SAP HR工资核算基础(转)
摘要:SAP ERP系统功能强大,本文以作者长期工作实践为基础,从SAP系统工资核算的前提条件出发,介绍工资处理流程及工资项基本概念,帮助广大用户更好地理解和使用SAP HR工资核算功能。
关键词:ERP SAP HR 工资核算 工资项 处理机制
一、概述
工资核算及发放是公司人力资源部和财务部每个月的重要日常工作,SAP HR系统在各企业的应用越来越普及。本文对SAP HR工资核算基础进行分析,帮助劳资人员及内部外部顾问等相关人员更好地理解SAP HR系统的工资核算处理过程。
二、SAP HR工资核算基础
1.维护数据
若想正确核算工资,需要在系统中完成数据准备工作,表1列出最重要的一些项目:
除表1中提到的信息类型外,工资核算状态信息类型0003存放每位员工特定的工资状态,新增人员时,这个信息类型由系统自动创建,并且在每次工资核算后由系统自动更新。
图1 工资核算状态
这几个字段的作用如下:
第一,最早个人追溯核算日期:当个人的追溯核算日期与工资范围的追溯核算日期不同时,需设置此字段,是工资追溯回算的最早日期。通常系统不允许输入或修改此日期之前的工资相关数据,即使部分信息类型允许维护此日期之前的数据,这些数据也只作为参考,不影响工资核算结果。
第二,工资发放运行到:如果员工离职后仍需核算工资或奖金,工资管理员需要维护此字段。员工在此日期的雇佣状态需为0。
第三,处理结束期:在这个日期之后不再核算该员工工资,员工在此日期后一天的雇佣状态必须为0。而且“处理结束期”字段中的日期不能早于“工资发放运行到”字段中的日期。
第四,锁定的人员编号:选择此字段,则该名员工不参与工资核算。
第五,核算至:工资核算完成后,系统自动将最近一次核算期间的结束日期写入这个字段。
第六,最早主数据更改:更改工资相关数据时,系统自动将修改数据的最早有效日期写入这个字段,如果此日期早于“核算至”字段的日期,系统将从这个日期开始再次核算工资。正式运行工资核算后,系统自动清空这个字段。
第七,主数据变更奖金:与“最早主数据更改”字段功能相似,正式奖金核算后系统自动清空这个字段。
第八,工资发放更正:如果工资核算时出错或在更正阶段更改了员工的数据,系统都会自动标注这个字段,工资核算时,可以通过“搜索帮助”里的W-工资核算修正运行来处理所有标注了此字段的人员的工资。成功核算工资后,系统自动清空这个字段。
2.工资追溯核算
工资追溯核算的日期由下面三个值确定:
第一,工资核算范围控制记录中的“最早返计核算期间”。
第二,员工雇佣日期。
第三,员工的工资核算状态信息类型0003中的“最早个人追溯核算日期”。
图2 工资最早追溯核算日期
最早追溯核算日期可限制工资相关数据的修改及工资追溯核算。
3.工资处理流程
工资处理过程包括模拟工资核算、发布工资核算、运行工资核算、检查工资结果、工资数据修正及结束工资核算等步骤,每个步骤与控制记录的对应关系如表2所示。
模拟工资核算是测试运行工资核算程序,不锁定数据,也不会把核算结果写入数据库。
发布工资核算会锁定相应工资范围下的员工数据,不允许修改当前核算期间和历史时点的员工数据,新核算期间第一次发布工资核算时,控制记录里的工资核算期间自动加“1”。
运行工资核算是工资核算程序的正式运行,在发布工资核算后才可正式运行,员工数据仍然在锁定状态。
检查工资结果时可通过各种报表对工资结果进行检查,此时员工数据和工资核算范围都处于锁定状态,既不能修改当前核算期间和历史时点的员工数据,又不能进行正式工资核算。
工资数据修正解锁员工数据,可以对错误数据进行更正,更正数据后需重新发布工资核算,才能再次运行工资核算。重新发布工资核算时,控制记录里的工资核算期间不再增加,但控制记录里“运行”字段的值会自动加“1”。
结束工资核算锁住工资核算范围,但解锁员工数据。对工资核算范围下所有员工正确核算工资后,可执行此步操作。之后可以完成财务记账、银行传盘和工资条发放等后续工作。
4.工资项
工资项分为基本工资项(primary wage type)和间接工资项(Secondary wage type)。基本工资项分为对话工资项(dialog wage type)、时间工资项(time wage type)和其他工资项,基本工资项可在维护数据时由用户输入系统,也可基于时间数据由系统计算生成。间接工资项是在工资核算过程中系统自动生成的工资项,所有间接工资项都以“/”开头,如应发工资/101等,大部分间接工资项都有固定含义,不可随意更改。常用间接工资项如下:
评估基数 /0..
总额累计 /1..
平均值计算基准 /2..
期间因子 /8..
追溯核算期间的流出工资项 /A..
来自前一期间的流入工资项 /Z..
其他工资项,如中国的保险公积金相关工资项 /3.. ,中国个人所得税相关工资项 /4.. 。
每个工资项包含三个字段,分别是RTE、NUM和AMT。RTE字段存放单位时间的工资金额,如每小时3元或每次10元等;NUM字段存放时间工资项的时间数量,如2小时、3天或4次等;AMT字段存放工资项的金额,可以将RTE乘以NUM的结果放到AMT字段。SAP系统有多种方法可以计算出工资项的RTE和NUM,并最终计算出工资项的金额。
工资项的属性与时间相关,在不同的时间段,工资项可以有不同属性。工资核算程序判断工资项属性,对工资项进行处理,如是否计入应发、是否参与计算个人所得税等。
参考文献
[1]SAP Standard Course. HR400 Payroll Management,2006
[2]SAP PA Certification Handbook.THR12 Management Administration II,2006
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