办公自动化最佳实践

消除信息孤岛，让员工轻松获得推动流程和完成项目所需的知识是任何办公自动化计划的关键目标。使用正确的工具，您的组织可以释放信息资产的价值，促进员工协作，消除流程中复杂、破碎的变通办法。

启动办公自动化工作的发现过程可识别瓶颈并强调重新设计基于纸张的流程对于您的业务增长是必要的。这也可以帮助您更快地获得同行的认可。

工作流自动化将帮助您以实用和创新的方式应对信息管理挑战。如果您在进行数字化转型时考虑到以下 9 个措施，那么您已经遥遥领先于竞争对手。

1.定义每个工作流程基础的业务规则

这些准则描述了公司政策和程序，并且总是可以用“是或否”或“对或错”等“非此即彼”的问题来表达。例如，业务规则可能会说，如果客户已经在系统中（是），他们将获得 10% 的折扣。如果客户不在系统中（否），他们将获得 20% 的折扣。

2.考虑文档生命周期

分析每种文档类型在从捕获到积极使用、归档和执行保留计划的过程中所扮演的角色。

是什么启动了这个过程——一封电子邮件、一个电话、一个电子表格、一张纸质表格、一封邮件中的信还是一个未经预约而来的人？
你对这些信息采取的第一个行动是什么？
谁参与了这个过程？文件是否需要审查或批准？
是否需要与其他系统或 ERP 集成？
文件是否有强制性的保留时间表？如果有，您必须将其保存在档案中多长时间？

3.利用人工智能 (AI) 的力量

光学字符识别 (OCR) 模板是一种有用的工具，但它们也有局限性。高级软件DocuWare Intelligent Indexing 等高级软件更胜一筹，当发票编号和公司名称等数据字段位于文档上的不同位置时，根据供应商的不同，它使用 AI 自动处理文档。该软件可以扫描电子和纸质文档中的关键术语，并将该信息转换为可搜索的索引数据。

4.使用版本控制

版本控制可确保文档保持其原始完整性，因此您不必担心出现管理多个纸质副本或由不同的人编辑多个电子副本的问题。

打开数字版本控制后，当授权用户打开文档进行编辑时，其状态显示为“已签出”。然后该文档对其他用户是只读的。每次重新签入文档时，都会自动收到一个新的版本号。

这可确保对文档进行更改的每个人都使用最新版本。旧版本可以在版本历史中查看，它还显示版本号、状态、存储日期、任何评论以及保存文档的用户。

5.指定替换规则以将任务分配给组而不是一个人

自动化使您可以与团队中需要了解工作流程的任何人共享信息。此外，每个负责完成任务的员工都可以在办公自动化解决方案中查看它。可以发送电子邮件更新以提醒员工注意其工作队列中的新任务。

数字工作流可以通过将新任务分配给更具能力的员工来平衡每个人分配的工作量。可以轻松配置异常和升级。因此，当团队成员不在办公室时，可以设置替换规则重新分配任务。

6.使用条码加快纸质文件的索引

如果将条形码附加到应组合在一起的每个文档的第一页，则可以一次扫描所有文档。每个新条形码标识一个新的文档类型。此外，它们在扫描和导入大量文档时将文档分开。例如，如果您收到很多要一次性扫描和存储的发票，您可以使用条形码来识别发票编号字段，并将每张发票发送到指定的文件夹以进行审核和批准。

7.自动导入

自动化使您可以与团队中需要了解工作流程的任何人共享信息。此外，每个负责完成任务的员工都可以在办公自动化解决方案中查看它。可以发送新的电子邮件，提醒员工注意其工作队列中的新任务。

8.在整个组织中遵循一致的命名约定

命名约定提供了描述信息如何分类和组织的框架。这就是为什么坚持使用一致的方法来命名数字文档、文档类型和文件夹很重要。以标准化、合乎逻辑和直观的方式命名这些信息可确保团队成员轻松管理和访问信息。

请记住保持文件名简短且有意义。对文件夹使用广泛的标题，而不是过于具体的。避免使用难以理解的或可能随时间变化的缩写。注意这些细节会增加可搜索性并改善整体组织。

9.使用自动化的相关文档功能

通过创建公共数据字段可以轻松地链接属于同一业务流程的文档。然后可以一键检索相关文档。

例如，您可以存储与客户或供应商相关的所有业务交易的完整且安全的记录，这在审计期间非常宝贵。这些记录可以包括电子邮件、合同和其他机密文件。当审核员要求时，您可以立即访问信息，不会有任何延迟。

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