一、云计算模式下档案信息管理与服务的优势

(一)云计算能使信息资源服务更完善

通过云计算对档案信息进行管理,可以使信息资源服务更完善。譬如:从技术的角度来看,云计算资源的伸缩度、资源的集成化管理等各种功能,都是通过应用软件来实现的。通过网络连接的档案数据库虽然有存储功能但属于分布式模式,不能进行集成化管理。通过应用软件,建立规格一致的接口,与一站式检索界面进行结合,用户可以通过本地计算机网络接入到“云”中,实现集成化服务。使用一站式检索界面,实现集成服务,不仅完善了档案信息的管理质量,而且还提高了服务水平。

(二)云计算可以实现信息资源服务多元化

档案资源通过云计算模式进行信息技术处理后,所有资源都储存在云中,进行统一管理。用户只需要会操作应用程序,在规定的权限内进行操作就行,不需要掌握原理性知识和技术性问题,使用更为快捷方便。云计算服务可以是档案信息随时可查,随时管理,随时提取。在高校,可以通过云计算档案管理模式,把档案资源全部输入到“云”中进行整合。尤其是高校图书馆,不仅档案资源丰富,而且类别繁多。在云计算模式下,建立高效数字化档案馆,不仅可以给用户提供各种个性化的服务,而且还可以提高信息服务的有效性。

(三)云计算节约了基础设施的维护成本

随着社会的进步,信息技术日新月异。档案信息系统在维持日常运营过程中,计算机软硬件设施的升级和开发必不可少,各种基础设施的更新换代需要投入大量的资金。使用云计算,提供云计算服务的供应商负责解决维护计算机基础设施的工作,这样大大节省了维护成本。

(四)云计算提高了档案工作人员的专业技术水平

通过云计算模式,使档案管理人员的工作方式发生了重大的变化,对信息技术有了全新的认识,为在工作中能得心应手,根据工作需要进行必要的职业技能训练,不仅提高了工作人员计算机操作能力和对网络的认知能力,也提高了档案工作人员的责任意识,使云计算的服务质量也得到进一步提高。

二、云计算模式下档案信息管理与服务面临的问题

(一)云计算模式下档案信息存在安全问题

云计算的服务是依赖于互联网,“云”端档案信息数据的安全性非常重要。一旦丢失,后果不堪设想。就技术方面来说,将数据放置于“云”上更安全。但是档案类的数据安全和保密问题焦点在政策层面上。云计算企业的管理策略、企业信誉,或者国家政策都有可能对云计算下档案信息数据资源的安全性造成极大的影响。档案行业对安全性的要求尤其突出,如何保证档案信息和数字档案资源的安全是正确运用“云计算”技术的核心问题。

(二)云计算模式下存在服务器协议不同和接口的特定性问题

档案信息资源的管理与服务,有其自身特性,服务器配置和使用的服务器操作系统也有其特别性。不同的档案信息,管理方式不同,所以服务器的配置和服务器操作系统等方面也有差异,这样给档案应用云计算技术带来了麻烦。与此同时,云计算服务供应商根据不同平台开发的特定软件接口进行管理,假如某一档案中的协议和接口与云计算的接入不匹配,将会延长云计算的利用时间。

三、云计算模式下档案信息管理与服务的创新策略

(一)建立确保档案信息安全的系统

为确保档案信息不被非法访问和使用,可以对用户进行访问控制和权限管理。不同的用户具有不同的权限,譬如:档案数据的更新、维护、开发利用等由档案工作人员负责。为确保数据的安全,需要建立档案信息安全系统对云计算模式下的普通用户、档案工作人员和云计算服务供应商进行合理的权限划分与管理。

(二)制定相关政策完善云计算的标准

云计算为档案信息管理与服务的内容、工具和平台提供了方便,但云计算在档案信息管理工作中的应用仍需要较为严格的规章和政策支持。没有标准统一的行业应用规范和技术标准,档案管理部门在选择云服务供应商时就会有所迷失,也会受到限制。因此,应制定相应的政策,完善云计算的标准,确保云计算在档案信息管理与服务中正常运营。

四、结论

云计算的出现和发展,给档案信息管理与服务带来了重大变化。不仅完善了档案信息资源,而且使档案管理的服务理念发生了转变,具备多元化、个性化的服务,使用户获取档案信息更方便快捷。