2、主要功能

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·         基于岗位的“DoA”

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DoA全称 Delegation of Authority 审批授权表。DOA的主要作用是：通过梳理组织的决策事项在不同范围的提案者、审核者和决策者，明确组织内决策事项的汇报线和权限范围，用标准化的二维表格形式展现出关键决策流程和适用范围。

这个审批授权表，往往在企业的流程制度文件已经包含，企业的规模不同往往审批授权表复杂度也不同，集团化公司与非集团化公司也不同。

Ultimus 在实施过很多大型客户及中小型客户后，也总结归纳出了一些共通点以及行之有效的办法，使之能够帮助其他企业在实施流程管理中得到有效的借鉴。

在DoA中，有以下几个要素：

组织架构中需包含的岗位及岗位等级的定义

DoA中可以体现直线汇报关系及虚线汇报关系

直线汇报关系基于直接上级条线。

虚线汇报关系基于职能部门条线。

DoA中明确各岗位等级或某个特定岗位的授权权限

·         “预算管理”与“预算控制”

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·         预算可以从 Excel 模板中导入也可以编辑，导入时验证预算的科目等数据。

·         每年导入5次，包括 EQ3、EQ6、EQ9、EQ12 及 Forecast 的预算数据。

·         在借款及费用报销过程中，进行预算的实时控制。

·         费用标准政策库

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Ultimus 标准政策库可以定义任意类型及任意维度的政策库。通过政策库的定义，领导层在审批时有着非常清楚的决策依据，费用到底有没有超标，超标的原因是什么都一目了然。

费用标准政策库有很多，示例如下：

住宿费报销标准

餐费报销标准

手机费报销标准等

政策库定义的维度有：

岗位等级

公司

城市

内勤、外勤

金额等

集团化费用管控

线上流程审批与线下财务复核单据相结合，子公司财务负责单据的复核，总部财务共享中心负责费用的发放。另外，Ultimus 通过审批表单条纹码及封面条纹码，解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。

3、方案特点及客户价值

·         Ultimus 从众多项目实践经验中整理得出的“基于岗位的DoA”管理经验，将组织架构及授权等变动对流程的影响降到最低。

·         精细化“预算管理”与“预算控制”，支持模板导入、编辑及验证，支持明细、多版本预算数据管理，支持实时预算管控。

·         任意维度费用管控政策库维护及管理，支持领导费用管控决策，如：审批依据、超标情况及原因等。

·         简化集团化费用管控难度，支持线上流程审批与线下财务复核单据相结合，支持 Ultimus 通过审批表单条纹码及封面条纹码，解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。

关于 Ultimus 公司
Ultimus 是企业,流程管理,BPM,工作流,自动化软件及服务全球的领导厂商，提供最优秀的企业流程自动化和流程改进的解决方案。Ultimus 在欧洲、北美洲、亚洲、中东及南美洲都拥有企业及业务据点，经由各营运中心及遍布全球 80 个国家、100 家以上合作伙伴所组成的网络，已有2,000 多家客户部署了 Ultimus BPM Suite，以解决在企业流程管理方面所面临的挑战。客户包括：江森自控、西门子、欧姆龙、Sony、富士康、Citizens Bank、招商银行、百时美施贵宝、奇正藏药、屈臣氏、百威英博、青岛啤酒、上海申通地铁集团、深圳水务集团、香港公开大学等，涵括制造、金融、医药、零售分销、服务、政府、教育等各种行业。
Ultimus BPM (Business Process Management) 企业流程管理，能够协助企业进行流程全生命周期管理，包括模型化、自动化、管理及优化企业每一支核心流程。Ultimus  提供超过400个即买即用(Out of box)功能，独创流程自适应技术(Adaptive Discovery)应对企业流程快速自动化及自适应变化，真正达到流程随需应变。透过 Ultimus 的企业流程开发方法论 (Business Process Development Methodology) ，能帮助公司加快部署流程管理系统的脚步，并整合既有应用软件如ERP、CRM、SharePoint 、Office系列，让企业在最短时间内获得最佳效益并持续精进。
Ultimus 获得Gartner、Forrester等研究机构的高度推荐，Ultimus 也五度荣获 Deloitte & Touche 所颁发的“ 500 家成长最快的技术公司”(Technology Fast 500 Award)，并四次入选“500 大成长最快速企业”之列。此外， 国内著名咨询机构AMT 2006年起多次颁发“BPM Top5 ”第一名给 Ultimus BPM Suite，肯定它的超强功能。国内制造业专业机构 e-works 2006年起多次颁发“中国制造业信息化优秀产品”给Ultimus.

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