Excel 从精通到入门

引子

Excel? 这么简单的东西有学的必要吗？公式加减乘除，诶等等这个日期怎么变成 #### 了，虽然文本数字搞不清楚，但也算熟练使用 Excel 啦。

WOW, Awsome, Excel 有点厉害，Vlookup 函数这么方便的吗？我会了这么多东西，简历上写个精通 Excel 不过分吧。

Emmm, Excel 好像比我想象中复杂一点，函数图表有点麻烦噢，好多不知道的东西学也学不完，自己只能说略懂。

额，DAX 是什么，PowerQuery 又是什么，PivotTable 和 PowerPivot 又是什么和什么 @_@ 会手写 VBA，会用数据透视表，搞不定的时候会借助 Python，勉强算是入门好了。

精通 Excel 的几个阶段

说了一大堆，也不知道到底说了啥。简单讲哲人苏格拉底说过，知道的越多，才知知道的越少。Excel 正是第一眼简单，深入了解才知其博大精深。业余使用者从精通到入门大致分为五个阶段：

1. 基础知识、基本操作

单元格格式，表格样式、查找、冻结窗格、自动求和

1. 进阶操作，快捷键，图表

条件格式、筛选、分列等等点点鼠标就可以实现的功能。微博、QQ 空间上有很多只需要点点鼠标就能完成的 Excel 炫酷操作就属于第二阶段。到这里基本上能处理超过大部分工作，而且觉得比较顺手。

如果不是专业做，快捷键不用记很多。用好 Ctrl、Shift、Tab、方向键等的组合键，就能感到得心应手行云流水。

图表本来应该单独归为一类。我的本业是数据可视化，但我一直相信条理清楚的数据自己会说话，做表格的时候拎得清比花哨的图表更重要，在恰当的时机会用图表即可。

1. 公式、函数

公式指输入框中等号开始的内容，加减乘除等于。

函数指带形式上括号的，返回一定结果的计算过程。主要分为逻辑、文本、时间和日期、查找四大类。

精通 Excel 的分界线

1. 数据透视表

数据透视表实际上是个筛选器，通过五层方法，1切片器筛选，2整表筛选，3列筛选，4行筛选，5输出的值，抽丝剥茧，从复杂的数据表中找出我们需要的数据。

1. VBA

Excel + VBA 是图灵完备的，也就是说其他语言能完成的事情，VBA 同样也能。理论上你可以通过 VBA 完成任何计算机可能完成的任务。真正的屠龙宝刀点击丢送(划掉)。

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入门 Excel 的分界线

1. (论外)更深入的领域

DAX? PowerPivot? 是什么，PowerQuery?

1. 其他，文件，Office 套件联动

文件类型，xls xlsx xlsm xlsb 分别是什么，了解例如 csv json xml 等其他的数据文件格式，知道 Excel 自动保存机制，知道 Excel 为什么被锁定……不想让努力付诸东流，还是要多了解一下噢。另外很少有人只用到 Excel，和 PowerPoint、Word 联动也是必备技能。值得一提的是 Word 里面的表格会更让人抓狂，千万别把表格用成了一种绘图工具 = =

一个例子

总是说 Excel 有多厉害，难免有往自己脸上贴金之嫌。那么通过实际的工作，展示一下处理好一张 Excel 表，需要用到哪些知识和技巧。

场景再现

作为元气满满的公司新人，那些无关大局，却又有点麻烦的事情，当然是要主动去承担啦，不然大事做不来，小事不愿做，对得起公司开的工资嘛。

老师：小王呀，听说你大学学的计算机，那你 Excel 用得一定特别溜啦？

我：(警觉)差不多吧，也不是所有人都用的好，我们专业不考计算机二级的……

老师：那太好啦，我们公司为了激励员工健身，构建了一个考勤机制。每个月健身房打卡超过六次的员工可以发奖金。但是不是每次打卡都是有效的。上班时间打卡不能算。周一到周五下午,周三周五中午是有效时间，超过这个时间就不算了。但是如果没有在上班时间锻炼，可以掐头去尾只留有效时间。外勤、手机打卡不算， 只有在公司健身房门口的考勤机打卡才算。

我：好的，我明白了(大概)，我这就去做

老师：这是考勤记录表，你这周做好就行。

我：好的，没问题。俺这就去做

整理思路

先理一理需求：

• 通过健身打卡记录表，计算员工有效健身的时间和次数。

再让我理一理考勤记录表：

• 有一个数据规模一万行左右的 Excel 表。

• 每行是一条打卡记录。员工只要打卡就会留下一行数据。但是这个数据可能是正常签到，也可能是正常签退，当然有更多无效的打卡

• 姓名可以重名，但是员工 ID 可以当作“主键”

• 考勤日期和时间，是指预设的打卡时间段。打卡系统对时间段有一个判断，比如说周五 17:39 打卡，对应的是周五下午 17:30 到 20:30 这个时间段。但这个判断不一定准确。

• 打卡时间，顾名思义员工实际的打卡时间。

• 打卡地址：在考勤机上打卡，地点固定是公司。

• 打卡设备：健身房门口考勤机或者手机上打卡。

最后我们理一理其中的逻辑：

• 上班时间不能打卡，12:00 和 17:30 前十分钟之外,也就是 11:50 和 17:20 之前打卡无效。

• 周一到周五下午，周三周五中午打卡有效，其余时间段打卡无效。

• 打卡设备：这条很好判断，健身房门口考勤机有效，其余无效。

• 正常情况下，连续的两条有效的记录正好是一条有效签到，一条有效签退。但是有的签到和签退无效，与之匹配的另一条也随之失效。所以只有找同一天同一时段同一个人连续两条有效记录。

• 下午 17:30 到 20:30，中午 12:00 到 14:00 是有效时间。超过有效时间的部分不计入总有效时间。

• 单次有效时间超过 60 分钟，计为一次有效健身。

• 最后累加统计每个人的有效健身时间和健身次数。

着手工作

判断的条件和过程可以用一张图清晰的罗列出来。接下来是具体步骤的说明：

• 首先是筛选。打卡设备“考勤机”，打卡结果不能是“外勤、打卡无效”等。将筛选后的数据另建新表。

• 接下来的判断和计算分成小步骤。每个判断结果 "TRUE/FALSE" 都会独占一列，最后用 "AND" 逻辑连结。计算结果也会各独占一列,我们称这样的列叫“中间列”。这样做的好处是易读易查易改。

• 判断是否是同一个人，同一天，直接用 "=" 比较本行(从签到数据开始)和下一行(正常有效的话会是签退数据)共两行的 userid 和考勤日期单元格，有效数据会体现在签到的一行，后文所有的计算结果也在签到的一行有效。

• 判断打卡时间段，签到或签退，用 FIND( ) 函数，如果 "12:00" 字符串被找到，说明是中午签到时间。

• 判断出来签到和签退后，也直接用 "=" 试着匹配上下两行签到签退，如果本行是签到，下一行签退，则形成一次完整的打卡记录。

• 转换打卡时间，用 RIGHT( ) 和 LEN( ) 从形如 "2019-10-24 17:28" 的时间日期字符串中取出 "17:28" 的时间。接着使用 TIMEVALUE( ) 函数转换成数值，单位是天，0:00 的值是 0，12:00 就是 0.5，18:00 的值是 0.75，24:00 的值是…… 0，实际上是第二天的 0。上文中的 17:28 是 0.727777778。

• 判断是否是非工作时间，用上一步中得到的打卡时间值，和工作时间的时间值比较即可。

• 调整时间也很简单，用 IF( ) 函数判断在规定时间之前打卡签到，若提前时间点自动调整为打卡时间点，若没有提前，则原样保留。

• 计算有效时间和判断是否计入总数，用以上步骤得到调整后的签到签退，做差，得到时间段，单位是天，乘以 24 再乘 60 得到分钟数，判断是否大于 60 得到是否是有效的一次健身。至此，一次记录的处理过程结束。然后我们可以拖动单元格，整个表格处理完毕。

接下来，我们可以选中数据，插入数据透视表，选中姓名、有效时间、有效次数，数据透视表会自动按姓名分组，将时间累加，我们可以得到每个人的有效时间之和、总有效次数。在有效时间或次数列右键降序排序，我们可以很清楚的知道哪位同事健身时间比较多、次数比较多，可以给他们多发奖金。

自动化过程

过程清晰，结果正确，但是这样还不能交差。因为每个月都要统计一次，把表交出去之后要和接手的人讲清思路和用法，不亚于重做一遍的工作量，关键是不一定保证一个月之后还有人能记得住。

不过学计算机的孩子嘛，能点一下，就绝不点两下，能自动完成，就绝不手动。只有足够懒，才能变得足够聪明、足够优秀。接下来请“宏”来帮我们完成重复工作。

简单说一下我对“宏”和 VBA 的理解，宏是 VBA 语言编写的脚本，可以完成我们指定的操作，但 VBA 包含的范围不仅仅是宏。VBA 是一种图灵完备的语言，定义变量，赋值运算，逻辑判断，循环跳转都不在话下，顺序执行步骤只是它强大功能的一小部分。

既然我们只需要自动化一些操作，只需要用到录制宏即可，不需要深入了解 VBA。

我们需要录制的功能如下：

• 筛选数据，选出考勤机、打卡有效的数据

• 复制筛选后的数据到新数据表

• 复制判断和计算过程函数

• 创建数据透视表

• 隐藏过程中的数据表

在开发工具-->录制宏点击开始录制宏，然后稍做调试修改即可。主要是删改一下数据表名称，使得重复运行时不会读到空表、重复建表、引用旧表。

最后，我们在原始数据表插入一个按钮，关联宏。下次使用时替换原始数据内容，点击就可以运行宏啦。一键得出结果的感觉有没有很棒呢？

这个例子完整的涵盖了精通 Excel 的前五个阶段：

1. 基础知识、基本操作 单元格文本格式、时间日期格式。表格样式，套用表格格式

2. 进阶操作，快捷键，图表 通过筛选去除不符合要求的数据 用到了各种快捷键

3. 公式、函数 公式用到等于大于小于 函数涉及了四大类，逻辑、文本、时间和日期、查找,包括计算过程用到的 FIND( ) COUNT( ) IF( ) ISERR( ) AND( ) RIGHT( ) TIMEVALUE( ) 和辅助工作中用到的，干什么都绕不开的 VLOOKUP( )

4. 数据透视表 用到了最基础的数据透视表功能，筛选分组求和。

5. VBA 用到了简单的录制和运行宏功能

也就意味着，做完这张表就证明你的 Excel 达到了入门水平，可以继续探索更丰富多彩的表格世界啦。

另一个例子

场景再现

leader：我们这次考核，90 分及格，题库有八百多道题，我们都要背会。这是题库，你们这几天重点记一下。

组员 A：我们可以把这些选项都填到题目里去，打印出来，方便我们看。

组员 B：有的是单选，有的是多选，还挺麻烦。

组员 C：我们每个人分一百道题，把它们复制进去再汇总吧。

我：我们老员工们都很忙，这个就交给我来做吧。下班前能做好。

一行函数，做到把多选题的正确答案填进题目中的空格：

=SUBSTITUTE([@题目],"()","("&IF(ISERROR(FIND("A",[@答案])),"",[@选项A])&"  "&IF(ISERROR(FIND("B",[@答案])),"",[@选项B])&"  "&IF(ISERROR(FIND("C",[@答案])),"",[@选项C])&"  "&IF(ISERROR(FIND("D",[@答案])),"",[@选项D])&")")&" "&[@答案]

下面是解释：

• 思路很简单，答案中包含 A，就把 A 选项的内容拉出来，否则不拉取。BCD 同理。然后将拉出来的选项拼接成字符串，替换掉空的括号。

• 形如 "[@列名]" 的引用方式是“结构化引用”，套用表格格式之后可以使用这种引用方式，代替 A1 B2 这种单元格名。

• SUBSTITUTE( ) 是文本替换函数，具体用法请查阅文档

• IF( ) 我们上个例子中用到过，表示判断

• FIND( ) 也用到了，用来查找是否包含某字符

• ISERROR( ) 有点难理解，但只要你试一下就立刻会明白它有什么用。FIND( ) 找不到结果会返回一个错误值，只要其中一个返回了错误，就会导致整个嵌套函数的值变成错误。我们要避免单个的结果影响整个函数。

• & 用于拼接字符串，字符串可以从单元格得到，也可以是引号中的内容。

多选会了，单选更是小菜一碟。接下来把 Excel 内容复制进 Word，括号中选项标红。Word 替换功能不仅可以替换文字，还可以替换成特定格式。这就是另一个故事了。

总结

本篇结合例子，聊到了 Excel 进阶要掌握的几大块知识，基础、进阶、公式、透视表、VBA。别的点未能提及，不代表它用的不多，只是他们游离在主线之外(更多的因为我自己也不会，以己昏昏使人昭昭哈哈)。

抛砖引玉，学 Excel 不是说今天记了几个公式，明天会了几种操作，马上就能学会了，这些是日积月累的过程。如果硬要说有一种通用的方法，那就是想方设法把自己的问题，转化分解成合乎逻辑的，Excel 可能解决的小问题，然后去搜索每个小问题的解决方案。就像多选填答案的例子，把稍复杂的问题一步步分解成搜索、拼接、替换这些我们已经很熟悉的小问题。

另外学好 Excel 可以免费领女朋友，不是我骗你，不信你自己看。

后面的话

感谢看到这里，拖了五个月之久，憋出一篇狗屁不通的文章。不出意外这应该是 2019 年最后一篇。

写到这里，已经有五千字。最近有的人问过我，你每天到底是在做什么，有什么用呀，为什么不干点正事。也是，就算我把整个公司的表都做了，也不会多拿一点点工资，就算我多会多少东西，也不如一纸证明。再往前想想，我总是在做很多没有用的事呀，以至于不再期待付出能有相应的回报。但是不论多少次问我，我的回答都一样：“我做的东西很多是没有用，但活着这件事本身最没有用。正是这数不清的没用的事，让我觉得自己还活着。”