审核员必看|不符合项报告还不会写?一篇文章搞定
审核员不会写不符合项报告,直接影响受审组织的审核结果和认证委托方的信誉。
实习审核员和内审员的一定要看,不符合项是指那些违背审核准则的事实和证据。
审核准则指的是标准、法律法规、合同要求、组织质量管理体系文件要求。
不符合项报告包括对不符合项事实的描述、不符合理由的陈述和不符合项性质的判定三部分内容。
不符合项分为两大类,严重不符合项和一般不符合项。
严重不符合项表现为体系出现系统性不符合、体系运行出现区域性的不符合、对产品质量具有重大影响或造成严重后果的不符合、存在严重违反法律法规或重要的国家标准的行为。
基于这几点,严重不符合根据各个行业认证标准不同,还能细分为很多种,除此之外,都可定义为一般不符合项。
那么,不符合项报告怎么写?在撰写之前要清楚4个基本要求:
1、以客观事实为依据
不符合事实要求审核员亲眼看到的、当事人亲口陈述的,以及审核员稽查受审核方的文件和记录时查到的。
这要求审核员将受审核方产品和服务的特点相结合,如果审核员没有亲自查了相关产品文件或者亲眼看到,那么开具的不符合项报告也不具可信度,也会让受审组织难以实施纠正措施。
2、以审核准则为准绳
必须按照法律法规要求、合同要求、认证标准要求和组织质量管理体系文件要求,检查体系实施过程的符合性,而不能根据自己的经验、知识等顾左右而言他。
3、提出有深度的问题
审核员在现场发现不符合项,不能立即下判断,要对问题做适当深入调查,看是特殊问题还是普遍性问题。
4、得到受审核方的确认
审核员开出了不符合项报告,结果有两种,一种是受审核方不认可,另一种是受审核方代表表面上签字了,但心里不服气。
所以,审核员们在现场发现不符合项,就应该跟陪同人员讲清楚,及时处理。
在了解完撰写要求后,就要开始撰写了,文字描述也是非常有讲究的。
1、文字描述必须是确凿的事实,经过受审核方确认,不会引起争议。
2、文字记录的事实必须有可追溯性,问题要具体到何时、何地、何岗位、何样本、何种情况。
3、语言应简洁、清楚、问题突出,描述性不要过多,最好三行字即可。
4、事实的描述必须与不符合理由相呼应,这个就像我们做一对一配对的题一样,在写不符合项事实描述时,给出的理由是准确的,有联系的。
这个很多刚入行审核员都很难把握,所以要求审核员把标准背熟,并且理解透彻。
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