高效办公之云端实时协作企业办公软件：石墨文档

石墨文档教学

1、注册及入门
2、在线文档功能使用（核心内容）
- 1.简洁大方、优雅舒适
- - （1）文本样式
  - （2）优秀的插入功能
  - （3）格式刷功能
  - （4）一键分享
  - （5）其他不错的功能
- 2.在线编辑、实时保存
- 3.多人协同、小组作业
- 4.统一账号管理
3、在线思维导图、PPT、Excel、表单、白板等功能使用
- 1.在线思维导图
- 2.简洁的PPT
- 3.Excel、表单、白板
4、优质免费模板使用
5、协作平台等其他功能
6、2021年更新（2021-07补充）
- 1.界面改版
- 2.新增公式功能
- 3.偏好设置
7、课程相关资源

石墨文档是一款免费的在线协同办公平台，可以多人同时在线编辑Word，Excel等文件，对于个人来说，它则可以作为一个笔记或者知识点整理的平台。
笔者是石墨文档的一个重度爱好者，它的出现某种程度上让笔者直接舍弃了OneNote，通过石墨文档，笔者可以方便在公司、在家、在任何有网络的地方使用石墨文档，查看/编辑/分享内容，而且笔者最喜欢它的一点就是它的简洁大方，和它如2015年初见iPhone时的设计美感。
石墨文档目前提供如下一些功能：文档、表格、幻灯片、思维导图、表单、白板等功能，我用的最多的是它的文档功能，其实就是把它用作一个在线的Word，而且它提供文件夹管理，分享管理，协作管理，还可以上传文件，非常方便。

在线演示：https://shimo.im/docs/NixmLxbcHsYFdit3/ 《北美高校行程安排》，这是我给一个长辈安排的北美访学安排，里面的排版可以供参考。

1、注册及入门

我们不介绍官网介绍的一些花里胡哨的功能，只讲最核心的功能。以下是官方教程文档的介绍：https://shimo.im/doc/5CfOoxBGJnYNweU1/ 《欢迎使用石墨文档》；个人感觉不太详细，而且主要突出一个协作功能，而没有突出笔者最常用的笔记整理功能（实时保存，在线分享，统一账户管理，支持多人协作）。此外，在石墨文档的帮助文档里也有不少知识点：https://shimo.im/help，不过内容较多，我们会挑一些重要的讲解。
首先第一步是注册一个账号，这个可以用邮箱注册，也可以使用微信号注册，建议邮箱注册后可以绑定微信号，这样电脑手机端查看都方便。
注册完毕后，登录账号，在界面的右上角可以新建文件夹或者文档文件（2021年7月界面做了一些改版，新建按钮略微有些不一样，详情可以参考本文档”第六章：2021年更新”版块），如下图所示：

2、在线文档功能使用（核心内容）

普通读者看完这一章即可，这一章是笔者使用石墨文档最多的内容：在线Word文档，当然如果您有自己的其他需求，也可以继续学习第三、四、五章的内容，肯定也是会有很多收获的。

1.简洁大方、优雅舒适

石墨文档的界面及字体都非常有设计美感。

这里主要介绍下其文档功能，其功能简而精，如下图所示：

这里主要用到如下几个内容：

（1）文本样式

点击左上方，可以设置文本样式，通常文本默认为正文格式，我们可以通过设置标题、副标题、标题1、标题2等来使得文档富有层次，如下图所示（选中段落即可设置）：

（2）优秀的插入功能

石墨文档的插入功能也非常给力，甚至在某种程度上我把石墨文档当做一个“百度网盘”，我经常把文件传传到石墨文档上，然后方便以后进行下载。
笔者用的最多的是下图所示的6个插入功能：图片、表格、超链接、代码块、引用和附件。

a.图片：其中图片可以从这儿上传，也可以直接打开微信电脑端后，Alt + A快捷键截图后，Ctrl + V复制到这儿来。
点击图片后，可以裁剪和设置图片边框（一般不会设置边框）

b.表格：可以自己选择几行几列，创建完毕后，可以在表格上新增或者减少行数，也可以合并单元格，如下图所示：

点击表格，会出现如下图所示的菜单栏，这里我们可以设置合并单元格，加单元格颜色，水平居中，垂直居中等属性。

其中水平居中对齐右边的按钮是垂直居中对齐，如果是横向居中对齐的话，可能会用到。
通过拖动行和列之间的缝隙，也可以调节行宽和列宽。
c.超链接
通过插入超链接，可以在文本中插入网址链接，例如，这个华小智智能平台的官方网站，点击名字可以实现跳转。

d.代码块
代码块是我非常喜欢的一个功能，因为这个在我整理Python书籍的时候，非常方便我将代码整理下来，如下所示：

document.querySelector('video').playbackRate = 3.0;

或者长一点的代码：

import matplotlib.pyplot as plt
x = [1, 2, 3]
y = [2, 4, 6]
plt.plot(x, y)  # 绘制折线图
plt.xticks(rotation=45)
plt.show()  # 展示图形

其中它默认为Plain text格式，如果选择为Python的话，则会将一些Python特定的语法通过不同颜色进行显示，如下图所示：

对于代码块，如果不小心将其设置为居中对齐了，需要选中相应内容，并顺便选中其上面或者下面的正文，然后才可以通过界面右上角选择左对齐或者两端对齐。

e.引用
引用的话，则是可以将普通正文，转换为引用的格式，如下所示：

或者引用名人名言：

其中，可以在引用中设置字体格式什么的，比如字号，加粗，斜体，下划线，颜色什么的，不过除了加粗偶尔用用外，其他推荐使用默认内容。

f.附件
石墨文档现在还可以插入附件，例如下面插入了一个Word文件，也可以插入其他类型的文件，这个是我非常喜欢的一个功能，几乎某种程度我将石墨文档当作了一个个人网盘。

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一般我都是直接从文件夹中把文件拖到石墨文档中，你也可以选择插入，然后选择附件，再选择相关文件。插入之后可以选择附件，然后选择居中对齐。
附件上传后，点击即可下载，也可以通过右上角的分享按钮，将该文档分享出去，这样别人就能下载该附件了，注意分享的时候，记得勾选公开分享按钮，如下图所示：

如果附件不小心有了文本格式，例如标题1，那么会干扰目录，此时就可以选中附件，然后将其文本格式改为“正文”即可。

（3）格式刷功能

通过格式化我们可以快速地将某些文本格式套用到其他文本上（比如字体，颜色，是否加粗等文本格式），这里主要讲解一个小技巧，双击格式刷，可以批量的刷格式，如下图所示：

当双击之后，选择某一个文本之后，就可以一直刷了。如果想退出，点击Esc即可。

（4）一键分享

通过下图所示内容，可以一键分享文档。

你也可以在文件上右键单击或者点击齿轮状的设置按钮，也可以分享：

（5）其他不错的功能

除了上面说的文本样式、插入功能、格式刷、一键分享功能外，石墨文档的功能栏里还有很多不错的功能。
a.例如调节字体，字号，加粗，斜体，下划线，划线，颜色，备注色，如下图所示：

注意，加粗，是可以通过Ctrl + B快捷加粗的。

b.这里有个注意点，我们尽量不要用下图所示它自带的序号格式，通过手敲数字序号，不容易丢失格式，而且方便调节。

c.然后任务列表是可以进行一些任务安排的时候使用的，如下图所示：

如果在上面按一次Enter回车键，下面会自动出现一个方形的认为列表格式，连续按两次Enter回车键，会自动转为正文。

d.至于缩进功能的话（如下图所示），一般很少用，一般使用Tab键（键盘左上角）进行缩进，BackSpace键（键盘右上角）或Shift + Tab来取消缩进。

e.最后讲一下这个对齐方式，一般默认为居左对齐，如果需要也可以设置为两端对齐，如下图所示：

此外还有个行距可以调节，但是建议不要调它。

f.查看图片与下载
双击图片，可以放大图片，然后可以点击右下角下载原图。

g.复制段落连接
有的时候，我们想在一篇文章实现段落跳转，比如在这里我想插入一个链接是本文最后的一个小节的内容：EV录屏软件的使用。此时你点击左边的蓝色的文字，就会跳转到本文最后一个小节段落。

那么这个是如何实现的呢，其实非常简单，点击段落的时候，左侧会显示一个功能按钮，此时点击该功能按钮，有个选项为：复制段落链接，点击之后就复制了这个段落的链接，然后在想要插入段落链接的文字处，通过插入 -> 插入链接的方式，就可以插入这个段落链接了。

此外，这个除了可以复制段落链接外，也可以设置文本样式，比如设置为“标题1”，“正文”，“引用”等，不过这些操作，我还是更倾向于使用上方的菜单栏完成。

2.在线编辑、实时保存

真正的在线文档，快速自动保存，每一台电脑都通过账号密码登录，方便快捷。

而且可以在右上角查看历史记录，并且可以将文件还原到历史版本。

点击右上角的设置按钮，可以支持多种格式导出：

通过上图所示的文档信息，则可以查看字数，和该篇文档被多少人查看过。

想查看字数的话，还可以Ctrl + A键全选整篇文档，然后它会自动显示字数：

导出Word后的格式问题
导出成Word后的一些注意点：如何批量调节行间距和段间距。
首先导出成Word后，启用编辑。

然后选择中文字，选中样式，右键选择“修改”：

格式中选中“段落”：

进入段落后，取消“如果定义了文档网格，则对齐到网格”的勾选状态。这样行间距就会恢复正常，同样，这里也可以设置段前段后距离，和行距（如果不把“如果定义了文档网格，则对齐到网格”勾选掉的话，直接设置行距效果不好）。

快速访问功能
可以将文件或者文件夹（点击文件或文件夹上的齿轮按钮，如下图所示）添加到快速访问，然后在左面右侧的快速访问栏就能看到相关的内容。

对于文件，也可以通过如下方式添加到快速访问：进入文档后点击右上角的设置按钮，然后点点击添加到快速访问按钮

高效的搜索功能

不仅可以搜索文件名，还可以搜索文件里面的内容。

创建副本
如果想复制文档，可以选择文档后，右键选择“创建副本”，那么就会在文档所在的文件夹创建一个复制文件了。

文档命名
创建完副本文件后，如果想要重命名的话，可以右键进行重命名。

也可以进入文档后，在文档右上角进行重命名：

移动文件
如果想把文档移动到其他文件夹（例如把刚刚创建的副本文件移动到其他文件夹），可以右键选择“移动”即可。

3.多人协同、小组作业

对于同一个文件可以邀请多个人进行写作，如下图所示：

对于文件夹也可以邀请同事来进行协作，如下图所示，如果是桌面上的单个文件，也可以使用类似操作进行互相协作。

添加协作者的话，可以添加已有的石墨账号，也可以添加微信好友，通过扫描二维码就可以进入协作群。
协作的话，会在左侧可以看到哪些文字是谁编辑的，如下图所示，而且可以多人同时编辑，这个也是石墨文档非常强大的一个地方。

评论功能
石墨文档还有一个强大的功能，就是可以在文档右侧添加评论功能，而且评论功能不仅可以@人，还可以@文件。其实在文档中也能@人或者@文件。

协同办公平台功能（主要是能够像网盘一样传文件到文件夹里，而不是像之前说的仅仅可以传到文档里），详见本文第五节：五、协作平台等其他功能。

4.统一账号管理

选择谷歌浏览器登录，谷歌浏览器可以保存账号密码，这样的话，就可以不用重复属于账号密码了，谷歌浏览器官方网站：https://www.google.cn/chrome/。

ChromeSetup

我的桌面
工作台功能

账号和微信绑定

两个账号合并
有一天，你发现自己有两个石墨帐号，一个是用微信登录的，一个是用邮箱A登录的。
如何把邮箱和微信绑定在同一帐号上？

首先，你需要搞到一个邮箱B（如果没有，可以新注册一个）
如果你想留下邮箱A登录的那个石墨帐号：

如果你想留下微信登录的那个石墨帐号：

原理：每个帐号都需要有至少一个登录方式，微信和邮箱都算。如果想解绑微信，必须要让那个石墨帐号拥有第二种登录方式，即邮箱，所以绑定一个邮箱后，才能解绑微信。

如果误删了文件怎么办
如果是误删了文档中的文字，可以通过下图所示的查看历史来进行复原：

如果是整个文件给误删了，则可以到桌面的回收站中寻找，如下图所示。

如果还有其他疑问的话，可以参考上图左边的官方文档：https://shimo.im/help，或者如下图右下角所示的在线客服询问相关问题。
石墨文档也有APP，有需要的也可以下载，方便在手机上查看与编辑文档。

3、在线思维导图、PPT、Excel、表单、白板等功能使用

除了Word文档外，还提供表格、幻灯片、思维导图、表单、白板等功能。

1.在线思维导图

石墨文档还提供免费的思维导图功能，虽然不如Xmind功能多，但是胜在简洁大方，且操作简单，最重要的是还免费。
https://shimo.im/mindmaps/tdTdXDCgY9PPX9hk/ 《思维导图演示》

具体使用也非常简单，在桌面右上角选择新建 - 选择思维导图

然后就可以进行思维导图的制作了，其中核心操作就两个快捷键：

所谓同级主题和子主题如下所示：

或者点击菜单栏的按钮也可以完成同样的操作，如下所示：

除了这两个核心操作外，还有些其他比较有用的快捷键操作：

也可以通过菜单栏中的按钮进行操作：

通过如下按钮，可以设置字体：

此外，我们还可以调节思维导图的样式，如下图所示可以修改为左右布局。

我们可以通过Ctrl + 滚轮键放大缩小界面大小，也可以通过 - + 按钮来操控：

通过如下按钮，可以将思维导图全屏展示：
左侧可以选择展示目录结构（这个我用的倒是很少）：

滑块滑动查看更多内容：

一键分享与协作：
右上角也可以设置分享与协作：

分享的时候记得勾选下图所示按钮：

导出文件
我们可以通过如下按钮导出文件为图片或者Xmind格式的文件，我们也可以通过微信PC端的快捷键Alt + A截图我们创作的思维导图。

https://shimo.im/mindmaps/tdTdXDCgY9PPX9hk/ 《思维导图演示》

2.简洁的PPT

在新建文件的时候，同样可以新建PPT文件，如下图所示：

石墨文档的PPT功能非常简洁，几乎没什么太多花里胡哨的功能，非常对我的胃口，如下图所示，或者参考如下链接：https://shimo.im/slides/V6RdgpqW9tKC6TxG/ 《流程宝PPT演示》，这个我在给合规风控部做一个流程管理系统前先用石墨文档的PPT画出的一个概念图（主要用到的就是文字和形状功能。)

石墨文档最大的有点就是字体和颜色都非常的高级，让人看着非常舒服，它的PPT的主要功能也就是写文字，传图片，设置一些简单的形状，但已经足够用了，如下图所示，分别对应：文字/图片/直线/箭头/矩形/圆形。

选中文字或者形状后，右侧可以设置文本或者形状格式，以及对齐方式等。

如果想插入框线，可以选中图形，然后设置填充色为无，设置边框颜色即可。
比较复杂一点的，也就是石墨文档给设置了一些还不错的排版布局：

3.Excel、表单、白板

石墨文档目前还支持Excel表格功能，表单功能（类似问卷调查表，有点类似问卷星，个人觉得比问卷星美观一些），白板功能（就是一个空白的画布，用来做头脑风暴的）。
（1）Excel
这个Excel功能，我通常用来开放编辑权限，让同事填一些材料，省得我一个个去汇总，如下图所示：https://shimo.im/sheets/kqQyvq6cQCqCRyjC/MODOC/ 《Python培训自主登记》

当然你也可以使用里面更多的功能，石墨文档的Excel功能做的还是相当完善的，基本Excel中有的功能，石墨文档也都有了。
（2）表单
表单功能也是相当不错的，尤其是当你需要制作问卷调查的时候，非常简洁美观，而且涵盖大部分你可能需要的功能，例如我制作的这个问卷调查：https://shimo.im/forms/UdTWx5pS9twMxHX9/ 《新员工满意度调查》

（3）白板
在新建文件的时候，也可以新建白板文件，其实就是一个空白的画布，如果你是ipad或者surface这种触屏式的笔记本电脑，用它就比较方便，其实这个功能和OneNote比较像，不过我个人用的很少，感兴趣的读者可以重点关注下。

4、优质免费模板使用

模版众多，应用广泛
丰富的文件模版，可以用来做会议纪要，亦可以用来制定旅行计划等。

针对不同的业务板块，有不同的精致的模板。

且分别有Word模板和Excel模板。

5、协作平台等其他功能

协作空间，也叫作团队空间，有点类似之前讲过的多人协同的升级版，点击左侧的加号，可以新建一个团队文件夹。

团队空间，就类似于一个可以协作的百度网盘，除了正常的协作外，还可以在文件夹里上传大部分文件，无论是pdf文件，还是exe文件，都可以直接拖进去。

https://shimo.im/docs/XvqWVqhxCVktYvKP/ 《华能信托全球精英计划》

6、2021年更新（2021-07补充）

1.界面改版

1.新建文件的方式改版；
2.快速访问给移到左边了
3.团队空间默认折叠了（这个不太重要）

2.新增公式功能

点击右上方”插入“，然后选中”数学公式“

然后选中要插入的格式，然后填写相关内容即可，不用在乎它所谓的TeX公式，你只需要将要写的内容替换即可。

3.偏好设置

可以修改一些设置，例如点击文档时，是“在新标签页打开”还是“在当前标签页打开”等

7、课程相关资源

请点击获取。