项目经理都在用什么项目管理工具？

项目管理是一门学科，是管理学的分支，经过多年的发展，已经呈现出庞大的知识体系。官方定义是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程。

通俗点说，项目管理是一群人围绕一个共同的目标，为了达成目标，将目标层层拆解，形成一个非常有效的节奏（计划），成员依赖这个计划，有条不紊地完成目标的过程。

项目管理流程主要有启动、规划、执行和收尾四个阶段。

工具不是项目管理的本质，却是重要的辅助工具，让你的项目管理事半功倍。即使是马拉松冠军，他从一个城市到另一个城市也会选择符合地理条件和自身条件的交通工具，而且选择的交通工具越有效，就可以节约更多时间。

随着工具的迭代，会沉淀出很多优秀的行业经验，我们使用工具，就是再复用行业经验，可以加速组织能力提升。

智办事是第一个提出以“目标+事情”为中心的企业数字化管理与协作工具，深度整合目标管理、项目管理、任务协作、智能待办、风险管理和工作流程标准化，赋能企业组织升级，助力企业数字化转型。

1、项目启动阶段

一个项目刚启动的时候，可能会很混乱，如何在混乱中建立秩序是非常重要的能力。要想在混乱中建立秩序，你可以使用5W2H原则来梳理思路。想清楚要实现的目标、执行的计划、交付的成果、负责人和参与人、起止时间、实施方案等内容。我给大家绘制了一个思维导图。

使用5W2H原则进行设问，可以发现解决问题的线索，准确抓住问题的本质，确定出核心问题，从而提高工作效率，避免遗漏重要问题，高效且高质量的完成项目。

项目启动阶段的kick-off meeting本身只是一个方法，真正要做的是确定项目的目标、明确项目的干系人、明确项目的时间，里程碑节点时间，并达到共识。

在智办事里面，你可以根据团队的实际情况是制定和拆解企业目标，并以目标树的形式展示目标的拆解过程。从这棵目标树里面，你可以看到企业的组织架构、每个人的目标进度、目标的对齐关系。

目标既是计划工作的主要内容，也是制定计划的主要依据。企业战略目标拆解完毕后，就要使用智办事，为每一个目标设置目标计划，这样可以更有节奏性地完成企业制定的战略目标。

使用智办事给目标制定计划，可以追踪目标在每个月份的完成情况。你当月填写的目标完成量会自动同步到当月的计划里面。目标计划还有折线图功能，可以展示计划量和完成量的趋势对比，以便及时发现目标的风险，可以在很早的阶段做成调整，而不是月末、年末了才发现目标完成不了了。

启动阶段还有一个重点是需要考虑可能出现的风险及解决方案，这就是假设日志，我个人更喜欢叫它情景假设。

情景假设本质要做的事情是将未知的事情变成已知，比如项目最容易失败的地方是什么，引起它的原因是什么，解决方案是什么，人员容易在哪些地方有利益点冲突，有什么方法可以避免或者解决这些冲突。

如果你在项目启动阶段根据情景假设将一些未知的事情变成已知的事情，并认真思考解决方案。在问题真正发生的时候，这反而成了既定的计划，项目不会失控，大家可以共同有效地变更、掉头再去执行。

2、项目规划阶段

项目启动阶段想清楚要做的事情后，开始项目规划阶段。项目规划阶段第一个任务是做一个项目计划，用项目计划去推动项目目标的落地，优化各个角色的协同过程。

制定和执行项目计划需要做到五个地方：项目计划要足够具体、项目计划要足够全面、项目计划要足够准确、项目成员要达成共识、即时通知项目成员。

项目规划阶段第二个任务是将项目目标层层拆解为任务，任务再拆解为子任务，直到任务拆解到最小颗粒度，再交给具体的人员去执行。

智办事是一种新的团队协同实践，任务层层拆解，设置清单步骤，你会发现公司的事情有了具体的载体，就是一个个的任务，智办事让事情清晰可见。

需要注意的是：任务只能有唯一负责人，其他人都是协作者，这样不会出现责任推诿现象。还一定要明确任务周期，越短越好。；所有人的日常工作加在一起，应该得到任务的总和，不能缺漏；每个任务都要以结果为导向，一定要定义可交付的成果。

3、项目执行和监控阶段

项目执行阶段一定是以项目计划为基准去进行的，过程中的各个环节一定要多方参与、多方沟通，这样可以有效降低偏差，避免返工。在项目执行阶段，项目成员之间的沟通效率决定了团队协作效率，我们要尽可能让沟通高效、有意义。

在智办事里面，专事专任务，有事就创建任务。通过任务和“@”将成员聚在一起，它就像一个“集结号”，组成一个临时的跨部门团队，让协作者迅速地加入到任务中，共同完成这一任务。交流信息非常集中，信息可以以秒速快速传递和响应。

在项目执行的过程中，项目经理需要获取项目进度，发现其中的风险点，及时协调解决问题。

项目监控的过程中，还需要借助项目的相关角色资源来协助自己完成。比如研发负责人、运营负责人等等。

项目监控阶段一定要善用进展汇报，用简要的方式呈现项目全貌，客观展示项目遇到的问题，这样可以更好地推动问题的解决。

在智办事里面，每个目标和任务都有进度功能，你可以实时看到事情的进展情况。在任务执行阶段的每个节点，你都可以在任务里面发送进展汇报，上报项目的进度和风险，通知项目成员，同步项目的信息，这样可以减少很多不必要的信息同步会议。

通过智办事任务总览，管理者可以查看战略全景图；项目经理可以查看项目当前进度，每个模块的进度，里程碑结果，个人工作量；员工可以查看待办任务，协作任务。

智办事的甘特图功能，可以查看项目的风险任务数、工时统计图、状态占比、目标完成趋势图，实时了解项目的进度，实时跟进。任何一个子任务出现问题立即亮红，同时传递至总项目，第一时间获得关注。

4、项目收尾阶段

项目收尾阶段有两个主要工作，分别是成果验收和项目复盘。我主要给大家聊聊项目复盘。

项目复盘可以先按照项目成员自己的思路去复盘，然后再整体复盘。复盘需要考虑目标回顾、结果陈述、过程分析和规律总结。

复盘最终目的是形成可执行的后续行动，在组织上保障未来项目可以沉淀好的内容，规避不好的地方。还要和项目成员一起开复盘会，一起回顾整个项目，让项目团队成员有意识地学习项目经验，并且把经验沉淀下来，培养团队持续改进的能力。

智办事通过拆解目标，制定任务和清单，针对具体的任务展开内外沟通协作，让任务信息得以全部沉淀。再经过多次复盘和迭代，逐渐形成目标拆解和任务执行的标准流程，还可以将其转化为模板，将个人能力转化为组织的固有能力，实现组织能力升级。

今天的分享到这里就结束啦，感谢你能看到这里，听说三连的小伙伴都好运连连！喜欢的话就点击关注小智吧，更多实用干货等你获取！