文/金金
一周进步签约作者

01. 引言

在生活中，我们会遇到许多需要填写并提交电子版的表格。相信很多人都和我有同样的感受——制表人这样排版，实在是太不方便填写了！

他们干了以下让人抓心挠肝的事情：

在表格内用狂敲回车的方式来预留空位、用狂敲空格的方式让时间日期落款在页面右侧对齐、在封面填人名的区域使用带下划线的空格预留空位、封面各项无法对齐、需要打钩的地方只有一个干瘪的方块让人无法打钩、表的每个格子格式不一致、表格留的空不够写……

就像下图一样：

如此做表，整张表填下来，相当于需要自行再排版，填表人的内心是崩溃的。

为了既方便人们填写，又能让收上来的表格可以直接打印，需要制表人使用一定的技巧。

今天我就来手把手地教大家，如何做出一个贴心的表格。

02. 利用表格制作封面

封面可以用插入表格的方法来做，而不必猛敲回车。插入表格不仅方便调整各个元素的位置，还十分有助于利用框线设置成下划线的效果。

① 插入表格

制作此类封面一般选择插入两列的表格，而行数则根据需要填写的内容来确定。在「插入-表格」中选择合适的行列数量，生成表格。然后，在适当的位置输入内容。如下图所示：

在演示动图中，分别选中前三行单元格，通过「布局-合并单元格」将其变为三个整行单元格，分别用于放置logo、标题和副标题，下面的几行分别填写信息，如下图所示：

② 调整表格

在这一步，我们需要调整文字的对齐方式、字体字号，以及各行的宽度。

选中Logo、标题和副标题设置为「居中」，将须填写的各项名称设置为「右对齐」。

为了让各项目名称看起来整齐，可以采用拆分表格后「分散对齐」的方式。

选中要拆分的单元格「表格工具-布局-拆分单元格」，在弹出的对话框中保持行数不便，将列数设置为二，同时反勾选“拆分前合并单元格”，点击确定，此时该处已被拆分成两列。

选中文字并使用鼠标将其拖拽到左数第二列，保持选中状态，「开始-段落-分散对齐」（快捷键ctrl+shift+J），接着对其中不均匀的行做细微的调整，并调整表格框线的位置，即可完成。

此处，需要格外注意的是，前两行需要设置成“靠下居中对齐”，第三行为了跟第二行距离合适，则需要设置成“靠上居中对齐”，这样才便于下一步的调整。

调整字体字号较为简单，唯一需要注意的一点是：需要被填写的位置也要设置成与整个封面和谐统一的字体字号。

通过拉动表格各行的下框线，将各行的宽度调整到合适的位置。如下图所示：

在这个过程中，可以改变单元格的对齐方式，来确保其中内容在页面中位置的正确性。

③ 设置恰当的框线

到这里，我们的封面就大致做好了。

接下来只需要将表格的框线设置为“无框线”，再为需要填写的格子添加下框线，即可完成封面的设置。如下图所示：

如果觉得右侧充当下划线的框线过长，还可以将其分为两列，右侧列设为无框线，通过调整这两列的宽度来控制线的长度，如下图所示：

这样，一个优秀的封面就完成了！为大家展示一下打印预览的效果：

这样，在填写的时候，就不会出现那些奇奇怪怪的问题啦！同样还可以使用表格的方法制作其他文档的封面，有没有觉得非常的方便呢？

下面让我们看一看填写效果：

超级整齐，安排的明明白白有没有！真想给这样的制表人鼓个掌！

④ 添加分页符

最后一步虽然很简单，但是也同样的重要。

那就是在本页的末尾添加分页符，保证不会在填写的过程中影响到下一页。

将光标放在表格外的文档底部，点击「布局-页面设置-分隔符-分页符」插入分页符，其快捷键为Ctrl+Enter。如下图所示：

03. 基本信息表格的设置

接下来就进入到了基本信息表格的设置环节。

对于基本信息表格，首先需要做到的就是预留合适的空间，保证在填写后，表格的排版设计不会发生混乱。

前不久我填写的一个表格就非常的让人抓狂，如下图所示：

就很想找到制表人跟他说：“求求了，空格的位置帮我们预留足够好不好。”

那么，我们要怎么去解决这些问题呢？

预留空间要根据字体字号和填写内容测算，一个非常好用的控制方法教给大家，那就是使用控件。

控件的作用是帮助我们制作结构化文档，即控制内容可以在文档的何处显示、如何显示。

在「开发工具-控件」中可以找到。

如果你的Word没有开发工具选项卡，那么可以在工具栏单击鼠标右键，在自定义功能区中勾选开发工具，确定后即可让其显示在工具栏。

接下来我将为大家介绍几个非常好用且常用的控件使用方法。

① 复选框内容控件

首先通过「文件-选项-自定义功能区」找到开发工具勾选，并点击确定，调出开发工具。

点击「开发工具-控件」，然后点击需要插入的控件，在设置它的属性。

可以在属性当中修改复选框选中标记和未选择标记，如果要是实现在方框中打钩的效果，那么找到选中标记中相应的图标即可。

这样，在单击方框的时候，它就会自动变成勾选状态。控件可以被复制粘贴，将我们设置好的控件复制到制定位置，即可完成这一项勾选的设置。

② 日期选取器内容控件

日期选取器内容控件的作用就是保证填写者所填的日期格式一致，无需后期修改。与上述控件的插入方法相同，我们同样可以在属性中设置其显示的样式。

当完成设置之后，Word便可以自动将填写者所填的日期转换成事先设置好的统一格式，如下图所示：

③ 下拉列表内容控件

在填写系别、专业或其他信息的时候，填表者可能由于叫法不同，而为同一事物填写出不同的名字。

为了保证统一性，可以设置下拉列表，让填表人选择而非手打。

插入该控件的方式同上，在属性中，我们可以为下拉列表增加可选项。

其中，显示名称是指其下拉时显示出来的名称，值是指被选中后出现在表中的内容，其均可以被修改。我们可以保留一项只有名称而没有值的选项，作为对填表者的提示。

下图为该控件的使用过程演示：

04. 表格留白和分页设置

① 表格留白

设置完表格的内容，接下来就是预留空位的问题。先来给大家展示一个错误示范：

填表人在这里流下难过的泪水，每写一行字，表格就自动往下移动一行，等到全部写完的时候，还要再次删除所有的回车符。

那么正确的制表姿势是怎样的呢！

当然是直接拖拽表格的下边框，预留出一定的位置，这样他人在填写的时候就不需要手动删除多余的回车符了，像这样：

② 分页设置

当一份文档有多个板块需要填写的时候，制表人可以在每段内容结束的末尾添加一分页，保证无论填表人填写多长的内容，下一个板块始终都可以另起一页。

有两个方法可以实现分页，分别是添加分页符和设置段前分页。下面我将一一介绍。

方法一：分页符

和前文提到过的一样，插入分页符的位置是「布局-页面设置-分隔符-分页符」，快捷键是Ctrl+Enter。

当我们开启段落标记显示时才能在编辑页面看见分页符，而且它在打印时不会被显示出来。

如上图所示，该文档分为四个板块，那么在第三个板块制作完成后，就可以添加一个分页符，保证第四个板块可以另起一页。这样，无论第三个板块中填写了多少内容，第四个板块都会在下页出现。

方法二：段前分页

我们可以将光标放置于标题行所在的段落，打开段落窗格。

在换行和分页中，选择段前分页。这样，该行便可以始终保持在新的一页开始，如下图所示：

至于设置后该行左侧出现的黑色小方块，则无需在意，因为它不会在打印时显示出来。

05. 结语

用好这些小技巧，提高填表人的填写便利度，也方便表格的回收与打印。

其实制表关键的是要为填表人着想，也要考虑到收表和打印工作的便利性，多注意表格中的小细节。

希望每一个制表人都能看到这篇推送，做出优秀的表格呀。

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