ERP原理 : 第十一节分销管理的工作原理

当企业规模急剧扩大、销售体系快速膨胀的时候，如何掌握市场机会？如何减少庞大的销售和客户网络信息失真？如何降低成本提高效率？如何把脉企业核心竞争力？无疑是企业经营者最关心的课题。
与直销模式相比，分销最大的特点是客户相对固定，客户往往具有重复购买的行为，并且往往需要事先进行资格认证。因此，对绝大多数批发型商贸企业以及产供销一体化的营销型企业而言，固定客户占其销售总额的绝大部分，是企业的重要资源之一。加强与固定客户的信息沟通，加快商务响应速度，提高其满意程度，对企业至关重要。
信息技术的飞速发展和应用，给传统的营销模式带来了极大的冲击，大量信息给企业业务发展、组织架构、营销模式等带来更大的不可预测性。因此，利用先进的信息技术建立灵活、可扩展的公司平台整体架构，并利用互联网与电子商务实现企业在关键业务环节上的信息化，是企业所必须做出的抉择——最快速的获取信息化前沿技术所带来成果，在分销时代激烈的市场竞争中脱颖而出。
规模扩张所带来的直接问题，是企业对异地物流和资金流管理难度的问题。大部分企业试图采用人海战术来解决此类问题，从总部派驻大量人员到各地。但实际上问题并没有得到解决：手工统计销售数据速度慢，容易出错，帐物经常不符，造成汇总数据不及时、准确；销售过程缺乏有效监督，造成大量死帐呆帐，却无法及时追究相关人员的责任，有些甚至根本就无法找出责任人。结果造成企业在商品流通领域成本居高不下，企业的生产、市场决策缺乏准确的量化依据，造成企业资源的大量浪费。目前，许多企业的分销成本已经超过生产成本和产品开发成本，成为企业总体运行成本的第一大构成要素。解决分销成本的控制问题，是目前这些企业的当务之急。
完善的规章制度是现代企业管理的重要组成部分，是控制分销成本的重要手段，但规章制度的认真执行却是许多企业的管理难点。特别是对企业的异地分支机构而言，规章制度往往得不到认真执行。因此，降低企业的分销成本，关键在于借助科学的管理理念与先进的信息技术，建立有效的过程监控体系或者电子商务体系，帮助并确保各类制度的真正执行，提高企业的整体商务处理效率和各地分支机构的人均业务处理能力。
一．名词解释
为了更好地了解分销模式，我们首先对分销管理中常用的一些名词，主要是销售组织方面的名词作一个说明。
分支机构，是指企业在各地建立的销售及管理机构，可以是独立核算的经营实体，也可以是非独立核算的外派销售部门。其中：
1．分公司：公司在各地区设置的地区经营单位，包含有库存管理及财务核算、或无财务管理和商品核算的经营实体。分公司与总部之间是销售结算的关系。分公司作为利润中心向自身的客户销售产品并开具发票。
2．办事处：公司在各地区设立的销售机构，负责管理当地的仓库、维护客户关系，拓展销售渠道、开展市场推广活动等。办事处不是独立的经营实体，客户采购后直接与总部结算。总部往往需要对办事处进行实时的费用管理。
3．经销商：不是由公司自设或控股的经营实体，但与企业合作，代理企业产品在当地的销售。与总部是结算关系。经销商可以代理多家企业的产品。
4．连锁专卖：公司在各地建立连锁专卖店，由总部负责统一采购，连锁专卖店负责商品在当地的零售业务，管理专卖店的库存。总部可能会在某一地区建立配送中心，负责附近若干地区的商品配送。
二．分销组织模式
企业有多种销售组织模式，但通常为以下几种之一或多种模式的组合。
1．总部－分公司模式
此模式下，总部使用总部业务系统，分公司使用下级分公司业务系统，分公司客户使用客户端与分公司进行订货、退货、代销、商品查询等业务。总部可以跨系统查询到分公司的业务信息（销售、库存、采购等）。
2．总部－办事处模式
总部使用总部业务系统，办事处作为总部的一个业务部门，与总部使用相同的业务系统。系统中可以为客户指定办事处，系统控制办事处人员只能看到与其相关的信息。总部业务员在系统内部汇总各个办事处的业务信息。
3．总部－经销商模式
此模式与“总部－分公司模式”类似。总部使用总部业务系统，经销商使用下级经销商业务系统完成与总部的业务处理，同时管理自身与经销商客户的业务。经销商的客户（二级经销商、加盟专卖店）使用客户端或者零售系统与经销商进行业务处理。
4．总部－客户模式
总部使用总部业务账套，需要总部直接管理的大客户使用客户端与总部进行业务处理。
5．总部－分公司－办事处模式
此模式为“总部－分公司”和“总部－办事处”模式的综合。总部使用总部业务账套，分公司使用分公司业务账套，分公司下属的办事处作为分公司的销售部门，同样使用分公司的业务账套。分公司的客户、办事处的客户，都使用客户端与分公司和相应办事处进行业务处理。
6．总部－连锁专卖模式
总部使用总部业务系统，总部的自营专卖店同样使用总部的业务系统，作为总部的销售机构，而加盟专卖店可以使用自己的业务系统。
7．多业务总部模式
某些企业针对不同的产品设立不同的事业部，事业部实行研发、采购、生产、销售一体化管理，独立考核；而在各地建立企业统一的销售平台管理机构，各事业部利用统一的销售平台实现分销，既解决企业成本细化分解的问题，也解决各地销售资源的利用效率问题。在这种情况下，每一个分公司需要面对不同事业部的不同部门（如商务部、财务部等）。
三．分销管理的目标
1．提高公司业务透明度，规范分支机构业务过程
由于客户和业务数据都由系统所管理，销售和采购实施流程式审核过程，避免公司业务被少数业务人员所把持的情况，避免分支机构管理不规范，避免客户流失。管理人员也能随时了解下属的工作情况，便于监督和管理。
2．及时把握各地库存，确保及时供货，降低库存
供应商可以及时了解公司的库存情况，因而也能更为合理地安排生产，以保证供应。采购方了解供货方的库存及供应能力，各方都可以把库存降到最合理的程度，同时又能避免缺货情况。
3．提高效率，降低误差
由于企业内部与企业之间都通过联网操作，大大减少了企业管理信息失真或者延迟的问题，避免了纸面工作和差错；管理人员即使不在办公室也能对公司的业务情况了如指掌。
4．改善对分公司及分销商的管理
总公司可以及时查询分公司的各种经营数据和分销商的销售及库存情况，并根据系统自动处理的数据进行全面的调控，总公司与分公司及分销商之间通过网络传递和处理定单，并及时得到总部的调配和支持。
5．快速提供决策依据
系统能及时把最底层的数据收集上来，并提供包括分支机构销售、库存、费用等方面的数据，决策者根据这些数据可以更加快速地作出正确的决策。通过我们的系统，总公司可以对分销网络中的各节点实行标准的管理并进行实时监控，因而增加分销节点，不会导致管理失控的问题，还能缩短企业领导决策时间。
6．以客户为中心，建立完整的客户服务管理网络
通过系统帮助企业整合记录企业销售乃至其它部门及分支机构每一人员所接触的客户资料，并进行统一管理，形成包括对客户类型的划分、客户基本信息、客户联系人信息、企业销售人员的跟踪记录、客户状态、合同信息等在内的客户档案，并以此为基础进行客户接触管理、客户反馈与投诉管理，最终形成客户综合指标评定从而提高公司对客户服务质量和客户忠诚度，为企业持续发展培养了稳定的客户资源群体。
7．提高企业核心竞争力
通过系统优化企业商业流程并实现自动化，减少企业运营成本，提高运作效率；使企业与其上下游伙伴之间联系更紧密，从而提高整个链条各方的竞争力。
8．提供企业IT外包的增值服务
提供网络的可靠性、传输速度，系统硬件的性能及冗余，系统软件的安全和高效，应用软件的用户友好及稳定运行的服务。保证分销系统不仅满足用户的功能要求和性能要求，同时能够保证用户高效成功的应用本套系统。使企业可以更加专注于自身的业务，在节省资源的基础上得到满意得服务。
四．分销管理的系统功能与作业流程
下面以用友ERP系统中“分销管理”系统为例，说明分销管理的系统功能与作业流程。
1．分销管理的系统功能
系统由4个相对独立，但可以无缝组合使用的子系统组成：
（1）业务管理子系统：处理业务流程与数据，实现电子商务；
（2）综合查询子系统：汇总下级系统上报的各类数据，生成各类报表，供企业管理人员查询；
（3）系统管理子系统：系统管理员专用，对整个系统进行管理和维护；
（4）财务管理子系统：处理分支机构的财务数据，实现网上理财。
其中业务管理子系统是分销管理系统的主体部分，包含了产品的绝大部分功能模块，既能实现集团企业与分支机构之间的网上业务处理与查询，也能实现分支机构或者渠道伙伴的内部资源管理。分支机构或者渠道伙伴的系统主要由业务管理子系统和财务管理子系统二部分组成。

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