企业知识管理难？选对系统可解决90%的问题

编者按：知识管理是企业加强竞争优势和核心竞争力的保证。本文分析了企业知识管理中遇到的困难，并进一步提出了解决方案——天翎KMS+群晖云盘一体机。

关键词：在线预览，在线编辑，权限管理，水印设置，免安装，免维护

企业知识管理的难点

企业一般在建立之初，便有了初步的知识管理概念，但是随着企业的发展，各种问题逐渐显现出来：

管理困难：文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄露；查找缓慢，效率低下；知识库版本管理混乱。
安全隐患：对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等，知识库安全缺乏保障；员工离职或调岗后，资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全。
协同共享难：管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享。
知识赋能难：由于沿用传统的管理模式，企业往往把文档管理理解成文件的备份和保存，没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，知识在沉淀后无法得到应用，无法形成企业知识网。
知识非个性化：企业的不同人员对知识和信息的切入点及关注点有本质的区别，很多企业的信息化系统往往是“千人一面”，组织内成员无法按需所取，知识和信息无法分类，知识不能有效积累和利用。

这些问题，使企业的知识管理举步维艰，甚至遭到员工的抵制，觉得费时费力，收益甚微。而管理者想引入知识管理系统进行管理，又要考虑到采购的高成本以及后期维护等问题，如何低成本高效率地进行知识管理呢？

知识管理新方案，助力企业创新赋能

天翎的KMS(知识管理系统)，融合了OA、PM、KM三大功能，以MyApps平台作为基础技术平台，依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。Synology群晖作为数据银行，致力于打通企业的数据足迹点。

为了深入政务行业，为用户提供更加优质完善的产品和服务，天翎与群晖达成合作，共同打造信创产品，推出软硬件结合的一体化智能解决方案。

实用的知识管理系统

用户关注的在线编辑和安全方面，天翎KMS都做得很出色。在文档协作方面，天翎知识文档管理系统支持在线预览和在线编辑。

（1）在线预览：支持数十种格式文档的在线阅读，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档，也支持CSD等特殊格式文档的在线预览。

（图释：天翎KMS CSD在线预览演示）

（2）在线编辑：支持不同文档格式的在线协作编辑，多人同时在线编辑无压力。

（图释：天翎KMS在线编辑演示）

在文档共享的过程中，不可避免地会遇到文档安全问题，天翎知识文档管理系统支持权限管理和水印设置，给文档共享上一把“安全锁”。

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（图释：天翎KMS文件授权演示）

（2）文档审批：按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（图释：天翎KMS文件流程审批演示）

（3）水印设置：文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

（图释：天翎KMS水印设置演示）

免安装免维护，实现低成本

天翎知识文档管理系统已经无缝整合群晖NAS，用户无需额外安装即可享受文件存取和共享的畅快体验，省去商务谈判、额外开发接口、自行调试和功能维护的繁文缛节；

备份终端设备，保护 IT 基础架构，借助 Active Backup 套件组合备份计算机、物理服务器、虚拟机，保护企业数字资产，提高业务连续性。无需专业的 IT 人员即可管理和维护。管理人员可以通过浏览器、手机APP进行配置和监控。

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