项目管理十大知识领域之项目沟通管理

(1) 什么是项目沟通管理，项目沟通管理的流程是什么？

✧ 沟通管理定义：沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。
✧ 沟通管理主要包含的过程：
➢ 一规划，一执行，一监控

(2) 沟通管理计划的定义和作用是什么？

✧ 规划沟通管理 ITTO(规划)：
➢ 沟通管理计划通常会包含接受信息的人员或群体
➢ 一般沟通问题，先开会了解需求，再更新沟通管理计划
➢ 沟通需求的步骤，先审查计划，再了解相关方需求

规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
本过程的主要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。
✧ 沟通管理计划(信息的传递)的定义：在正确的时间把正确的信息按照正确的方式发送给正确的人达到正确的效果(五个正确原则)；
✧ 沟通管理计划(信息的传递)的作用：是确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方；
✧ 沟通需求分析的作用：

通过需求分析确定相关方的需求，包括信息的类型和格式，以及信息对相关方的价值
在规划项目沟通时，最重要的是确定和限制谁应该与谁沟通，以及谁将接受何种信息
在正确的时间把正确的信息按照正确的方式发送给正确的人达到正确的效果

(3) 沟通渠道数如何计算？（考点）

● 沟通渠道数增加了多少人？比之前多了几倍的意思——增加后总数的-原来的总数
● 沟通渠道数增加到多少人？是原来数量的几倍——增加后总数的
● 题干中是否包含了项目经理，如果没有特殊说明那原有团队人数就默认包含了项目经理；
✧ 沟通渠道的计算公式为：CC=N(N-1)/2 渠道数=团队总人数(团队总人数-1)/渠道重合；
✧ 注意考法：沟通渠道增加了多少和增加到了多少是不一样的问法，并且留意题干中是否包含了项目经理，如果没有特殊说明那原有团队人数就默认包含了项目经理；

(4) 沟通模型有哪些要素构成？（考点）

✧ 确认已收到：指对方收到表示已收到信息，但并不一定统一或理解信息的内容；
✧ 反馈/响应：即接收方在对信息进行解码和理解的基础上，向发送方做出回复；
✧ 沟通的基本模型用于显示信息如何在双方（发送方和接收方）之间被发送被接收
✧ 考试经常出现的两个考点：
➢ 反馈信息
➢ 噪声：噪声无法被消除，只能尽量减少噪声对沟通的影响

(5) 常见的沟通方法有哪些？如何选择？（考点）

✧ 常见的沟通方式(信息交互,信息传达中7%语调+38%声音+55%肢体语言)：
➢ 书面形式喝口头形式；
➢ 正式(报告、备忘录、简报)喝非正式(电子邮件、即兴讨论)
➢ 口头语言和手势动作(音调变化、身体语言)
➢ 官方(新闻通讯、年报)和非官方(私下的沟通)
➢ 内部(在项目内)和外部(客户、其他项目、媒体、公众)
➢ 垂直(上下级之间)和水平(同级之间)
✧ 如何选择：
➢ 是否需要后续查阅相关信息（是----选择书面沟通）（否----选择口头沟通）
➢ 沟通内容是否重要（是----正式沟通）（否----非正式沟通）

(6) 什么样的沟通是最有效的沟通？（考点）

✧ 沟通方式的选择：
➢ 需要达成一致意见、开会反馈的，找交互式沟通
➢ 特定接收方，找推式沟通
➢ 大量信息、受众多、随时查看或自主接收，找拉式沟通(内部网站、知识库和经验教训数据库)
➢ 面对面开会交流，属于交互式沟通

(7) 沟通有问题，该如何处理？

✧ 当项目活动中出现了沟通问题，首先应该去识别沟通问题并且去查看沟通管理计划，如有的问题在沟通管理计划中已有记载则根据记载处理办法进行执行处理，如沟通管理计划中无该情况，则记录情况，并且讨论出现的问题后记录至沟通管理计划中更新；

(8) 管理沟通的作用是什么？

✧ 管理沟通 ITTO(执行)：
✧ 项目报告到期，应该按照沟通管理计划发送状态报告，与发起人休假无关

管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。
本过程的主要作用是，促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。

(9) 监督沟通的作用是什么？

✧ 监督沟通 ITTO(监督)：
➢ 传言正在流传说明沟通不到位，需要更新审查或创建沟通管理计划
➢ 请求提供每周项目进度报告属于沟通问题，应当参照沟通管理计划

监督沟通是确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。
本过程的主要作用是，按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。

1点主要为项目沟通管理的概述
2-7点主要为规划沟通管理（规划）重要
8主要为管理沟通（执行）
9主要为监督沟通（监控）