编写SAP ERP系统开发功能说明书的10个必备技巧
把自己想象成一个SAP ERP新手,得到一个空白的开发功能说明书模板。你可能会在模板中找到一些很重要的,值得参考的内容,但这就足够了?我的回答是“不,这还不够”。
当我还是SAP新手的时候,我就遇到过这种情况。
作为一名新手,我当时担心的更多是以下几点:
我该如何开始?我该从哪里开始?
我应该在开发功能说明书中写些什么?
我如何知道我的FS是否正常?
…以及最棒的部分:
我可以拥有一份完整的开发功能说明书吗?我只是想看看一个例子,然后有个想法。
基本上,作为一个初学者,会跳出很多问题和想法。如果能有一位同事和/或导师帮助你解决这些问题,那就太好了……甚至可能是一次正式的培训。
这是理想的情况,但在某些情况下,这些可能不是每个SAP新手都能使用的。即使它们是可用的,有时你需要更多的东西——也许是更多的指导,不同的视角,等等。至少在我的情况下,我需要更多的。
下面,您将找到编写SAP开发功能说明书的10个必知技巧。我在整个职业生涯中都学到了这些,并决定与大家分享这些技巧。
1.了解你的WRICEF
首先,你需要了解WRICEF。对一些人来说,它也被称为“RICEFW”或“WRICEF-A”。我们稍后再讨论。这个缩写词基本上可以帮助您对SAP特定的需求/更改进行分类。
W–工作流程
R–报表
I–接口
C–转换
E–增强
F–表单
您可以根据需要使用WRICEF对每个需求/变更进行分类。这有助于为开发人员提供“开发视角”。
什么是RICEFW?
好吧,它由相同的定义组成,只有W–Workflows位于首字母缩写的末尾。
WRICEF-A呢?什么是WRICEF-A?
本例中的“A”代表“授权”。因此,如果您的更改涉及到授权更改,那么您将其分类到授权更改之下。就我个人而言,我更愿意将其保留为WRICEF。对于授权部分,我更愿意将其作为我的开发功能说明书中“附加细节/注意事项”部分的一部分。
以下可以是WRICEF的“备忘单”:
W–工作流程
1 想想审批+从一个部门传递到另一个部门的工作(顺序)
2 触发对人员1的批准。人员1批准后,触发对经理1等的批准。
3 审批流程逻辑
R–报表
1 标准SAP报表
2 自定义报表
3 报表编辑器
4 BW报表(业务信息仓库)
I–接口
1 考虑与第三方软件的集成和通信。
2 SAP到SAP的集成
3 SAP到非SAP集成,反之亦然
4 RFC、BAPI、IDOC、EDI、ALE、UDDI、SOAP、WSDL、REST、API、FTP、SFTP等。
C–转换
将数据从一种格式转换为另一种格式+从一个系统转换到另一个系统
从遗留系统(或文件)到待处理系统的遗留数据传输
批处理数据通信(BDC),传统系统迁移工作台
(磅/平方毫米)
E–增强
1 向标准SAP添加/修改现有功能
2 用户出口USER EXIT,业务外接程序(BADI)
3 新建程序
F–表单
想想打印输出+自定义表单
SAPscript表单,SAPscript打印程序,SmartForms。
2.开发者/读者不想读小说
你有没有被要求阅读一份有这么多页的文件(大多由无穷无尽的段落组成)?让我们补充一下这个场景,并说您需要在明天之前阅读整个文档。
这当然是我的夸大其词,但谁知道呢…这可能会发生。我很想从头到尾读一本好小说。我选择了那本小说,它被认为是一种爱好。然而,在所提供的场景中,我们谈论的是工作。
读者必须以最快的方式理解信息/要求。毕竟,我们正在考虑时间表。
话虽如此,我建议你:
利用图片、图表、视觉提示等(图片胜过千言万语)
避免制作庞大紧凑的段落(使其易于阅读和消化信息)。比较示例文本1和2。
上面的两段文字,TEXT2是不是看上去舒服一些?
3.开发人员/读者不想阅读模糊的文档
你知道信息在通过不同的人时会发生变化的故事吗?以这个类比为例:
这对我来说既有趣又悲伤,因为这是真的。这种事情总是发生,每个人的信息或理解都不尽相同。
回到编写开发功能说明书……我建议您尽可能详细和描述性。
4.写作是为了传达一个明确的信息,而不是为了表明你对复杂语言的熟练程度
我试过阅读技术文档,理解这些信息需要花费更多的精力和时间。让我们快速回顾一下我们的学生时代,在那里我们得到了科学文件。
对于那些把科学作为自己最喜欢的学科的人来说,这并不冒犯。这只是为了类比/可视化的目的。
这对一些人(比如我)来说很困难,你需要付出更多的努力和时间才能很好地理解技术文件的内容。有时,我会感到无聊,以至于阅读这份文件需要花费更多的精力。
有鉴于此,我建议:
不要让读者难以理解这份文件。
不要炫耀或炫耀你对一门语言的精通程度。目标是确保开发人员/读者能够快速理解您试图传达的信息。
试着找到你的话容易理解的最佳点或中间点。这是开发人员和您(作为功能顾问)之间的问题。
我并不是说你完全避免使用技术术语。有时这是不可避免的,因此另一种选择是用外行的术语解释技术概念或行为。
也可以考虑IT支持。如果几个月后自定义程序出现问题,IT支持可能需要参考开发功能说明书。让我们说,他/她需要尽快解决这个问题。
现在想想IT支持人员找到您的FS文档并发现它的编写技术。理解内容需要花费大量的时间和精力。这是什么意思?更多的时间…更多的努力。
5.大局观
大局观(Think BIG)(大局观)
开发功能说明书不必局限于模板中定义的部分。您可以根据需要提供更多信息。如果你觉得你需要考虑项目/变更的各个方面,那么一定要把它包括在内。你能得到的细节越多,就能帮助读者理解它在发生什么……越好。
它也不适用于读者,而是适用于作为顾问的你。就我而言,我处理过不同的项目,包括集成、非SAP应用程序、从头开始创建的程序等。
这是什么意思?
这意味着我需要考虑比通常的SAP更改更多的事情。我可能需要考虑以下例子:
审计合规性——这一新功能是否符合公司的审计法规?
外部数据库/服务器–数据存储在另一个数据库/服务器中,并作为报表处理的附加步骤。SAP如何与此服务器通信?
等等…
这些例子只是我考虑的一些例子。因此,多年来,我一直在跟踪所有这些考虑因素,并将其作为指导纳入我的个人清单。
这反过来又帮助我看到全局。在这一点上,这不仅仅是为了创造这种变化。它还看到了这一变化实施后的影响和潜在问题。
6.谨慎
您在开发功能说明书中的内容很重要。这是在系统功能有疑问等情况下不断参考的文件之一。
写作时要谨慎是有帮助的。如果你对某些事情不确定,请确保它经过验证和批准。确保花时间与业务冠军/利益相关者/任何相关人员明确讨论期望和功能。
质疑你写的东西也有帮助。挑战或质疑某些行为没有害处。这可能是一个潜在的考虑因素,有助于避免未来的问题/事故。
7.FS格式不同
开发功能说明书没有标准化的格式。它因公司而异。这儿可以下载一些FS模板:微信公众号回复:FS,获取详细的FS模板吧。
它也可能不同为:
内部顾问。
IT公司下属的一名顾问,负责多个项目/客户。
自由职业者/合同顾问/个体经营者。
遵循敏捷/混合方法或其他方法的顾问。
由于所有这些格式和模板,我决定创建自己的模板组合部分,因此提醒我一些注意事项。我使用作为顾问交给我的官方模板,但有自己的指南会有所帮助。
请注意,对于纯敏捷项目(非SAP或混合),将不需要开发功能说明书。相反,您可以期望创建用户故事和产品积压。这当然因公司、方法、流程而异。
8.保持细节简洁
你想避免混淆读者,所以保持细节简洁是有帮助的。
这也考虑了您使用的词语,甚至是需求的顺序。
例如:如果您在FS的“背景和目的”部分提到“应用程序”一词,并在“要求”部分提及“门户网站”……即使您谈论的是同一件事,也会引起混淆。
9.不要把几个要求塞进一个
你更喜欢哪一个?
多个需求卡在一个需求项中,或
几个小需求逐项列出(相应排序)
这取决于你想如何讨论需求,但我更喜欢分散/分解小需求,然后把它们安排好。至少在我看来,更容易消化和理解需要做什么。
最后,您可以解释这些需求是如何协同工作的。让读者看到整个画面。
10.永远不要忘记最终用户
永远不要忘记最终用户
归根结底,最终用户或利益相关者是主要的优先事项。您需要确保获得正确的需求/功能。您需要根据他们的期望进行交付,如果存在技术/系统限制,至少要管理这些期望。
你可以按照上面的所有提示写一份简明扼要的详细文档,但如果内容没有达到公司领导的期望……或者更糟的是……没有解决主要问题,那将是一个糟糕的结果。
话虽如此,我建议你花时间和精力了解客户试图解决的问题,而不是盲目地同意客户给你的要求。
总结
1.了解您的WRICEF
2.开发者/读者不想读小说
请拍照
3.开发人员/读者不想阅读模糊的文档
信息在通过不同的人时会发生变化
4.写作是为了传达明确的信息,而不是为了表明你对复杂语言的熟练程度
目标是找到最佳点——中间地带——帮助读者理解
使用简单易懂的单词
5.大局观(Think BIG)(大局观)
6.谨慎行事
7.FS格式不同
没有标准化的“格式”
作为内部顾问
作为IT公司的顾问,负责项目/客户
作为一名自由职业者/合同顾问
敏捷/混合方法
8.保持细节简洁
9.不要把几个要求塞进一个
10.永远不要忘记最终用户
读完以上内容,对于有的SAP ERP初学者说,上面写的太抽象了,我还是不会写FS,好吧,我给你们提供一些具体的,详细的FS实例,你一看就会,大部分FS可以直接使用,少部分你需要修改一下以更加符合特定的需求。
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