集承享——浅谈基于内容的全链档案管理与服务

2022年4月16日，由中国人民大学电子文件管理研究中心、中国人民大学信息资源管理学院主办的第十二届“中国电子文件管理论坛”成功在京举办。已举办十二届的该论坛是中国电子文件管理领域最具影响力的专业盛会，是档案学界业界专家齐聚分享的优质平台，鸿翼作为国内领先的档案全产业链解决方案供应商受邀参会，鸿翼档案事业部高级咨询总监胡栋材发表《集承享——浅谈基于内容的全链档案管理与服务》主题演讲，从全生命周期的视角出发，审视新时代档案工作面临的挑战，分享鸿翼档案的档案管理理念。
根据CM³内容管理成熟度模型，可以将企业内容成熟分为数据、内容、知识和洞察这4个阶段。在这个过程中，文件档案管理将从离散文件、统一内容走向内容业务、内容智能。想要做好档案管理工作，助力企业内容成熟度的提升，需要自上而下关注5个方面，分别是理念、制度、运营、软件系统和技术保障。

围绕理念、制度、运营、软件系统和技术保障5个层次的档案管理模型，基于鸿翼“集”、“承”、“享”的档案管理理念，档案管理工作可以具体细分为10个方面。

集：首先是“集”，企业需要通过档案咨询规划、档案数字加工和档案信息化管理三个方面的具体措施，实现对于档案信息的汇集。
档案咨询规划
凡事预则立，不预则废。档案工作的起始点要从整体的规划抓起，需要明确档案管理的目标定位、内容流程、制度标准等。同时企业需要对档案归档的范围、分类、打印信息、建设方案和人力配置等方面进行全面、系统、长期的顶层设计和规划。
档案数字加工
有了科学的档案咨询规划，企业还需要考虑档案资料是否具备数字化档案管理的条件，如果不具备，则需要进行数字加工的转化。完成档案数字加工之后，企业才能用信息化手段管理档案。
档案信息化系统
最终所有的档案信息，需要汇总到企业的档案系统当中，进行系统的收管存用的管理。企业选择的档案信息化系统首先需要有足够大的存储量，能够接收和存储大量的数字档案，并且可拓展性较强。其次需要与第三方的应用系统进行有效的对接，能够实现档案数据跨系统自动对接。最后，档案信息化系统需要符合国家及行业各项档案的规定要求，并且能够有效支持档案的收管存用全闭环的业务开展。

承:其次是“承”，在实现档案信息数据汇集之后，需要通过“3-2-1”存储备份策略，将磁光电胶作为介质保障，将光磁库一体机作为设备保障，将智慧档案馆库建设作为馆库保障，实现档案数据的长期保存。
长期安全保存策略保障
从策略方面，鸿翼档案建议采用3-2-1的数据储存备份策略，实现档案的多套备份。所谓3-2-1存储备份策略，就是3套数据，2种介质，1套离线。在线存储区保存1套，按照备份策略复制2套至近线备份区，其中1套可用于离线备份。这样能够满足档案管理要求的异质、离线备份要求。
光磁库一体机设备保障
长期存储保存中特别重要的一点就是效率。根据鸿翼档案在管理实践过程中的观察发现，人为的操作进行数据备份，不仅工作量巨大，还容易出现备份数据源难以找寻。光磁库一体机设备能够实现一键完成3-2-1保存策略的存储，并且同时可以实现过程中实时监控、自动盘点，生成可视化的存储空间使用情况的报表，让档案存储情况一目了然。
智慧档案馆库建设保障
不论是纸质档案还是电子档案，最终是要存放在某一个地方，那么企业就需要对档案的库房进行系统智能化的建设，适应相应长期保存的要求，对档案库房进行全方位的智能监控、预警和防灾处理。

享:档案，从千百年的历史来看，重点是储存。在当下的价值来看，在实现档案长期安全储存的基础之上，未来需要关注的重点是如何发掘档案的价值并加以利用，也就是“集”“承”“享”中的最后一点：“享”。
智能检索智享
根据鸿翼的实践经验来看，档案信息主要利用点在于业务搜索、知识图谱和专项编研等方面。鸿翼基于InWise智能平台，在智能检索方面可以实现多维度的信息搜索，在系统导入一个文件之后，不仅可以根据文件命名标题识别出内容信息，同时还可以根据文件内容搜索出相关信息，进行智能推荐、数据分析和挖掘预测，从而达到洞察未来。
知识管理智享
鸿翼KM知识管理系统拥有知识图谱、以图识图等基本功能，比如以图搜图，在系统中搜索敦煌的壁画图片，它可以搜索出整个库内相关的图片及其他文件。同时鸿翼KM知识管理系统具备更多的社交互动性，通过点赞评论、下载等相关的功能激励员工进行知识分享，提高员工对于知识创造的乐趣性。在知识创新层面，鸿翼KM知识管理系统可以链接各大生态，基于区域技术实现积分返现或购物奖励，激励员工进行知识创造。通过实现知识、员工、业务互相作用的闭环，助力企业构建知识体系，驱动业务升级。
人类文化智享
鸿翼档案利用AI、图谱和大数据技术，挖掘现有档案的资源，通过一些关键的核心词自动生成，建立知识图库网络，在大数据下进行快速推理，建立各资源之间的图谱关系。如今档案信息可以永久储存百年或千年，企业今天所创造留存的数据信息，也许未来的某一天，就是人类历史的文物。

鸿翼档案是国内领先的档案全产业链解决方案供应商，构建了以档案咨询、档案加工、档案软件、档案托管和档案扩展服务为一体的档案全产业链服务体系。以人工智能、大数据、区块链等创新技术为基础，以国家与行业专业标准为要求，在数字经济时代，助力突破数据资产智慧化挑战，实现“保存社会记忆，传承人类文明”目标。

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