蔡盈芳

内容摘要  本文论述了企业数字档案馆总体架构的研究现状、研究的意义，提出了企业数字档案馆总体架构的层次模型，并对模型各部分简要功能进行说明，总结出数字档案馆总体架构的层次模型对于企业进行数字档案馆建设的启示。

关键词  数字档案馆  总体架构  模型研究

数字档案馆是信息技术广泛应用的产物。随着信息技术的深入而广泛的应用，档案机构不仅在管理手段上发生了由手工管理向计算机管理的转变，而且管理对象也在发生巨大的变化，传统载体档案正变得越来越少，取而代之的是大量的以数字形式出现的新型载体档案。随着管理手段和管理方式的变化，一种新型的档案馆——数字档案馆应运而生。

何谓数字档案馆？对数字档案馆定义，目前存在诸多的版本，但大多是通过借用数字图书馆的定义来进行表述。笔者比较赞成的定义是由深圳市档案局编写的《数字档案馆概论》一书中对数字档案馆所下的定义：数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对文件和数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

从上面定义中可知，数字档案馆在本质上是一个信息系统，研究数字档案馆的总体架构就是研究一个信息系统的总体架构。

一、企业数字档案馆总体架构的研究现状及意义

（一）企业数字档案馆总体架构研究的现状

近年，大陆已有不少档案机构开展了数字档案馆的建设，如深圳档案馆率先在建成了数字档案馆，之后青岛市数字档案馆建设项目也通过了验收。2006年底，哈尔滨市档案馆、苏州市档案馆等数字档案馆建设项目相继验收。这些已建成的数字档案馆有一个共同特点，它们都是国家综合档案馆。相比于国家综合档案馆，企业建成的数字档案馆相对较少，只有江苏电力于２００４年１２月２１日宣布建成了数字档案馆，并通过了国家档案局的验收。

对于综合型档案馆建设，从其架构到建设内容在国内已有相对比较统一认识，然而，由于企业数字档案馆建成数量少，档案界对此研究相对簿弱，企业数字档案馆的架构缺少统一的模型。

（二）研究企业数字档案馆总体架构的意义

第一，企业数字档案馆与政府机构综合型档案馆的数字档案馆在业务流程和管理对象上有其特殊性。虽然有不少档案馆开展了数字档案馆项目的实施，但这些数字档案馆大都集中在政府部门，而企业则相对较少。形成这种局面固然有企业对档案工作重视不够的原因，但更重要的原因恐怕就是企业数字档案馆由于其管理对象的特殊性，其业务流程与国家综合型档案馆有较大的差异。特别是大中型企业档案馆，管理对象多种多样，有文书档案，有科技档案，而科技档案又有产品档案、工艺档案、建设项目档案等等，种类达20多种。而从业务流程来看，企业档案馆不仅要对档案进行管理，而且还要对科技文件材料进行管理。管理对象和业务流程的差异使其在数字档案馆建设时的总体框架和建设内容与国家综合档案馆有较大区别，大多数企业尚不能十分准确把握企业数字档案馆的总体框架模型和建设内容，更无法确定建设目标。

第二，企业数字档案馆总体框架决定数字档案馆建设的内容，对数字档案馆建设的质量起着决定性的作用。尽管企业数字档案馆建设工作内容繁多，但本质来说是一个信息系统的设计与实施，任务信息系统的设计与实施都是从总体框架逐层自顶向下设计的，这是任务信息系统通常采用的生命周期法。信息系统的总体框架决定了其所属模块的结构和细节，同时也决定了系统建设的内容，而这一切都是决定数字档案馆质量的关键因素。因此，企业建设数字档案馆必须先设计出总体架构，再由总体架构派生出建设细节和建设内容。

第三，一个统一的企业数字档案馆总体架构模型有利于数字档案馆档案信息的共享与系统集成。数字档案馆在本质上是一个任务信息系统，其总体架构决定了其详细的体系结构，而体系结构又决定了不同企业数字档案馆的信息共享与集成是否能够实现。体系结构相同的数字档案馆能方便的集成和信息共享，相反则难以集成和信息共享。一个统一的数字档案馆总体架构模型指导下建立起来的数字档案馆，则其体系统结构是基本相同的，则这些数字档案馆较容易实现集成和信息共享。

数字档案馆之间的集成与信息共享程度是决定数字档案馆作用能否充分发挥的重要因素，存在信息孤岛的数字档案馆是难以充分发挥作用的数字档案馆。特别是一些国有大中型企业，有集团公司，还有下属子公司，如果同一集团或行业所属的企业数字档案馆由于总体架构的不同，而使体系结构上互不相同，造成不能进行数据的交换和信息共享，更不能进行与集团公司集成，则其作用则会大打折扣。因此，中国需要一个统一的企业数字档案馆总体架构模型，用于指导和统一国内企业的数字档案馆建设，从而为数字档案馆的行业集成乃至集成为一个全国的数字档案馆网打下坚实的基础。

二、企业数字档案馆的层次模型及其各部分功能

数字档案馆在本质上是一个信息系统，但信息系统是有架构的，因此，数字档案馆总体架构可以简单定义为：数字档案馆各部件的构成框架。由于对部件的不同理解就构成了不同的架构方式，其中有概念架构、功能架构和硬件架构。

由于数字档案馆是一个由硬件、软件、数据库和人等组成的综合体，用功能架构和硬件架构都无法充分表述其所组成的部分，因此，这里只讨论其概念架构。运用概念架构，对数字档案馆各组成部分进行从低到高的分层抽象，形成了数字档案馆的层次架构模型。数字档案馆的层次架构模型就是数字档案馆组成部分的层次结构关系。

与传统的档案相比，数字档案馆在结构上有本质的不同。按照层次来分，企业数字档案馆架构从下到上应依次为基础层、数据库层、管理应用层、运行机制层及贯穿全过程的两大体系六个部份组成，各部分关系如图。

（一）基础层

数字化档案馆最底层是硬件及操作系统。硬件有网络、服务器及相应的存贮设备。与硬件处于同一层次还有操作系统软件，包括操作系统和数据库管理系统，其中数据库管理系统又是以操作系统为平台，并处于操作系统之上。硬件及系统平台是整个数字档案馆最基础的部份。

（二）数据库层

数据库层包括元据库、全文数据库、多媒体数据库、专题数据库共四个部分

（三）管理应用层

管理应用层是数字档案馆的核心，数字档案馆的主要功能基本在本层实现，管理应用层的主要由以下分系统组成：

1、数据采集分系统。数据采集分系统功能是通过人工输入、数据接口及其他各种方式对档案信息数据进行收集。该分系统还包括数字化加工功能，即对传统的非数字化载体档案进行数字化加工，包括对纸质档案的数字化处理，对声像档案的数字化采集，对图片档案的数字化扫描处理等。其加工对象主要有纸质档案、工程图纸、录音录像、缩微胶片、缩微平片等。

2、数据管理分系统。由于数字化档案馆需管理的数据量十分庞大，这些数据必须有专门的分系统来管理，这个分系统便是数据管理分系统，其功能不同于数据备份，而是对数据进行仓库式的管理。除此之外还对数字档案馆与各应用系统接口数据的管理。数据管理分系统的另一功能是对从数据采集分系统的采集来的数据进行系统化整理，组成档案保管单位，并进行日常的鉴定、统计等管理。

3、利用管理分系统。对利用任务的调度管理，进行利用赋权等。

4、档案馆馆务工作的数字化。数字档案馆除对实体档案进行管理外，还有许多其他的业务工作，这些业务工作的数字化也是数字档案馆的一部分，它包括：

（1）文件中心管理。这是一个集档案管理功能与电子公文管理于一体的管理系统，它与其他的OA等文件管理系统不同的是它还集成了档案管理功能。该分系统以文件生命周期理论、前端控制和全过程管理理论为基础，对电子公文进行实时捕获与归档，通过加强元数据的管理增强对电子公文原始性和真实性的认定。

（2）科技文件材料。科技文件材料管理系统的管理对象是科技文件和图纸，主要有数据接收、分发管理、有效性管理、回收管理、资料点管理和调拨发送管理六部分，其主要功能有：

对科技文件材料的形成、审签、分发及技术状态进行管理，在没有实施PDM的企业可起PDM的功能；对企业各生产现场所需资料进行调剂，保证工作现场图纸和资料的现行有效性；完成包括电子文件的接收、复制、分发、版本控制、技术状态管理等。

（3）档案馆其他业务。包括库房环境的智能化管理，利用分析，档案人员动态管理（培训等），复制任务调度管理。这里尤其值得一提的库房环境管理的数字化，通过环境管理数字化可以自动管理和记录库房出入，自动记录温湿度并自动开启或关闭空调，自动报警等等，能大幅度地减轻档案工作人员的劳动强度。

5、信息发布。信息发布模块通过数字化档案馆网站将可提供利用的信息向用户公布，供用户查询利用。

6、信息开发利用。开发利用模块包括两部分功能，一是对数字化档案资源进行开发，形成信息成果与产品。其另一功能是负责与档案用户进行交互对话，给档案信息用户提供信息利用入口，接收档案用户查询并提供查询结果，记录档案用户利用过程，对用户记录进行分析和统计。

（四）运行机制层

数字档案馆运行机制就是数字档案馆运行所依赖的组织机构、管理制度、人才等，它是数字档案馆发挥效用所必须的重要组成部分，它位于数字档案馆的最顶层，对数字档案馆的运行起约束作用。

（五）标准规范体系与运行保障体系

1、数字化档案馆标准规范体系。标准、规范是实施数字档案馆工程的重要基础，也是数字档案馆日常运行必不可少的重要组成部分。面对数字资源形式的多样性，社会对数字资源共享要求的广泛性以及相关技术、设备不断发展、变化的动态性特点，结合建设内容，根据国际标准和通用标准，逐步推出相关的标准规范，并形成数字档案馆标准规范体系。标准规范的内容主要包括在三个方面：一是管理性标准规范；二是业务性标准规范；三是技术性标准规范。

2、数字化档案馆安全运行保障体系

数字化档案馆主要是运行信息技术，对档案信息进行管理，因此，数字档案馆必须有完善的安全运行保障体系作为保障。

数字档案馆的安全包括网络、系统、信息、物理等方面，要有可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面的安全。

三、数字档案馆总体架构的层次模型的启示

数字档案馆总本架构模型不单单是一个数字档案馆抽象的概念模型，从这个模型中反映出诸多重要信息。

第一、总体架构的层次模型可延生出数字档案馆的建设内容。总体架构层次模型是一个由数字档案馆各组成部分按层次抽象出来的模型，从这个模型中就能直观的映射出数字档案馆的建设内容。与该模型各层相对应的建设内容如下表：

第二总体架构的层次模型显示了数字档案馆各组成部分在数字档案馆中的地位与作用，有利于建设单位做出正确的建设规划。数字档案馆各组成部分是一个自低向上依次分步的层次结构，其各部分在数字档案馆所表现出来的作用各不相同。处于低层的组成部分是基础，中间层是核心，上层是重点，贯穿整个层次的是保障。正是由于各部分所处的地位的不同，使建设单位在制定数字档案馆建设规划时，可遵照“一步规划，分步实施”的原则，区分轻重缓急，有步骤有计划的安排各部分的建设，从而避免了一次性投资过大，降低了数字档案馆建设的风险，有利于企业数字档案馆的建设。

第三、总体架构层次模型给构建数字档案馆建设的评价指标体系奠定了基础。有关数字档案馆建设的评价问题尚未引起足够的重视，但随着这项工作的深入开展，数字档案馆建设水平的评价将提上议事日程。要对数字档案馆建设水平进行评价，就必须构建数字档案馆建设评价指标体系。由于缺泛数字档案馆的总体架构模型，使其建设内容无法确定，因此也就使建设水平评价指标体系难以构建。但是，通过分析数字档案馆的总体架构模型，明确数字档案馆各组部分和其相互关系，在此基础上再开展评价指标体系研究就容易得多了。

参考文献：

1. 薛华成主编.管理信息系统（第四版）.北京：清华大学出版社

2. 薛四新等主编.现代档案管理基础.北京：机械工业出版社

3.. 国庆主编.数字档案馆建设概论.北京：档案出版社

本文作者简介：

蔡盈芳，副研究馆员，长期从事企业档案信息化建设工作。1993年毕业于江西大学历史系档案专业，2000至2003年攻读江西财经大学工商管理专业研究生，现为北京交通大学信息管理专业博士生，航空工业档案馆信息技术处副处长。主持过档案馆系统、图书管理系统等系统的开发与实施，从事过企业PDM、ERP、CAPP等系统的实施，近年主要从事航空工业全行业数字档案馆建设的规划与指导工作。