财务模块 - 采购、接收、应付会计分录和功能认识
一、企业采购业务
采购业务是一般企业都会有的业务,主要包括请购、采购、接收、入库、发票、付款几个步骤。分别对应采购、库存、成本、应付以及总账模块。
Oracle是财务业务一体化的系统,只要录入了相应的业务,则会自动生成相应的财务信息。
1、采购接收
采购模块主要功能是帮助业务部门管理采购订单,控制采购流程,审批层次,在请购单、和采购订单录入审批阶段是不产生财务信息的。
现假设企业采购两批原材料,价格50*2=100元。企业当前的银行存款为100元,库存成本为0。
在采购订单接收时,实际上表示物料采购已既成事实,我们将因此产生一笔因采购产生的应计负债,同时记一笔帐到我们的采购接收帐户。
采购接收的会计分录为:
商品采购 DR 100¥
应付帐款-应付暂估 CR 100¥
商品采购和应付帐款-应付暂估都是中转科目,相关科目的余额变化如下:
科目 初 发生 末
商品采购 0 +100 100¥
应付帐款-应付暂估 0 +100 100¥
入库和创建发票分录后,这两个科目余额将会结平为0。
这里为了更直观显示财务变化境况,而实时计算了各科目的余额,并同时假设所有科目的期初金额为0,这样做的目的仅仅是为了更好理解一些中转科目的余额变化情况,EBS实际业务中科目余额的变动都是要在子模块传送至总账,并过账以后才发生的。
具体的分录产生流程如下:
1) 接收事务处理器
采购接收以后会自动运行“接收事务处理器”。接收事务处理器会在rcv_receiving_sub_ledger中产生采购接收的会计分录。
11i和R12中都会在rcv_receiving_sub_ledger中产生分录,可以通过附件po_rcv_ledger.sql查询 。
这也就是我们“接收事务处理汇总”界面查看到的分录。
2) 传送总账
此时,R12中运行“创建会计科目 - 成本管理”请求,会产生子模块的会计分录,可以通过如下po_rcv_xla_ledger.sql查询 。
再提交“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”请求,则会插入分录信息至总账接口,则可以导入日记账过账。
注意:
11i中,采购接收在总账日记账中的来源是“Purchasing”,类别是“Receiving”;而在R12中,采购接收在总账日记账的来源为“Cost Management”,类别是“Receiving”。
2、交货入库
采购接收以后则可以进一步交货入库。同样会执行“接收事务处理器”,不过这一次做的事情更多,取成本(成本核算方式不同,取成本的逻辑亦不同),插入记录至mtl_material_transactions表等。
此时还不会立刻产生入库的分录,成本管理器运行以后,则会产生库存模块的分录, 将商品采购科目的余额转移至库存成本帐户。
同时,如果采用标准成本,采购价格和入库成本的不同则可能产生PPV(采购价格差异Purchase Price Variance)。假设物料的标准成本为80¥,分录如下:
库存商品成本 DR 80¥
PPV DR 20¥
商品采购 CR 100¥
相关科目的余额变化如下:
科目 初 发生 末
库存商品成本 0 +80 80¥
PPV 0 +20 20¥
商品采购 100 -100 0¥
中转科目商品采购科目的余额已结平为0。
具体如何查询分录参考如下sql。
1) 子模块
所有的库存物料事务处理(包括采购收货、字库转移、组织间转移、销售发放等等)的会计分录信息都在mtl_transaction_accounts表中,采购收货的分录信息则可以如下查询po_rcv_inv_ledger.sql 。
同时,xla中的分录可以从如下sql查看po_rcv_inv_xla_ledger.sql 。
2) 总账
提交请求“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”,将子模块分录传送至总账。
此时总账将生成来源为je_source=’Cost Management’ and je_category=’Inventory‘的日记账分录。
到这里,东西已经买到并入库计入成本,接下来到付钱了。
3、应付发票
应付发票可以手工录入。与采购有关的发票需要通过匹配采购订单生成应付发票。根据采购项目的税码,会自动或手工产生税行。
如果收到的发票价格与采购价格有差异,还将产生IPV(发票价格差异Invoice Price Variance)。这里我们假设供应商给我们开出发票的价格为80¥,与我们的采购价格产生了20¥的IPV。税码为VAT17。
因此采购匹配的应付发票会计分录为:
应付帐款-应付暂估 DR 100¥
暂估与发票差异(IPV) DR -20¥
进项税 DR 80*0.17¥
应付帐款-发票款 CR 93.6
相关科目的余额变化如下:
科目 初 发生 余额
应付帐款-应付暂估 100 -100 0¥
暂估与发票差异(IPV) 0 -20 -20¥
进项税 0 -13.6 -13.6¥(应交税费属于负债类科目)
应付帐款-发票款 0 +93.6 93.6¥
中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。同时,由于供应商开出的发票价格为80,存在-20的IPV,因此我们实际的应付账款为80+80*1.17=93.6。
1) 录入发票
AP发票的分配记录了所有应付暂估和预付款核销的科目,再加上应付发票本身的应付账款科目,此时可以如下查询分录ap_inv_ledger.sql 。
2) 创建会计分录
创建会计分录后,会在xla中产生分录信息,可以通过如下sql查询ap_inv_xla_ledger.sql
3) 传送总账
接下来,运行请求”将日记帐分录传送至 GL”,将在总账产生日记账分录。来源为je_source=’ Payables’ and je_category=’Purchase Invoices‘。
4、应付贷项通知单
应付贷项通知单与应付借项通知单与对应应收的概念并不等同,可以参照我之前的<<应收业务与会计分录>>文档。
应付贷项通知单:指供应商开给我们的表示应付减少的通知,负数,冲原始发票,可用0支付结清
应付贷项通知单常用于做采购退货业务,发生采购退货业务后,在应付录入应付贷项通知单,同时匹配退货生成贷项通知单行。
为了更容易理解,我们结合整个退货流程来认识贷项通知单业务。
退货流程:
1) 接收->退货
假设我们交货后发现2批原材料中一批由于某种原因需要退货,通过接收->退货导航录入采购订单,执行退货业务。保存以后触发接收事务处理器,生成如下分录(与采购接收的分录方向恰恰相反):
商品采购 CR 50¥
应付帐款-应付暂估 DR 50¥
冲减商品采购中转科目的余额,同时减少应付暂估中转科目的余额。相关科目的余额变化如下:
科目 初 发生 余额
商品采购 0 -50 -50¥
应付帐款-应付暂估 0 -50 -50¥
以上分录可以通过前面的po_rcv_ledger.sql和po_rcv_xla_ledger.sql查询。
同时,在成本管理器运行以后,退货产生库存成本变动的分录,如下(与采购接收入库的分录方向恰恰相反):
库存商品成本 CR 40¥
PPV CR 10¥
商品采购 DR 50¥
减少库存成本和PPV,增加商品采购,相关科目的余额变化如下:
科目 初 发生 余额
库存商品成本 80 -40 40¥
PPV 20 -10 10¥
商品采购 -50 +50 0¥
中转科目商品采购科目的余额已结平为0。
以上分录可以通过前面的po_rcv_inv_ledger.sql 和po_rcv_inv_xla_ledger.sql 查询。
2) 贷项通知单匹配退货
通过应付款发票界面录入类型为贷项通知单的应付发票,然后通过匹配采购退货产生贷项通知单行。
对于采购退货业务的分录如下(与应收发票的分录方向恰恰相反):
应付帐款-应付暂估 CR 50¥
暂估与发票差异(IPV) CR -10¥
进项税 CR 40*0.17¥(应交税费属于负债类科目)
应付帐款-发票款 DR 93.6/2¥
相关科目的余额变化如下:
科目 初 发生 余额
应付帐款-应付暂估 -50 +50 0¥
暂估与发票差异(IPV) -20 +10 -10¥
进项税 -13.6 +6.8 -6.8¥
应付帐款-发票款 93.6 -46.8 46.8¥
中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。
这样,退货的最终结果就是使库存成本和应付账款-发票款相应减少。
可以通过上面ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询贷项通知单有关的分录信息。
5、应付借项通知单
借项通知单,指我们自己开出的表示应付减少的通知,同样是负数,冲原始发票,可用0支付结清。
我个人的理解是,应付借项通知单,适用于发票做错后的反冲。功能上它与贷项通知单基本相似。也可用于退货业务。在采购退货界面有是否生成借项通知单的复选框,通过采购系统选项控制是否启用。
付款
发票生成并验证通过以后,可以对发票进行付款。
可以在发票界面通过快速付款,付款界面录入人工付款,或者进行批付款对发票进行批量付款。批付款常应用于员工报销付款。
在付款界面,将蓝票(应付发票)和红票(贷项通知单)选入到同一个付款,先进行核销,再进行付款。
对发票付款,实际上就是用现金支付应付欠款,现金与应付款都减少,由于我们产生过退货业务,因此,产生分录如下:
应付帐款-发票款 DR 46.8¥
银行存款 CR 46.8¥
相关科目的余额变化如下:
科目 初 发生 余额
应付帐款-发票款 46.8 -46.8 0¥
银行存款 100 -46.8 53.2¥
可以看到,经过各个阶段的业务流程,最终形成的分录实际上等效于如下分录,在企业仅上线财务而没上线业务模块的时候,需要手工做如下分录,由此可见,财务业务一体化提供了很大的便捷性:
库存商品成本 DR 40¥
PPV DR 10¥
IPV DR -10¥
进项税 DR 6.8¥
银行存款 CR 46.8¥
最后,到月底,企业结账,手工做如下两笔分录调整IPV和PPV差异
1)
库存商品成本 DR 10¥
PPV CR 10¥
2)
库存商品成本 CR 10¥
IPV DR 10¥
调整后PPV和IPV分别结平为0。
1) 对发票付款
创建会计分录以后,可以通过如下sql查询到分录信息。ap_pay_xla_ledger.sql
2) 传送总账。
接下来,运行请求” 将日记帐分录传送至 GL”,将在总账产生日记账分录。来源为je_source=’ Payables’ and je_category=’ Payments ‘。
二、其他应付业务
其他应付业务,以及部分FA业务。
1、费用报表
费用报表是网上报销模块导入的一种类型的应付发票,当网上报销流程结束并审核通过后,可以通过请求“导入费用报表”导入应付发票。
除了与标准应付发票的科目有所不同。其他作用等同于标准应付发票。企业员工报销的分录通常如下:
员工报销科目 DR
其他应付款-报销 CR
具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
2、手工应付发票
应付除了用于与采购模块集成外,还可以通过应付发票做些其他的杂项业务。记录些与采购无关的业务。
例如,企业招待客户时,员工张某代为支付客户招待费100元,为了之后偿还该员工供应商张某这100元,可以如下建应付发票:
直接用手工录入发票分配:招待费 100元;并指定负债帐户为:其他应付款。产生分录如下:
招待费 DR 100¥
其他应付款 CR 100¥
未上线网上报销模块时常常如上手工建立应付发票实现员工报销。
具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
3、应付发票导入固定资产
应付发票可以成批增加为固定资产。有两种方式建立应付发票:
1) 直接定义固定资产型物料,其属性不可库存,并制定它的销售费用科目为固定资产中转科目。
该种类型物料接收、交货通常不会产生会计分录,然后通过应付发票匹配采购订单。这时候,应付发票的分录应为:
DR 固定资产中转
CR 应付帐款
它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
2) 手工录入应付发票,并指定发票分配科目为固定资产中转科目。它的分录同上(1)。
最后,在应付模块提交请求“创建成批增加”后,则可以在FA模块成批增加资产。最终过账后,会形成如下分录。
DR 固定资产
CR 固定资产中转
固定资产中转科目结清为0.
FA创建会计分录后,有关固定资产的分录信息,可以通过fa_add_derp_ledger.sql查询。
4、预付款发票
预付款发票可以用以核销标准发票,他与标准发票的分录有所不同,不过技术实现上是一样的。它的分录通常是:
DR 预付账款
CR 应付帐款
当核销时,他的分录为
DR 应付账款
CR 预付账款
它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
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