09专升本WORD表格补充内容(函数与排序)
一、说明
WORD 2003表格部分内容繁多,全国一级及专升本考试要求非常细致。为此,本文中将补充WORD 2003表格中函数与排序。请认真学习,并在以后的EXCEL时联系对比体会。
上一篇讲述了WORD表格排序过程中的注意事项及几个典型例题,在本篇中将讨论表格中的函数计算问题。首先,还是再来回忆一下数据清单的概念(这个概念太重要了)。
二、数据清单概念回忆
关于数据清单的概念是学习好WORD 2003表格及EXCEL的基础。为此,在中国石油大学出版社出版的《计算机文化基础》(第7版)第133页对其结构特征作了详细说明。尽管WORD部分没有明确提出这一特征,但是也默认遵循这一特征,需要认真体会。大致如下:
系别 | 学号 | 姓名 | 课程名称 | 成绩 |
信息 | 991021 | 李新 | 多媒体技术 | 74 |
计算机 | 992032 | 王文辉 | 人工智能 | 87 |
自动控制 | 993023 | 张磊 | 计算机图形学 | 65 |
经济 | 995034 | 郝心怡 | 多媒体技术 | 86 |
信息 | 991076 | 王力 | 计算机图形学 | 91 |
数学 | 994056 | 孙英 | 多媒体技术 | 77 |
计算机 | 992089 | 金翔 | 多媒体技术 | 73 |
计算机 | 992005 | 扬海东 | 人工智能 | 90 |
自动控制 | 993082 | 黄立 | 计算机图形学 | 85 |
(1)数据清单的第一行必须为文本类型,称为字段行。即系别、学号等都称为“字段”。
(2)从第二行开始,每一行作为一个整体不可分割,每一行称为一个“记录”。
(3)每一列数据类型必须是相同的。
(4)中间不允许出现空行或空列。
(5)上述表格的前面或后面没有“特殊的行”。例如,下面表格中的总计行就不是一个记录。
系别 | 学号 | 姓名 | 课程名称 | 成绩 |
信息 | 991021 | 李新 | 多媒体技术 | 74 |
计算机 | 992032 | 王文辉 | 人工智能 | 87 |
自动控制 | 993023 | 张磊 | 计算机图形学 | 65 |
经济 | 995034 | 郝心怡 | 多媒体技术 | 86 |
信息 | 991076 | 王力 | 计算机图形学 | 91 |
数学 | 994056 | 孙英 | 多媒体技术 | 77 |
计算机 | 992089 | 金翔 | 多媒体技术 | 73 |
计算机 | 992005 | 扬海东 | 人工智能 | 90 |
自动控制 | 993082 | 黄立 | 计算机图形学 | 85 |
总计 | 728 |
或者下面表格中的第一行(学生成绩表):
学生成绩表 | ||||
系别 | 学号 | 姓名 | 课程名称 | 成绩 |
信息 | 991021 | 李新 | 多媒体技术 | 74 |
计算机 | 992032 | 王文辉 | 人工智能 | 87 |
自动控制 | 993023 | 张磊 | 计算机图形学 | 65 |
经济 | 995034 | 郝心怡 | 多媒体技术 | 86 |
信息 | 991076 | 王力 | 计算机图形学 | 91 |
数学 | 994056 | 孙英 | 多媒体技术 | 77 |
计算机 | 992089 | 金翔 | 多媒体技术 | 73 |
计算机 | 992005 | 扬海东 | 人工智能 | 90 |
自动控制 | 993082 | 黄立 | 计算机图形学 | 85 |
三、WORD表格中的函数与计算
WORD表格中的数字运算能力是非常弱的,但是其内置的表格提供了极强的不规则表格编辑功能,例如表格中可以嵌套表格等。
因此,在实际使用中,当涉及到极少或非常简单的表格数字运算时,或要求创建相当不规则表格时,一般使用WORD内置的表格来实现。
但是,当要求极强的运算功能或仅仅是简单的表格时,使用EXCEL实现则更为简单方便。
为了应对简单的运算要求,WORD2003表格中也引入了18个粘贴函数,它们是:
- ABS:绝对值函数。
- AND
- AVERAGE:平均值函数。
- COUND:计数函数。
- DEFINED
- FALSE
- IF
- INT:取整函数。
- MAX:求最大值函数。
- MIN:求最小值函数。
- MOD:取余数函数。
- NOT
- OR
- PRODUCT:取乘积函数。
- ROUND:四舍五入函数。
- SIGN:符号函数。
- SUM:求和函数。
- TRUE
对于上述函数,仅有红色的两个为基本要求。
下面,我们通过一个例子来看一下WORD表格中的计算能力。
要求:对下面表格计算总分及平均分两栏数据。(注:表格试题的语言描述是不太确定的,因此,根据题意并结合实际表格中数据间的关系作很好的审题才是上策)
姓名 |
课程名称 |
数学 |
语文 |
总分 |
平均分 |
王文辉 |
人工智能 |
87 |
99 |
||
王力 |
计算机图形学 |
91 |
88 |
||
郝心怡 |
多媒体技术 |
86 |
87 |
||
李新 |
多媒体技术 |
74 |
99 |
||
孙英 |
多媒体技术 |
77 |
88 |
||
金翔 |
多媒体技术 |
73 |
73 |
||
张磊 |
计算机图形学 |
65 |
65 |
分析:上面的表格是一个标准的数据清单。求和使用函数SUM,平均值则使用AVERAGE。
下面先求和。步骤如下:
(2)单击菜单“表格”-“公式”,然后作如下图所示设置。
(3)单击“确定”确定第一个记录的总分值计算。
(4)选择刚才计算出的单元格数值,然后按下组合键Ctrl+C复制到剪贴板。
(5)选择如下图所示的单元格区域,然后按下组合键Ctrl+V进行公式的粘贴。
(6)注意,此时复制过来的仅仅是第一个记录计算使用的公式,并没有根据当前行(记录)数据之间的关系进行重新计算。因此,需要我们根据当前行(记录)数据之间的关系进行重新计算。
(7)恰好,此时下面的单元格区域还处于选择状态(否则需要再选择),按下F9功能键,进行域的重新刷新计算。至此计算结束。
接下来,再计算平均值一栏。直接使用WORD的公式能够计算吗?不能。
从这一点足以反映出WORD表格计算能力。
但是,办法还是有的,非常勉强。现提供如下两种实现方法的思路供同学参考。
(1)你可以先把总分栏想办法暂时删除掉(想法以后再恢复)。然后,使用AVERAGE函数计算出平均分一栏,再把总分栏恢复回来。
(2)把上述表格区域复制到EXCEL中,使用EXCEL的计算方法计算出结果,再复制到WORD中。
最后的补充:WORD表格中也引入了单元格地址的概念,例如A1,B2等,尽管没有明确在课本上指出。但是,即使如此,它们也都仅仅是相当于EXCEL中的绝对引用地址,而没有如EXCEL中的那么丰富的各种地址概念,因此WORD表格中的计算功能是相当弱的。
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