项目review会议的步骤

许多组织的文化鼓励团队会议，因为这可以成为员工群体共同合作和创新的宝贵时间。 但是，会议常常是徒劳的，重复性的，浪费了员工可用于工作的宝贵时间。 根据科恩·费里（Korn Ferry）的一项调查，有67％的员工声称他们的工作绩效受到会议时间过多的负面影响 。 对于对增长和生产力感兴趣的现代公司来说，这个数字实在太高了。

因为包括开放源代码社区在内的所有类型的组织都依靠有效的会议和沟通标准来完成工作，所以许多组织都在尝试灌输更有效的会议环境。 例如，有些每周会分配一些不允许开会的时间，这样公司才能达到正常状态。 尽管在这段时间内这很有用，但一周的剩余时间可能会因无用的会议而浪费。

下列步骤可以帮助提高会议效率，并创建专注，高效的员工队伍。

会议之前

1.做好准备

太多的会议以“我们为什么在这里？”为开头。 提高会议效率的一种方法是确保每个参与者在会议之前都了解会议的目的。 议程应包括开始和结束时间，将要涵盖的主题以及组织者为回答“为什么”问题而写的简短说明。 传达这些内容的最简单方法是在邀请中共享会议的议程，当然也要在会议之前有足够的时间，以便与会人员可以在开始之前熟悉文档。 这使每个人都可以考虑会议的目标，提前计划并为实现该目标做好准备。

2.这是必要的吗？

为了避免不必要的会议，每个人都必须提前了解预期的结果。 如果组织者无法阐明有目的的目标和结果，则会议应被取消或推迟，直到发生这种情况为止。 另外，考虑是否可以异步方式（通过聊天或电子邮件）完成会议的结果和决定。

批判性地考虑会议的目的以及可以为该目标做出贡献的人员，可以帮助组织者和参与者在会议期间完成任务。 正如克里斯塔尔·科斯塔（Krystal D'Costa）在《 科学美国人 》上写道的那样：“由于观众没有扎根于项目或对成果没有投入，所以他们经常使会议脱轨。” 如果您是与会者但不了解会议的目的，请不要害怕询问组织者是否需要出席会议。

3.让人们远程参与

视频会议可提高会议效率，因此将这种协作方法用于远程会议将对未来决策的成功产生重大影响。 对于开放源代码社区来说，举办富有成效的远程会议尤为重要，因为跨社区的志愿者试图回馈该项目。 有几种开源的视频会议工具。

会议期间

1.鼓励正念

大多数人都参加会议（从字面上和象征意义上讲），这导致缺乏重点。 鼓励与会人员重新参与并保持警惕的一种行之有效的做法是，每次会议开始时至少应保持90秒的无技术沉默。 这将使每个人都可以切换档次，以便他们可以专注于当前会议。 这是在会议室的屏幕上显示会议议程和摘要的好时机，以提醒所有人其目标和目的。

2.从协议开始

在开始之前，请确保每个人都了解会议的目标及其出席会议的原因。 您可以在小组中以口头答应或在小组中以非语言举手来做到这一点。 如果对会议目的有任何分歧或困惑，则切线或参与者可能会绕开整个会议。 这可能会导致以后进行单独的对话，从而进一步使所有人远离全局和原始的实现目标。

3.注意时间限制

每次会议都应有明确的开始和结束时间。 一旦会议达到（或更糟糕的是，超过了）分配的时间，参与者将开始失去焦点，并开始考虑待办事项清单上的下一件事情。 通过提前五分钟结束会议，与会者将有时间冷静地思考自己的决定，这是有目的结束会议的关键。

4.确定行动项目

在会议期间，请确保建立所需的任何后续措施，包括确定负责每项任务的人员（如果没有志愿者，则指派人员）。 此外，请指派一个人在房间中提供有关该任务进行中的状态报告，以确保负责。 在会议结束之前重复所有行动项目，以就每个任务达成共识，以便人们声称对其任务负有明确的责任。

会议结束后

1.验证操作项和后续步骤

在会议结束时，某人应将操作项及其所有者发送给所有与会者，以便每个人都知道他们的任务是什么。 在会议和正式报告之间，Trello等跟踪工具及其开放源代码替代品可以帮助每个人跟踪行动项目的持续状态。

有些变化总比没有好

根据您的工作路线，与您会见的对象或会议的人数，可能很难实施所有这些更改。 即便如此，即使实施一些也可以大大提高生产率。

当工作量很大而生产力低下时，很想完全取消会议，但这是不合理的。 相反，作为会议主持人或与会人员，完全可以通过这些步骤来提高生产率。

翻译自: https://opensource.com/article/20/6/meeting-productivity

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