北京理工大学研究生赴台参会攻略

最近有一些同学问我因公出境开会的手续和流程，在此把我因公赴台的手续和流程写下，也方便大家。其实去台湾比去任何一个国家和地区都要难，所以如果能像去台湾那样做好材料和心理的准备，任何地方都能够去成。

下面说说我当时的步骤：

1、收到会议主办方的录用函，并且邀请赴会

2、材料准备

拿到邀请函后，在根据审稿意见修改论文的同时可以开始准备出境的材料了。

北理国际交流处：http://international.bit.edu.cn/ygcg/bszn/blsp/7.html

l 《北京理工大学学生因公出国（境）申请表-2013版》（自己填写）

l 邀请信5份（或加中文翻译件5份）（邀请方出具）

l 中文日程5份（邀请方出具，台湾那边有统一格式，只收取统一格式的日程表）

l 中文承诺书5份（邀请方出具）

l 所有参会人员名单表5份（邀请方出具：按国外、大陆地区、港澳台地区分列并签字或盖章）

l 赴台人员名单表6份（自己填写）

l 入台证5套（邀请方出具,复印五套）

l 备案表2份（自己填写，每人填写一式两份，不可复印或扫描）

l 会议卡片1份（自己填写，出国境申请表后面）

上面这些材料有些是自己填写的，有些是邀请方也就是会议主办方出具的，对于邀请方的材料可以通过邮件向主办方要，入台证也可以让邀请方帮你代办，通过挂号信寄给你或pdf给你直接打印（400RMB，到会的时候再交）：

准备这些材料时需要注意，邀请方提供的参会人员名单中台湾和香港前面都不加中国的，过来人经验表明为了便于国台办审核通过应该手动添加，反正pdf也可以编辑的，没有盖章的也可以自己添加，自己动手，丰衣足食。

除此之外，拿到参会人员名单后还应该看下本校有没有和你同去的老师，如果有的话你们需要组成一个团去，一般由老师担任团组长，这样才能报批。

如果要申请研究生院的资助，又需要提供一堆材料。

北理研究生院：http://grd.bit.edu.cn/gjjl/cjgjky/22380.htm

l 《北京理工大学在校研究生出国（境）申请表》

l 国(境)外正式会议邀请函及论文接收函、报告邀请等复印件（邀请函上须注明“oral presentation”字样，并自行用荧光笔标出）。若邀请函未注明口头发言，需要提供国际会议的日程安排用以证明申请人口头发言的时间。如邀请信为英语以外语言，应附中文翻译件并由导师和所在学院主管负责人审核签字确认，并加盖公章。

l 出国（境）期间的保险复印件,为保障申请人安全,必须自行购买出国（境）期间的保险,可在网上购买（险种：人身意外伤害险，期限：涵盖出国期限）（可以上平安保险，5天十元）

l 成绩单复印件（从研究生算起）

l 获奖证书复印件（近三年内）

l 外语水平证明复印件

l 《研究生院资助外派出国（境）办理流程》,本人需要在流程下方签字

l 其它资助来源的相关证明材料

3、部门间游走

首先看下因公出境表的样子，这张纸应该是最重要的材料了：

首先需要提交研究生院的这堆材料，材料上需要导师和学院领导盖章，所以导师是你找的第一个对象，其次是学院领导，所有材料准备好后把国交处下载的因公出境申请表也交给研究生院，研究生院审核通过后会在你的因公出境申请表上填写卡号和报销经费上限，拿到以后研究生院这一关就算过了。

其次是国交处的那堆材料，备案表需要找学院书记签字盖章，因公出境表需要找学院、财务处、保密处盖章签字，除了国交处的意见外，其他的都需要填好。需要注意的是，因公出境表上面的经费卡号除了研究生院的应该还有导师的，毕竟研究生院提供的资助太少，其他费用需要从导师经费卡上面出。

总而言之，经过这一步，对学院的院长、书记、财务处、保密处、研究生院、国交处肯定都熟悉了。

4、漫长的等待

材料全部交上去了，国交处的老师会把材料先交给北京市台办，北京市台办审核之后会上交给国台办。这个过程是很漫长的，等待是很煎熬的，其实就为了那两张纸和两个章。

在这个阶段内无法预订机票，因为不知道能不能批下来。不过可以按照会议主办方的建议预订一下不需要预付款的酒店。

如果等的不耐烦，可以通过国交处向北京市台办查询进度，一般来说北京市台办把材料交到国台办后也不知道具体情况了。好在人是活的，大不了亲自去国台办查，国台办门口的传达室会告诉你材料是什么时候送来的，但不会告诉你什么时候能批下来。如果运气好的话，在出发日前一个礼拜左右能拿到批件，为了能够即时拿到建议那几天每天都去国台办蹲守，直接把批件拿到手，否则国台办把批件回发给北京市台办，到时候再让你去拿会耽误不少时间。

批件如下：

5、准备出发

拿到批件后尽快复印几份，因为办理赴台通行证时需要上交原件。此时距离出发可能仅剩一个礼拜了，需要做下面几件事情：

办理赴台通行证（加急5天，必须去北京市出入境管理总队）

预定机票（此时还没有赴台通行证号码，先用身份证或港澳通行证买，到时候赴台通行证下来拍照给航空公司发邮件让他们修改即可）

办理借款（先从导师经费卡中借款，需要赴台通行证复印件）

兑换台币（中国银行，先电话预约，到时候直接去兑换）

查询台湾那边的交通路线（询问会议主办方联系，或与预订的当地酒店联系）

台湾攻略（肯定需要玩一下）

6、出境开会

赴台通行证，入台证，这两个证件是最重要的，出境期间要保管好。另外还需要把各种票据（从离开学校到返回学校这一路）留好，否则没法给你报销。

开会期间除了你发言的时候必须到场，其他时间可以任意安排，不过会议主办方提供的午餐和晚餐是挺好的，所以在吃饭的时候才出现是个明智的选择，宴席上你会认识很多国际友人，好好享受。

主办方最后一天的游玩也很不错，可以报名参加。

7、返校报销

回校后需要提交国交处和研究生院的两份出访总结。

去国交处下载报销单自己填写，然后再找研究生院、国交处签字盖章，再带着各自票据去财务处报销费用即可。由于是学生，没法网上预约，直接去316办理加急报销业务。报销后记得把原来的借款销账了。

以上就是赴台开会的整个流程，相信看过后就会知道出去开会有多麻烦了，希望我写的对大家有所帮助吧。

最后祝北理的研究生们都能有机会出国开会，看看外面的世界。