项目管理-项目总体计划
综合项目涉及的方方面面,制定总体计划。方方面面这个词很笼统、容易让人困惑、没有一个基准去衡量,这里可以参考PMBOK的八大知识领域,看图6。大家已经有概念——时间、成本、范围、质量是项目的基石,它们有对应的管理领域,并衍生出人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理领域:
- 任务的执行需要人去完成,招募和管理人员是必须的;
- 一人以上的团队必定产生沟通,如何优化和定义沟通流程是需要考虑的;
- 几乎所有的项目都会面临风险,例如项目经理辞职、客户公司爆发财务危机、软件的部分需求跟国家新颁发的行业规定有冲突等等;
- 项目中可能要购买软硬件、委派人员参加外部培训、聘用外部行业专家担任顾问等,这些都可以放在采购管理中。
八大知识领域对应的计划有:范围计划、进度计划、费用估算计划、质量计划、组织人员获取计划、沟通计划、风险管理计划、采购计划,把这些计划综合起来就形成总体计划。
在启动阶段,总体计划主要是得到沟通计划和安排需求调研的进度;在需求阶段末期,即需求说明书将被甲乙双方签署时,项目总体计划也跟着完善和定稿;总体计划可能会在系统设计完成时,再经历一次精细调整和完善,这次调整后,总体计划的可执行度和可控性是相当高的,而且除非发生变更,否则总体计划是不变的,如果发生变化,那要分析原因,例如前期工作没有做到位、漏掉部分工作等等。
图 6
经验尚在积累的项目经理读完这些文字或许心情很沉重,他们部分是技术出身没有太多的管理经验,图6可能会让他们自暴自弃,想回归做到哪算哪的原始模式。有人说过:“世界看来复杂但内在简单”、“Fail to plan, plan to fail”,这些话很好地应用于此,懂得抓住这些计划的核心,事情就没有那么困难。经验值尚不丰富的项目经理可以把重点放在沟通计划、范围计划、进度计划上,其他计划视实际情况进行取舍:
WBS |
活动编号 |
活动 |
所需时间 (小时) |
日期 |
资源分配 |
依存关系 |
|
2准备屋子 |
21旧墙纸的去除 |
2101 |
撕下墙面上所有旧墙纸 |
3 |
2007-5-4 |
王蔚 王进强 |
…… |
2102 |
把墙纸除去剂喷在残余墙纸上等待15分钟 |
0.5 |
2007-5-4 |
王进民 王进勇 |
2101 |
||
2103 |
撕下被泡软的墙纸 |
0.3 |
2007-5-4 |
王蔚 王进强王进勇 |
2102 |
有时项目需要压缩工期,在不改变项目范围的前提下,常用两种方法压缩工期:一是赶进度,如投入更多资源、加班等;二是快速跟进,把应先后顺序进行的活动改成并行,例如边设计边开发,边开发边测试等,快速跟进的风险很高,有时会返工。这两种方法主要专注于关键路径上的活动,见图10,ABDH总时长38天,ACDH总时长38天,ACEGH总时长38天,ACEFH总时长43天,那么耗时最长的ACEFH是关键路径,赶进度或加速跟进的方法要着重于此路径,作用于其他地方没有效果,其他地方工期压缩改变不了项目需要43天才能完成的事实。
图 10
- 质量计划:本文后头的代码检查、执行测试案例等涵盖项目质量要求,在此不累述。
- 组织人员获取计划:列出项目需要何种技能的人员,如果组织中没有某类人员进行招聘或进行内外部培训等。
- 风险管理计划:风险无处不在,要有忧患意识,初级项目经理这部分不要求必出,但建议养成风险应对的习惯,尽量避免风险成真带来的手足无措。例子见表4,经常关注风险分数值高的事件。
编号 |
项目阶段 |
风险预测 |
风险 分数 (发生可能性*影响率) |
应对措施 |
行动者 |
1 |
设计 |
项目第一次用JFreeChat图表工具,如果试验不顺而延误2天以上,启动应对措施。 |
0.5*0.9=0.45 |
根据实际情况择一: ü 申请经费购买JFreeChat的使用说明文档 ü 跟客户协商,以Excel替代 |
杜梅 |
2 |
开发 |
在发布前1个月硬件设备必须全部进场,如果因不可知原因,服务器在发布前10天不能到场,启动应对措施。 |
0.05*1.0=0.05 |
跟威鹏计算机公司租赁3台服务器。 |
刘震淘 |
表 4
- 采购计划:有些项目有外购有些没有;有采购的一般在签合同时已经定下来;不同的是,有时供货商是指定的,有时是不指定需要询价筛选的,所以一个完整的采购包括:采购清单、供应商清单、供应商样品&价格评估、确定供应商签合同、确定到货时间。挺多公司的采购是采购部或工程部负责,所以除了有时需要项目成员参与软硬件性能评估外,项目经理着重关注样品评估结果、到货时间就可以了,不需要化太多精力在采购清单、供应商清单、确定供应商签合同等方面,只要事情进展平滑就好。
培训计划
如果客户不需要培训,这部分略;培训计划属于总体计划的一部分,因为培训需要客户配合时间、人员、场地,所以从总体计划中抽取出这份文档,经组织审核后发送给客户确认。
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